Flexible workplace y smart working

“Smart working” y “flexible workplace” son expresiones muy populares para referirse a lo que ha sido la última innovación en el mundo del trabajo. Esta revolución ha tocado muchos aspectos de la vida de las empresas y los profesionales, y es necesario saber gestionarla para asegurar un futuro con crecimiento.

Los espacios de trabajo modernos tienen que adaptarse a las necesidades de las personas que trabajan y a las actividades que realizan, por lo que se está dando un cambio de perspectiva. Así es como comienza el paradigma de la flexibilidad.

Los modelos de trabajo flexible aumentan la productividad y mejoran el entorno laboral. Estos beneficios pueden conseguirse respetando tres principios básicos: el espacio, la digitalización y las buenas prácticas.

Las soluciones digitales modernas de Sofia Locks permiten a las empresas mantenerse al día con los constantes cambios del mercado. Para crear un flexible workspace completo y listo para usar, se necesitan soluciones tecnológicas adecuadas, como:

• Control de acceso nativo de la nube con smart locks: el sistema de control de acceso nativo de la nube está siempre actualizado y es compatible tanto con los smartphones como con las credenciales MIFARE. Permite gestionar los espacios y recursos en tiempo real y aumentar la seguridad de la empresa.
• Gestión inteligente de recursos y reservas: una solución inteligente de gestión del acceso y la reserva de los recursos es crucial para la aplicación segura de las normas de smart working. Los recursos, como las salas de reuniones o los casilleros, pueden asignarse con una lógica de compartir recursos, y los usuarios pueden reservarlos de forma independiente sólo cuando los necesiten.
• Análisis del uso de espacios y recursos en tiempo real: todos los datos de uso de los espacios y recursos están a disposición de los gestores en tiempo real, para la optimización de las operaciones y el análisis del consumo. Gracias al panel de control avanzado es posible gestionar las normas de seguridad y crear nuevas oportunidades de negocio; organizar y controlar el acceso de los usuarios individuales y de los grupos a las salas, los edificios o los recursos es sumamente sencillo.
• Registro de asistencia: el concepto de registro de asistencia se revolucionó tras el desarrollo del primer software diseñado para simplificar este proceso. Gracias al sistema, es posible gestionar con un solo clic no sólo la adquisición de registros de asistencia, sino también la organización de vacaciones, viajes y cualquier justificación en el ámbito de recursos humanos. Los datos recogidos a través de informes y planes estadísticos también permiten mejorar los flujos de gestión de personal.
• Gestión de los recursos humanos de forma smart: gracias a la automatización, es posible disponer de un conjunto completo de funciones que permiten mantener bajo control todos los procesos relacionados con los recursos humanos en todo momento: desde la gestión de los datos personales hasta el ciclo del flujo de trabajo de aprobación, desde los formularios de evaluación de los empleados hasta la gestión de los cursos de formación, desde la compilación de las hojas de asistencia hasta la gestión de las actividades empresariales, desde el abono de las primas de producción hasta las multas, y desde la gestión del plan de vacaciones hasta las estadísticas sobre las horas extraordinarias, los días de enfermedad y el estado general de la plantilla.
• Informes y reportes de gastos: la necesidad de reportar y reembolsar los gastos con precisión surge cada vez que un empleado tiene que viajar o gestionar invitados y compañeros de trabajo, anticipando los gastos incurridos. Gracias a las soluciones web, paperless y móviles, es posible gestionar de forma independiente el proceso desde el flujo de trabajo de aprobación hasta el pago, que se puede desembolsar de diferentes maneras, con un crédito en la cuenta, en la nómina o en el informe de gastos, siempre de acuerdo con las políticas de la empresa.

El entorno laboral ha cambiado rápidamente, y las repercusiones en el mercado han sido considerables. Las empresas necesitan soluciones tecnológicas y digitales adecuadas para mantenerse al día con la evolución constante del mercado. Sofia Locks y Peoplelink permiten a las empresas adoptar la revolución digital proporcionando un espacio de trabajo equipado con todo lo necesario para garantizar la máxima flexibilidad y seguridad para los usuarios y los gestores.