Sofia Locks y Peoplelink ofrecen soluciones modernas para la gestión de espacios, personal, operaciones y seguridad. Todavía hay demasiadas empresas en Italia que realizan actividades de forma tradicional (incluso en papel) que pueden ser digitalizadas, lo que supone una considerable reducción de costes y un aumento de la flexibilidad y la seguridad.

El paquete Sofia Locks y Peoplelink permite activar inmediatamente la lógica de trabajo inteligente en la empresa. Así es como funciona el lugar de trabajo flexible.

Del trabajo inteligente al lugar de trabajo flexible

El «trabajo inteligente» es una expresión muy popular para lo que ha sido la última innovación en el mundo del trabajo. Una revolución que ha tocado tantos aspectos de la vida de las empresas y los profesionales, y que hay que saber gestionar para asegurar un futuro creciente.

Quienes comprenden mejor todos los aspectos de este cambio consideran más correcto hablar de«lugares de trabajoflexibles«, es decir, espacios dedicados al trabajo que se adaptan a las necesidades de quienes trabajan y a las actividades que deben realizar. Este es, de hecho, el aspecto más interesante, el cambio de perspectiva que ha llevado de una condición en la que las personas se gastaban para plegarse a las necesidades del trabajo (el caso ejemplar de los trabajadores), a un contexto totalmente nuevo en el que los espacios y los recursos se adaptan a las necesidades de los trabajadores. Este es precisamente el paradigma de la flexibilidad.

Las oficinas se han convertido en espacios abiertos para la productividad, la creatividad y la vida en común. Están diseñadas para facilitar la creación de redes y el intercambio de conocimientos

Las tres «B» de la flexibilidad: Ladrillos, Bytes, Comportamiento

Ya sea por necesidad de innovación o por necesidad, muchas empresas se han dado cuenta rápidamente de que los modelos de trabajo flexible aumentan la productividad y mejoran el entorno laboral. Las oficinas ya no se ven como meros lugares de trabajo, sino como espacios abiertos a la productividad, la creatividad y la vida en común, que facilitan la creación de redes y el intercambio de conocimientos. El aumento de la productividad y la mayor resistencia de la organización empresarial pueden lograrse respetando tres principios básicos: espacio, digitalización y buenas prácticas.

  • Ladrillos, espacio: las oficinas son ante todo entornos en los que las personas pasan una parte importante de su jornada y cuyas características influyen en gran medida en la calidad del trabajo que realizan. Las zonas abiertas y privadas deben estar bien distribuidas y diseñadas para satisfacer las necesidades del personal. Los recursos (como las salas de reuniones o los dispositivos de trabajo) deben estar disponibles y ser fácilmente compartidos. La creación de un entorno operativo productivo no puede separarse de la reflexión y el replanteamiento de los espacios que deben acogerlo, adaptándolos a las necesidades de la empresa y a la seguridad de los trabajadores. El espacio abierto favorece la colaboración, mientras que las salas privadas permiten concentrarse en tareas específicas.
  • Bytes, digitalización: el smartphone es ahora la respuesta a la mayoría de nuestras necesidades diarias. Después de haber sido el acceso a todos los servicios digitales que nos han facilitado la vida, este dispositivo también ha empezado a interactuar con objetos físicos (hoy es normal utilizar un coche de alquiler a través de un smartphone). La generación de los millennials, que son la mano de obra joven de hoy, está acostumbrada a conseguir casi todo a través de sus teléfonos móviles. Desde la interacción con los compañeros, la organización de los horarios de trabajo y las operaciones diarias hasta el acceso a las oficinas y el uso de las impresoras. Todas las acciones pueden realizarse a través del smartphone personal en un entorno de trabajo inteligente.
  • Comportamiento, buenas prácticas: el entorno de trabajo implica tanto la dimensión personal como la relacional de las personas. Por esta razón, es de suma importancia que las operaciones y la gestión del personal se apoyen en herramientas adecuadas que faciliten el flujo de trabajo. Desde los controles de seguridad y presencia hasta los informes, un sistema adaptado a las normas modernas evita cuellos de botella y dificultades. Esto se debe a que la gestión y el intercambio de información son seguros y adecuados, lo que permite a todos acceder a lo que necesitan para su trabajo, al tiempo que la empresa se mantiene segura y actualizada con las últimas normas de seguridad.

El trabajo flexible está revolucionando el mundo laboral y aumentando la flexibilidad de las empresas, pero para ello necesita soluciones tecnológicas adecuadas

La oferta de Sofia Locks y Peoplelink

Sofia Locks y Peoplelink destacan por sus innovadoras ofertas dedicadas al mundo empresarial. El paquete de productos y servicios permite a las empresas realizar un espacio de trabajo flexible completo en muy poco tiempo. Esto es lo que se incluye en el paquete:

  • Control de acceso nativo en la nube con cerraduras inteligentes: el sistema de control de acceso nativo en la nube está siempre actualizado y es compatible tanto con los smartphones como con las tarjetas MIFARE. Permite controlar quién puede acceder a los espacios y recursos en tiempo real, gestionar a los invitados desde cualquier dispositivo y mantener la seguridad de toda la empresa. La solución es completamente «plug and play», con cerraduras inteligentes diseñadas para cualquier tipo de puerta europea, y que no requieren ningún cableado en la puerta.
  • Gestión y reserva inteligente de recursos: una solución inteligente de gestión y reserva de recursos es crucial para la aplicación segura de las normas de trabajo inteligente. Los recursos, como las salas de reuniones o las taquillas, pueden asignarse con una lógica de compartición de recursos, y los usuarios pueden reservarlos de forma independiente sólo cuando los necesiten.
  • Análisis de utilización de espacios y recursos en tiempo real: todos los datos de utilización de espacios y recursos están a disposición de los gestores en tiempo real, para optimizar las operaciones y analizar el consumo. Con el panel de control avanzado, puede gestionar las normas de seguridad y crear nuevas oportunidades de negocio; organizar y controlar el acceso de usuarios individuales y grupos a salas, edificios o recursos es fácil.
  • Registro de tiempos: el concepto de registro de tiempos se revolucionó tras el desarrollo del primer software diseñado para simplificar este proceso. Gracias al sistema, es posible gestionar con un solo clic no sólo la adquisición de registros de tiempo y asistencia, sino también la organización de vacaciones, viajes y cualquier justificación en el ámbito de los recursos humanos. Los datos recogidos a través de informes y planes estadísticos también permiten mejorar los flujos de gestión de personal.
  • Gestionar los recursos humanos de forma inteligenteGracias a la automatización, es posible disponer de un conjunto completo de funciones que permiten tener controlados en todo momento todos los procesos de recursos humanos: desde la gestión de los datos maestros hasta el ciclo de flujo de trabajo de aprobación, desde los formularios de evaluación de los empleados hasta la gestión de los cursos de formación, desde la compilación de las hojas de horas hasta la gestión de la actividad empresarial, desde el abono de las primas de producción hasta las multas, y desde la gestión del plan de vacaciones hasta las estadísticas sobre las horas extraordinarias, los días de enfermedad y el estado general de la plantilla.
  • Informes y reportes de gastos: la necesidad de reportar y reembolsar los gastos de manera precisa surge cada vez que un empleado tiene que viajar en viajes de negocios o gestionar invitados y colaboradores, anticipando los gastos incurridos. Gracias a las soluciones web, paperless y móviles, es posible gestionar de forma independiente el proceso desde el flujo de trabajo de aprobación hasta el pago, que puede ser desembolsado de diferentes maneras, con un crédito en la cuenta, en la nómina o en el informe de gastos, siempre de acuerdo con las políticas de la empresa.

El entorno empresarial ha cambiado rápidamente, las repercusiones en el mercado han sido considerables y, en este contexto, las empresas necesitan soluciones digitales para estar al día con las constantes evoluciones. El trabajo flexible está revolucionando el mundo laboral y aumentando la flexibilidad de las empresas, pero para ello se necesitan soluciones tecnológicas adecuadas. Sofia Locks y Peoplelink permiten a las empresas adoptar la revolución digital proporcionando un espacio de trabajo equipado con todo lo necesario para garantizar la máxima flexibilidad y seguridad para los usuarios y los directivos.