The coworking industry continues to evolve, and new trends are affecting the whole real estate market to answer the fast progressing needs. The demand for innovative and modern space design, pervaded by technology and smart solutions, is continuously increasing. Technology has become fundamental to unlock the future of modern workspaces, as it facilitates not only smart working but also hybrid working, that is the creation of workspaces specifically designed to support types of interactions that cannot occur remotely. Modern workspaces will be focused on human interactions, creativity, and physical collaboration, they will have to promote the exchange of ideas and be a continuum with digital tools.

In this context, technology is the enabling tool, as it allows to connect people and create a cyber-physic ecosystem where digital tools and instruments merge with the physical ones and help people to improve their lives, wellness, and health. Smart solutions also allow users to live the best technological experience, which also involves high-security standards.

Here we have gathered some questions that have been made to our CEO, Alessandro Nacci, on the role of smart technologies in the fast-changing real estate market.

What are some new technologies you’re working on that you can share with the world?

A few years ago we bid that real estate would have undergone the same revolution as the other sectors due to technology. We studied where the process called “softwarization” and “virtualization” would bring the greatest benefits, and we identified access control as a key element for the real estate industry. If you want to make a business modern, you need to think in a “as-a-service” fashion, and you need to have a complete fluent go-to-market, from the digital marketing, to the sale, up to the delivery. So, you need to have e-commerce connected to the smart building in a unique “value chain”: in this context, virtualizing keys to enter the building, so that they can be received on a smartphone directly after an online purchase, is mandatory. This is what we do. We enable the “as-a-service” model for the real estate industry, by making digital the way to access spaces.

There are so many new technologies coming to market, how do you choose which ones to integrate?

What guides us is a vision, we may call it flexible living. Space is central in every aspect of our life, and until yesterday, we often had to shape our lives after the spaces we dwelled. For example, we had to commute to get to work, where we had a desk that was assigned us regardless of the activity we had to do that day. Today this is not true anymore, what has changed is that now space is shaped after our life and needs. Sofia Locks strongly believes in this vision and chooses partners and technologies that believe in it as well. Technology has to streamline operations, help people in their tasks, lower efforts, and costs to get things done, make spaces and assets accessible when they are needed, enforce security. All of that to the point where technology itself disappears, and it becomes natural in our environment. So, technically speaking, we integrate cloud-native technologies, since those are the technologies that are coupled with our values.

Get the full interview here and find out more about the last developments and opportunities. Don’t miss it!

During 2019 the market dimension of the Unified Communication Collaboration (UCC) has exceeded 30 billion dollars and, according to the estimates made before the COVID-19 pandemic, the CAGR would have also had a significant growth, 8% between 2020 and 2026. The term UCC refers to a set of technologies, and a new approach that can make the difference in the intra and inter-business communication. The increase of this dimension and the compound annual growth rate has been accelerated by technological advancements, the increase of smart working, and the unexpected pandemic event. It is well known that the pandemic has accelerated growth, making digital collaboration tools essentials to run business activities. The growing spread of smartphones and the digital evolution of communication infrastructures and cloud (FTTH and 5G, virtualization, etc.) have made the digital experience a natural act, sparing complexity to the end-user and making the number of products and services wider available.


The UCC indicator provides a key insight of the status of the market. It is defined as the integration of many communication technologies with collaboration instruments, like the real-time videoconference, the e-mail, the instant messaging, the desktop sharing, the sharing of files and resources in cloud, and last but not least, the virtualization of traditional communication systems, like the classic PSTN telephone lines that are brought into the cloud thanks to Virtual-PBX and Voip. Thanks to a well-integrated UCC businesses can simplify the interaction methods between employees and clients, ensure a high level of interaction between the workforce globally, and, last but not least, enable remote working and smart working in a transparent way. All this is possible thanks to the digitalization of the collaboration instruments, through the so-called digital-twin (the digital copy of a real object, a virtual representation of quantities and states) that enables remote working and instant sharing of information between people.


In the last years, these technologies have become pervasive and have accelerated during the COVID-19 pandemic. Along with a survey made by McKinsey, 80% of workers love work from home, 41% say to be more productive than before, and 28% are just as productive. The benefits expressed by all the employees interviewed are summed up in more free time due to the less time spent commuting, and the greater flexibility in finding a balance between personal and professional life. Given the encouraging data, many organizations think of taking advantage of the situation by accessing new talents without particular geographical constraints and adopt a new culture related to smart working, to significantly cut real estate costs.

Now, a new question arises: do physical working spaces still have a role? If they do, what will be their function? What seems to be the most likely, as stated by Brodie Boland of McKinsey, is a future in which organizations will consider hybrid working, which could “create workspaces specifically designed to support types of interactions that cannot occur remotely”. Workspaces become spaces designed to facilitate human relationships, creativity, and physical collaboration, with a few shared desks and many rooms and environments designed to encourage the exchange of ideas. Technologies are therefore needed to manage in a smart and efficient way the allocation of spaces and resources, by making the physical space a continuum with digital collaboration tools. Physical and digital spaces must merge, the remote and in presence collaboration should be in symbiosis, seamless. This merging between physical and digital is called phygital and comes from the crasis of two English words: Physical and Digital.

Technologies that allow the access to physical spaces, like the access control ones, should be consistent with the Unified Communication Collaboration. In particular, “smart” access control is essential, as stated by Anna Testa, the Innovation and Digital Transformation Sales Specialist of Cisco, in the article “Cisco Spark and Sofia Locks: Unlocking the Value of Digital and Physical Collaboration“, as it allows the creation of a cyber-physic ecosystem of products and services integrated, that provides an access control service on-demand, secure and flexible, designed for customers with different use-cases.


All of these define therefore an important market trend, while physical security becomes a fundamental tool for the new management of space operations. To catch up with such a trend, technologies with a high level of compatibility and integrability with the digital world and the UCC solutions are needed. Real estate enters a new competitive phase in which the digital world is as important as the physical one. Not only the audience is increasing, but also business volumes, and business itself comes closer to customers and their needs.

Un uomo entra in un ufficio. Questa frase può essere l’inizio di una moltitudine di situazioni differenti. Scegliamo un punto di vista particolare, quello tecnologico o, in altre parole: com’è entrato l’uomo in ufficio? Può essere entrato aprendo una porta con una chiave consegnatagli dall’azienda, oppure l’ingresso gli è stato consentito in seguito al riconoscimento avvenuto dal portiere. Avrebbe potuto accedere prima all’edificio o sarebbe potuto entrare in auto, superando una barriera aperta tramite un badge e parcheggiando l’auto nel posto riservatogli.

Cercare una chiave, garantire l’accesso e assegnare un parcheggio, sono tutti sforzi che comportano un costo. L’ordine di elencazione non è casuale, i costi aumentano dalla prima operazione all’ultima. Se il lettore è un building manager, capirà subito la natura delle spese, anche se il concetto dovrebbe essere facilmente intuibile da tutti. Cambiamo lo scenario e rimuoviamo la chiave, il portiere, il badge, e il parcheggio assegnato, in quanto comportano dei costi. Togliendo questi elementi, un uomo può entrare in un ufficio, a condizione che esso non sia un luogo pubblico?

Si, con un’App. Questa permette di aprire le porte e superare le barriere, fornisce agli utenti le credenziali necessarie per essere autenticati in modo sicuro al gate, e mostra il numero e la posizione del parcheggio assegnato nel momento stesso in cui l’utente arriva nell’edificio. Tutti gli elementi dello scenario sopra citato non sono più necessari, l’uomo necessita solamente di un singolo strumento, lo smartphone.




Per riuscire a comprendere al meglio il cambiamento, bisogna considerare lo scenario nel suo complesso e non soltanto l’applicazione in sé. Osserviamo i due contesti e la distanza virtuale che li separa. La tecnologia dell’informazione sta arrivando sul mercato come un’onda (dispersa tra: Proptech, IoT, Big Data, Analytics, e così via), coloro che ne prenderanno parte ridurranno i costi e accorciano le distanze.

L’ufficio è un ottimo esempio, ma ci sono molti altri contesti che stanno mutando velocemente al giorno d’oggi. Portare la tecnologia negli spazi che stiamo vivendo è un’azione consapevole di cambiamento, è un nuovo modo di fare business. L’app (che funziona con lo smartphone, lo smartwatch o qualsiasi altro dispositivo) è un elemento fisico nel nostro ambiente, esattamente come le porte e le barriere. Quando l’uomo entra, queste diventano parte di un complesso interattivo che rende il futuro sempre più accessibile.

È il momento di pensare in grande, non più ad un singolo edificio, ma ad una rete di spazi e aree con diverse destinazioni pronte ad accogliere e sostenere diverse attività. Da un lato la facilità di realizzazione e i costi molto bassi, dall’altro il potere di progettare qualsiasi tipo di interazione. Da un network di uffici diffusi con una logica di prenotazione flessibile ad un’offerta di servizi per clienti, dipendenti e ospiti. Qual’è il prossimo business da progettare?

In breve:

  • Cosa succede al mercato quando entra in gioco il digitale
  • Il digitale nel mercato immobiliare
  • Filiera, macro-trend tecnologici e trend di mercato
  • Aumentare l’EBITDA per ogni unità di superficie

Nell’articolo online “What is Digital Transformation?” il team di SalesForce propone la seguente definizione: la trasformazione digitale è il processo con cui, tramite l’utilizzo di tecnologie digitali, si creano nuovi modelli di business, o si modificano quelli esistenti, si creano nuovi elementi culturali, e nuove esperienze per i clienti, al fine di poter stare al passo con i requisiti competitivi di mercato. La trasformazione digitale trascende gli schemi tradizionali, ad esempio lo schema di ruoli aziendali classici delle vendite, del marketing, e del customer service. Le informazioni attraversano rapidamente tutte le divisioni, e possono essere scambiate in tempo reale con i clienti. È necessario reimmaginare il modo in cui facciamo business, come dal foglio di carta al foglio elettronico. Constatare gli effetti del digitale è facile, basta una rapida occhiata sui mercati: Tesla ha rivoluzionato l’automotive, l’hospitality, Uber e Flixbus il mondo del trasporto pubblico, Glovo e Deliveroo la logistica, N26 il mondo bancario e finanziario, solo per citare gli esempi più noti. Questo inesorabile processo sta coinvolgendo anche il mercato immobiliare, e in questo contesto si inserisce un trend noto come PropTech. Il PropTech è un cambiamento tecnologico e di mentalità, che coinvolge tutto il settore immobiliare, e i suoi consumatori, nei movimenti e nelle transazioni di edifici e città. Il concetto potrebbe risultare astratto, in quanto non si riferisce ad una azione specifica da intraprendere, quanto piuttosto ad un approccio, e un percorso culturale rivolto all’intero settore. Stiamo parlando di un processo che coinvolge sia la parte commerciale dell’industria, che quella delle costruzioni, fino agli aspetti tecnici degli edifici stessi. L’ecosistema PropTech è composto da molte aziende, start-up e scale-up che operano in varie fasi della filiera real-estate. A grandi linee queste aziende offrono una delle seguenti quattro tipologie di prodotti o servizi:

  • Tecnologie o piattaforme per la compravendita di immobili o locazioni
  • Tecnologie o piattaforma per la costruzione e/o ristrutturazioni degli immobili
  • Tecnologie o piattaforme per la gestione per la vendita di servizi immobiliari
  • Tecnologie o piattaforme per la gestione dell’edificio

Abbiamo schematizzato la filiera che viene a comporsi dall’offerta di tutte queste aziende nell’immagine qui di seguito.

Come è possibile vedere, il PropTech si sviluppa a partire da macro-trend tecnologici, portando all’interno del mondo real-estate le competenze che si sono sviluppate negli ultimi anni anche in altri settori: così, società si sono affermate società FinTech come Casavo che implementa nuovi modelli finanziari per la compravendita di edifici, o tecnologie ERP e BIM per una gestione più efficiente dei processi di costruzione degli immobili. E ancora, grazie alle piattaforme di e-commerce, come AirBnb, si sono affermati i modelli di sharing-economy e messa a servizio (il così detto as-a-service) di immobili nei settori dell’hospitality, del flexible working e del retail, che hanno creato un circolo virtuoso con tecnologie specifiche, per lo più basate sull’IoT, per una gestione efficiente degli edifici sul mercato. L’adozione di queste tecnologie e dell’approccio culturale corretto all’innovazione del business permettono di massimizzare il profitto in un contesto di forti incertezze sul futuro. I clienti sono infatti sempre meno predisposti a contatti di acquisto o di leasing (operativo o finanziario) che li impegnino per un lungo periodo (in questo anche guidati da direttive internazionali come la IFRS16). Il mercato ne risulta più fluido e dinamico, con richieste di soluzioni immobiliari a breve termine (pochi giorni nella hospitality, pochi mesi nel commerciale e nel retail) che portano a due conseguenze principali:

  • Da una parte, un inquilino (tenant) che occupa uno spazio per un breve periodo, non vuole dedicare tempo all’allestimento dello stesso; richiederà quindi soluzioni plug-and-play, che può utilizzare direttamente senza alcuna fase preparatoria
  • Dall’altra, il proprietario (landlord), deve farsi carico di oneri sempre maggiori (arredamento, sicurezza, manutenzioni, etc…), al fine di poter offrire un immobile pronto all’uso ai suoi clienti, quindi ottimizzare e abbattere i costi quanto più possibile.

In questo contesto, per gli operatori immobiliari, risulta fondamentali quindi dotarsi di tecnologie e strumenti che consentano una più semplice gestione degli spazi, al fine di contrastare l’importante aumento di costi di gestione e reagire prontamente alle rapide occasioni di profitto che si presentano. Uno scenario d’esempio può essere la commercializzazione di spazi direttamente tramite piattaforme di e-commerce, con un eventuale pricing dinamico, che consenta ai clienti che effettuano un acquisto di entrare nello spazio direttamente tramite il loro smartphone, grazie a una App che gestisce l’acquisto, come l’apertura dei varchi, e l’accesso alle amenities. Due sono gli effetti immediati: minori costi di gestione e un aumento del fatturato per metro quadro, facendo quindi aumentare notevolmente l’EBITDA per ogni unità di superficie. Il controllo accessi è l’elemento chiave per attuare simili strategie, controllando l’accesso e quindi la vendita. In Sofia Locks siamo disponibili per demo gratuite delle nostre soluzioni di controllo accesso smart, basate su IoT e cloud, che consentono una facile riconfigurazione degli spazi (soluzioni wireless), che non richiedano server locali e complesse configurazioni (virtualizzate), e che realizzino una completa digitalizzazione degli strumenti di accesso (apertura tramite smartphone). Dotarsi di tale tipologia di soluzioni, pensate in modo completamente smart, basate su software moderni e che permettono integrazioni con secondo gli standard del Web 4.0, apre a nuove e importanti occasioni di sviluppo.

Il mercato residenziale sta cambiando velocemente, quando si parla di comfort living bisogna considerare una nuova dimensione, quella tecnologica. Questa è in grado di aumentare gli standard di qualità dei servizi offerti e di migliorare l’esperienza vissuta dai consumatori, che diventa unica. La digitalizzazione del comfort living rappresenta il trend del futuro, in quando non solo aumenta il valore dell’edificio, ma permette anche di ottimizzare le operazioni e semplificare la gestione complessiva.

La rivoluzione digitale ha abituato le persone ad interazioni veloci e ad accedere a molti servizi con grande facilità. In questo contesto lo smartphone è diventato il simbolo del nuovo stile di vita digitale. TopLife Concierge e Sofia Locks sanno che la flessibilità e il comfort derivano dall’innovazione e, per questo motivo, hanno deciso di unire le loro offerte all’avanguardia per portare sul mercato soluzioni che potessero fare la differenza per i clienti e gli utenti del mercato real-estate. Le due aziende si sono conosciute in un contesto innovativo, per la creazione del nuovo e moderno spazio di pro-working di Wellio, nel centro di Milano e, per l’occasione, hanno lanciato una nuova App che combina le rispettive caratteristiche distintive.


TopLife Concierge è leader in Italia nel fornire figure specializzate per la gestione di aree dedicate al lifestyle in edifici residenziali e corporate. I professionisti offrono agli utenti un’experience a cinque stelle e assistenza completa nel gestire il personale, la corrispondenza, ma anche le aree relax o la prenotazione di eventi. Le App personalizzate per ciascun building messe a disposizione da TopLife Concierge sono il canale digitale per accedere a tutti i servizi del personale dedicato.

Sofia Locks offre una soluzione PropTech di controllo accessi, un sistema completo che permette di digitalizzare gli spazi e l’accesso agli stessi. I suoi sistemi sono disegnati in modo da soddisfare le esigenze dei diversi player operanti nel settore degli spazi flessibili (come co-workingco-living e retail) e sostenere le imprese del comparto real estate nella progettazione di nuovi business. Dal badge virtuale per aprire le porte con lo smartphone, ad un sistema di analytics completo per l’analisi dell’uso e delle prenotazioni degli spazi, Sofia Locks è il partner preferito per l’adozione del PropTech. Il funzionamento del sistema è intuitivo, gli utenti possono accedere a spazi e risorse tramite il proprio smartphone, grazie alle mobile credential. Le mobile credentials permettono di autenticare uno smartphone e di utilizzarlo come chiave per aprire varchi e accedere a spazi e risorse. Il processo di virtualizzazione del controllo accessi trasforma le chiavi fisiche, o i badge, in credenziali sicure che operano attraverso lo smartphone personale dell’utente. I vantaggi economici e di sicurezza di questa tecnologia sono molteplici!

Nasce così un servizio esclusivo e digitale, che unisce il miglior know-how nell’offerta del comfort con la più avanzata tecnologia in cloud. Tutti i servizi possono essere gestiti tramite un’unica interfaccia, inoltre, le soluzioni si adattano ai diversi casi d’uso, dagli edifici residenziali, agli uffici mono/multi-tenant, ai coworking e ai centri commerciali. Futuri sviluppi sono sempre in corso, come la nuova soluzione ad hoc sviluppata da Sofia Locks per i sistemi di sorveglianza. Questa sarà gestibile da remoto, in qualsiasi momento e ovunque, e potrà essere utilizzata anche dai singoli utenti, per tramite dell’App. I manager e i clienti potranno controllare qualsiasi varco in modo sicuro, seguendo i principi del massimo controllo, sicurezza, flessibilità e comfort.

Il real-estate è in una fase di forte trasformazione, le mutate esigenze della clientela, sempre più rivolta ad offerte “as-a-service”, flessibili e “mobile-first”, unite alle possibilità abilitanti di nuove tecnologie, hanno portato gli operatori immobiliari a ripensare al modo in cui si presentano sul mercato.L’affermazione dei “flexible spaces” ha fatto sì che gli spazi venissero utilizzati in modo flessibile da parte dell’utenza e, pertanto, fossero organizzati dagli operatori secondo i più avanzati paradigmi della sharing economy. Il mondo del lavoro ha così visto nascere gli spazi di co-working o pro-working (flexible working), il mercato residenziale gli spazi di co-living (flexible housing), e il retail gli spazi retail smart (flexible retail).

Il controllo accessi diventa abilitatore dei business in cui l’utenza cambia spesso, come gli short time rent

In questo contesto il controllo accessi assume un ruolo fondamentale e diventa abilitatore dei business in cui l’utenza cambia spesso, per esempio gli “affitti a breve termine”. La tecnologia è essenziale, in quanto garantisce processi veloci ed efficienti, che rispondono alla necessità di massima flessibilità degli utenti e dei manager, e consentono alle imprese di stare al passo con i continui cambiamenti di un mercato reattivo. I business di “short-term rent” diventano sostenibili nel momento in cui gli utenti finali possono accedere agli spazi affittati grazie al loro smartphone personale. In questo modo si ottiene un sostanziale taglio dei costi, grazie al sistema di autorizzazione digitale, alla connessione di quest’ultimo con i servizi di acquisto e billing, e la totale eliminazione delle chiavi fisiche, che non dovranno più essere consegnate e recuperate.

In tempi di emergenza COVID, e delle relative pratiche di distanziamento sociale, un controllo accessi che consente un flusso autorizzativo completo e la gestione da remoto è un vantaggio importante. L’uso di soluzioni totalmente touch-less, che adoperano tecnologie radio per l’apertura dei varchi, permette di aumentare la sicurezza sanitaria e di ridurre le occasioni di contatto con le superfici. L’introduzione di sistemi smart, come quelli proposti da Sofia Locks, consente di aver un controllo automatico della capienza degli stabili, in quanto autorizza la distribuzione di chiavi di accesso solo se l’edificio dispone ancora di postazioni libere.

La digitalizzazione abbatte la friction e rende fluidi i touchpoint fondamentali per il successo dei business

Quanto qui descritto è reso possibile grazie al processo di digitalizzazione della gestione degli accessi, che rappresenta il primo punto di contatto tra l’utente e l’edificio. La digitalizzazione, come sottolineato in precedenza, abbatte la friction rendendo fluidi tutti i touchpoint fondamentali per il successo del business, soprattutto in questo caso, trattandosi di vero e proprio controllo dell’accesso al bene acquistato.

Il nostro CEO, Alessandro Nacci, affronta il tema della tecnologia che abilita il business nell’intervista con Jean-Yves Huwart per la Coworking Europe Conference. Il mondo del real estate è cambiato significativamente negli ultimi anni, si sono diffusi nuovi trend, si sono affermate nuove soluzioni tecnologiche, ed è necessario tenere in considerazioni nuove problematiche , come l’urbanizzazione e la sostenibilità. Questi temi rappresentano il focus della Coworking Europe Conference, l’evento che sostiene lo sviluppo di modelli di business moderni e la realizzazione di nuovi ambienti lavorativi, come i coworking.

Qui l’intervista completa

Quest’anno la conferenza avrà luogo a Vienna, dal 25 al 27 novembre, e noi saremo presenti con il nostro partner Iseo Serrature. Il tema centrale sarà l’innovazione, la chiave per competere nel panorama moderno e acquisire nuove opportunità di business.

Il crescente dinamismo del mercato del real estate ha fatto sì che le aziende investissero in sistemi innovativi per stare al passo con i continui cambiamenti. Queste soluzioni tecnologiche sono essenziali non solo per comprendere al meglio i trend emergenti, ma anche per ridurre significativamente i costi operativi. Infatti, i software di nuova generazione permettono di virtualizzare e di gestire in modo digitale qualsiasi oggetto, ottimizzando le operazioni complesse. Per esempio, tramite lo smartphone possono essere coordinate le diverse sedi del proprio business, in qualsiasi momento. I manager hanno a disposizione statistiche in tempo reale sulle regole di accesso e possono di conseguenza fissare prezzi dinamici in base all’uso delle risorse. La virtualizzazione del controllo accessi non si limita solamente a co-living, coworking e uffici, ma riguarda qualsiasi spazio flessibile, come i depositi per le biciclette. I sistemi Sofia Locks sono progettati non solo per migliorare la sicurezza degli spazi in cui sono integrati, ma anche per essere business enablers! La tecnologia e il business dovrebbero procedere sempre di pari passo, essere costantemente aggiornati e coordinati. Solamente in questo modo può essere migliorata la propria posizione competitiva e la customer experience. La comprensione delle esigenze dei nostri clienti è per noi essenziale, per per questo motivo abbiamo implementato un processo di co-design che ci permette di comprendere al meglio quali combinazioni di hardware e software si adattino meglio al caso d’uso del cliente. Per completare la nostra offerta, accogliamo anche integrazioni, sia con partner terzi che con singoli clienti (e ne abbiamo già un buon numero).La flessibilità è un’altra caratteristica fondamentale dei nostri sistemi, in quanto permette di migliorare il coordinamento delle risorse. Con l’avvento del lavoro da remoto la domanda di spazi flessibili, come i coworking, è aumentata significativamente nelle periferie. La tecnologia cloud-based permette di sopperire a questo bisogno, grazie alle nostre soluzioni i diversi edifici possono essere coordinati tramite un unico pannello di controllo, in tempo reale. In questo modo le operazioni sono centralizzate e automatizzate grazie al software. Le soluzioni Proptech hanno rivoluzionato l’intero mercato immobiliare, non solo hanno sostituito sistemi antiquati con nuovi standard smart, ma hanno anche completamente cambiato la percezione e le modalità di gestione degli spazi.

Qui l’intervista completa

Il mondo del lavoro sta cambiando velocemente, negli ultimi mesi molti di noi hanno dovuto affrontare nuove sfide, hanno trasformato le loro case in uffici, svolto compiti diversi e cambiato le loro abitudini. In questo contesto la tecnologia si è imposta come standard, ha permesso alle persone di lavorare da casa, accorciare le distanze e superare gli ostacoli, in poche parole ha rivoluzionato l’intero mondo del lavoro! Ora tutti sono consapevoli dell’importanza delle nuove soluzioni tecnologiche e del ruolo che svolgono nella nostra società.La situazione che stiamo vivendo ha messo in luce aspetti fondamentali che prima venivano sottovalutati, come la sicurezza degli edifici, la necessità di flessibilità e il coordinamento dei diversi business. Tutto ciò è di cruciale importanza al giorno d’oggi, soprattutto quando si parla di soluzioni lavorative o abitative moderne, caratterizzate da elevata flessibilità e agilità. Strutture come i coworking, i co-living e gli spazi flessibili devono essere gestiti in modo smart, per garantire sempre un determinato livello di sicurezza senza sacrificare l’agilità. I sistemi di controllo accessi sono fondamentali in questo ambito perché garantiscono la sicurezza, semplificano la gestione da parte dei manager e la fruizione del servizio da parte degli utenti. Questi sistemi sono molto diffusi nel mercato, ognuno presenta peculiarità diverse e non tutte le soluzioni sono equivalenti in termine di affidabilità e sicurezza.

Il mercato del controllo accessi

Il mercato del controllo degli accessi è stato a lungo dominato da società di elettronica, che proponevano soluzioni basate su serrature come componenti inattivi. Fino a poco tempo fa le serrature rappresentavano solo un oggetto di controllo esterno, oggi l’innovazione tecnologica ha oggi largamente modificato i componenti e il funzionamento del controllo accessi. Nuove aziende sono entrate nel settore offrendo soluzioni sviluppate su standard moderni che incorporano tecnologie all’avanguardia come il Bluetooth 4.0. Oggi si parla di smart locks, ovvero serrature intelligenti. Queste sono soluzioni all-in-one, ciò significa che i cilindri, le piastre con maniglie, gli attuatori e le serrature motorizzate sono in grado di gestire autonomamente la validazione delle richieste di accesso, senza connessione alla rete elettrica e senza cablaggio al sistema centrale. In questo modo ogni tipo di varco può diventare “intelligente” e gestire in modo autonomo il registro dei permessi. L’integrazione tra smartlock e sistemi cloud-native ha infine portato una vera rivoluzione nel mondo del controllo accessi.

Quali sono le principali funzionalità di un sistema di controllo accessi cloud-native?

I sistemi cloud-native presentano numerose funzionalità in grado di soddisfare le esigenze di diversi business. Di seguito analizzeremo nel dettaglio le singole feature, soffermandoci subito sui vantaggi che permettono di ottenere. Dal punto di vista degli utenti finali, cambia in modo radicale il modo in cui si interagisce con i varchi. Gli utenti stessi potranno accedere alla struttura in autonomia, grazie alle mobile credential presenti nel loro smartphone, senza, ad esempio, dover più passare dalla reception. Inoltre, potranno interagire in tempo reale con gli spazi, per esempio prenotando le postazioni lavorative e controllandone la loro disponibilità, e con i servizi presenti nell’area d’interesse (Sofia Locks Bookey è un prodotto completo che include tutte queste e altre funzioni). Si può comprendere anche intuitivamente quanto queste innovazioni permettano di risparmiare costi e effort da parte del personale.Manager e amministratori ottengono un sistema tanto flessibile quanto potente grazie ai sistemi cloud-native. Il controllo degli edifici può essere effettuato sia in tempo reale che da remoto grazie a pannelli di controllo virtuali completi e facili da usare. La gestione da remoto permette di migliorare la sicurezza e la flessibilità degli edifici, in quanto le autorizzazioni degli utenti possono essere aggiornate e modificate nell’immediato. Ulteriori strumenti a disposizione del manager sono il monitoraggio degli utenti e le statistiche di accesso, che permettono di avere una visione completa della situazione e statistiche aggiornate sulla frequenza e le modalità di utilizzo degli spazi e delle risorse.

Quali sono le applicazioni dei sistemi cloud-native?

Questi sistemi innovativi sono flessibili e si adattano a diversi scenari, tra questi ne abbiamo scelti alcuni maggiormente rappresentativi per innovatività: co-living e studentati, e coworking e uffici. Analizziamo nel dettaglio i principali casi d’uso.


I co-living si sono affermati in Europa negli ultimi anni, queste strutture rispondono ad uno stile di vita dinamico, dove le persone condividono gli spazi e creano comunità. Queste soluzioni sono state progettate per la popolazione giovane, che è sempre in rapido movimento e coinvolta in attività impegnative; rispondono alle necessità dei nativi digitali, che vogliono gestire tutto in modo semplice, smart e veloce. Per avere successo i co-living devono disporre di soluzioni all’avanguardia, per stare al passo con le esigenze dei propri ospiti, oltre che di processi di manutenzione efficiente e ben progettati, per facilitarne la gestione. I sistemi di controllo accessi cloud-native sono stati progettati per rispondere ai bisogni delle strutture flessibili, consentono ai manager di coordinare le risorse in tempo reale, di aggiornare le autorizzazioni di accesso in qualsiasi momento e di avere statistiche sull’utilizzo degli ambienti. Le chiavi virtuali fornite agli utenti sono personali e rintracciabili, ogni spostamento viene registrato e verificato, in modo da aumentare la sicurezza del co-living e abbattere i costi. Le soluzioni tecnologiche incentivano anche la formazione di comunità. I co-living accolgono i protagonisti della sharing economy, i nativi digitali, quest’ultimi vogliono stabilire relazioni, comunicare e utilizzare gli strumenti digitali. I sistemi di controllo accessi cloud-native possono essere degli strumenti abilitanti. Ad esempio, tramite l’applicazione Luckey gli utenti possono accedere al calendario degli eventi previsti in tempo reale, prenotare aree comuni, e raggiungere gli spazi di interesse senza difficoltà.


La gestione di un coworking, così come quella di un co-living, non è semplice come sembra. Bisogna assicurarsi della soddisfazione dei clienti, e dell’efficienza e della sicurezza della struttura. Gli spazi devono essere flessibili, accessibili agli utenti e dotati di servizi connessi. La tecnologia ha un ruolo chiave in un mercato dove la differenziazione dell’offerta è cruciale! Un sistema di controllo accessi keyless può rappresentare un vantaggio competitivo per i coworking, in quanto non solo migliora la sicurezza dell’edificio, ma anche la flessibilità. I sistemi cloud-native di Sofia Locks garantiscono gli stessi standard di sicurezza dei sistemi di e-banking, oltre ad essere conformi alle regolamentazioni GDPR. Il funzionamento è intuitivo, il manager può verificare, aggiornare e modificare le autorizzazioni di accesso in ogni momento, grazie all’interfaccia di gestione completa. Mentre gli utenti, per raggiungere gli spazi desiderati potranno utilizzare lo smartphone e accedere ai varchi tramite l’applicazione (ad esempio, Sofia Locks Luckey). Inoltre, per rispettare gli standard di sicurezza e far fronte alle odierne necessità di sicurezza, è possibile integrare sistemi di apertura handsfree, come Sofia Locks HyperTag, che abilita su qualsiasi serratura l’apertura tramite NFC o QR codeGrazie alla loro flessibilità le soluzione cloud-native facilitano il coordinamento delle diverse sedi del business: tramite un unico pannello il manager può verificare le attività delle altre sedi del coworking, anche se localizzate in altre città o paesi. In questo modo è possibile avere una visione globale della sicurezza e dello svolgimento delle attività dell’impresa.

Le soluzioni sviluppate da Sofia Locks

Noi di Sofia Locks siamo consapevoli dell’importanza delle soluzioni tecnologiche e di quanto queste siano abilitanti Assistono infatti ogni attività della giornata operativa, facilitano le interazioni e semplificano le attività quotidiane. Il successo di molti business, come i coworking e i co-living, dipende da questi sistemi all’avanguardia, che permettono di ottenere importanti vantaggi competitivi, e di creare un ambiente accogliente e confortevole per gli utenti. Le nostre soluzioni sono pensate per rispondere alle esigenze di un mercato in rapida evoluzione, permettono di interagire con gli spazi in modo smart e di riorganizzarli in base alle specifiche esigenze aziendali.

Contattaci per approfondire l’argomento o scarica gratuitamente il nuovo white paper per capire come lavoriamo oppure comincia subito il tuo percorso di innovazione contattando i nostri esperti senza impegno

Negli ultimi anni la tecnologia ha cambiato non solo le nostre vite, ma anche l’intero mercato. È un flusso di costante miglioramento che ha travolto tutto ciò che ci circonda, soprattutto le imprese. In questo contesto il proptech ha acquisito sempre più importanza e si è diffuso velocemente. Con il termine proptech intendiamo l’applicazione delle tecnologie dell’informazione e delle piattaforme economiche di e-commerce nel settore del real estate. Proprio la combinazione tra ICT e le varie sfaccettature del settore real estate hanno dato vita a importanti cambiamenti in tutto il mercato. Questo fenomeno riguarda la trasformazione digitale e il nocciolo della questione è capire come estrarre e ottenere valore attraverso l’uso di tecnologie innovative.L’introduzione di sistemi informatici moderni nei diversi settori ha dato luogo a numerosi miglioramenti negli ultimi anni. Ad esempio, le soluzioni proptech hanno stravolto il concetto di business, perché permettono di aumentare l’efficienza della gestione degli impianti, migliorare la flessibilità e l’ergonomia dei sistemi (Qui potete trovare ulteriori informazioni). Queste tecnologie, ideate per far fronte alla rapida evoluzione del mercato moderno, dove le nuove opportunità e le minacce del mercato rappresentano un flusso di costante cambiamento, hanno rivoluzionato il modo in cui gli spazi e le risorse sono gestite.

Le soluzioni cloud native possono trasformare radicalmente lo spazio in cui sono integrate

I sistemi di controllo accessi giocano un ruolo fondamentale in questo contesto. Queste soluzioni sono molto diffuse, ma non tutti i sistemi sul mercato presentano le stesse caratteristiche. I sistemi cloud-native sono molto diversi da quelli tradizionali, infatti possono trasformare radicalmente lo spazio in cui sono integrati, favorendo un mercato dinamico e nuovi modelli di business.Il cloud è pervasivo e permette di migliorare la gestione degli spazi e delle risorse, grazie a questa tecnologia tutto ciò che può comunicare ottiene immediatamente libertà dai vincoli spaziali e temporali. Il cloud computing vive al centro delle soluzioni proptech e abilita la loro grande flessibilità. Distribuisce informazioni in ogni punto del sistema e rende le azioni immediatamente efficaci. Un singolo network di controllo può essere utilizzato in diversi edifici, città, paesi e può comunicare con svariati servizi. In questo modo vengono facilitati lo scambio di informazioni, l’implementazione dei sistemi di sicurezza e il supporto ai diversi business. Questa tecnologia ha semplificato l’intero processo di gestione, specialmente dal punto di vista dell’orchestrazione, perché tutto ciò che accade è sotto la supervisione di un’intelligenza centrale e di una potente automazione.

I nostri software moderni, progettati per le soluzioni proptech, permettono di gestire gli spazi e interagire con essi in modo smart

Noi di Sofia Locks siamo consapevoli del fatto che il software migliori la vita delle persone, in quanto assiste ogni attività della giornata lavorativa, facilita le interazioni e semplifica le operazioni quotidiane. Per questo motivo, sviluppiamo sistemi cloud-native che aiutano le imprese a portare il loro business nell’era della digitalizzazione. La nostra soluzione moderna, progettata per soluzioni proptech, permette di gestire gli spazi, interagire con essi in modo smart e di riorganizzarli in base alle specifiche esigenze aziendali. Non ci sono limiti al possibile miglioramento delle soluzioni cloud-native, in quanto i sistemi sono affidabili e sempre aggiornabili.

Contattaci per approfondire l’argomento o scarica gratuitamente il nuovo white paper per capire come lavoriamo

I numerosi cambiamenti che l’intera società sta affrontando hanno incentivato la diffusione del lavoro da remoto e dello smart working. Le ripercussioni di questi cambiamenti sono state notevoli non solo sull’ambiente di lavoro, ma anche sull’attitudine al lavoro. Molti dipendenti hanno svolto mansioni differenti, affrontato sfide inattese e ottenuto nuove responsabilità. Inoltre, hanno sperimentato che la buona organizzazione e l’efficienza sono la chiave per ottenere ottimi risultati, tra cui una maggiore produttività. Gli effetti positivi derivanti dal nuovo trend lavorativo sono stati confermati da uno studio condotto dall’università di Stanford. In base alla ricerca chi fa smart working aumenta la propria efficienza e produttività del 13%.

L’approccio al lavoro è cambiato, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale

In questo contesto i coworking e gli spazi flessibili stanno guadagnando sempre più importanza. Queste soluzioni si stanno imponendo come nuovo standard, in quanto offrono tutti i comfort necessari, come un ambiente accogliente, svariate sale meeting, aree relax e il supporto di una comunità. L’intero approccio al lavoro è cambiato e, in questo contesto, la tecnologia sta ricoprendo un ruolo fondamentale, in quanto migliora la gestione delle risorse, degli spazi e dei diversi edifici.

Come progettare uno spazio di coworking

Il nuovo trend degli spazi flessibili si sta affermando velocemente e nuove tipologie di ambienti stanno emergendo. Ogni coworking è distinguibile in base alle sue peculiarità, ad esempio, ci sono quelli dedicati a professionisti con competenze comuni, e quelli pensati per persone che condividono le stesse passioni. Un esempio sono gli spazi dog-friendly, che stanno diventando sempre più diffusi in America . Dunque, questi business non rappresentano solo uno spazio lavorativo, ma anche un luogo creativo dove diversi professionisti si incontrano e scambiano competenze. La gestione di queste strutture che ogni giorno accolgono un flusso elevato di persone è complessa e necessita di determinate soluzioni innovative. Di seguito sono riportate le funzionalità che noi di Sofia Locks riteniamo fondamentali.

I coworking hanno bisogno di flessibilità e sistemi all’avanguardia

Il coworking deve essere facilmente raggiungibile e gli utenti non devono avere problemi ad accedere alle risorse, agli spazi e ai servizi. La pianificazione oraria e il management devono essere flessibili per soddisfare le necessità di ogni singolo utente. La flessibilità, come verrà sottolineato in seguito, ha un ruolo cruciale in questo contesto, perché permette agli utenti di sentirsi a proprio agio e di costruire una solida customer base. I coworking rappresentano i luoghi di ritrovo di figure professionali moderne, abituate ad avere tutto a portata di mano, sullo smartphone o sul laptop, per questo motivo è essenziale l’utilizzo di soluzioni tecnologiche innovative! Gli utenti devono essere in grado di gestire tutto liberamente e rapidamente e, per far ciò, necessitano di sistemi all’avanguardia.

La sicurezza è fondamentale

La sicurezza gioca un ruolo fondamentale quando si parla di coworking, perché rappresenta il primo passo verso un ambiente smart e agevole. Implementare sistemi che garantiscano la massima sicurezza e allo stesso tempo permettano ad un gran numero di persone di accedere a diverse aree non è facile! Le soluzioni di controllo accessi sono un alleato insostituibile! I sistemi presenti sul mercato sono molteplici, ma non tutti hanno lo stesso livello di affidabilità.

I sistemi cloud-native non sono solo sicuri, ma anche convenienti

Il sistema di controllo accessi cloud-based di Sofia Locks è pensato per le soluzioni flessibili, garantisce la massima sicurezza e l’accesso continuo al numeroso pubblico che fruisce il servizio. Gli standard di sicurezza sono conformi alla GDPR e corrispondono a quelli utilizzati dai sistemi di e-banking. Il funzionamento di queste soluzioni è davvero intuitivo: tramite l’applicazione gli utenti possono prenotare qualsiasi tipo di risorsa, dalla scrivania all’armadietto, alle sale riunioni, e il manager può gestire e coordinare il continuo flusso di persone. La gestione può essere effettuata sia da remoto che in sede, in questo modo le autorizzazioni possono essere modificate o aggiornate quando necessario. Questi sistemi non solo sono sicuri, ma anche convenienti, in quanto gli utenti non necessitano più di badge o chiavi, ma solo del loro smartphone! Le nuove soluzioni tecnologiche permettono anche l’apertura delle porte “hands-free”, senza compromettere la sicurezza dei lavoratori. Gli utenti dovranno solo schiacciare il pulsante di sblocco sull’applicazione e la porta si aprirà automaticamente. Questa feature è stata sviluppata per affrontare al meglio le sfide attuali (Scopri di più sulle feature sviluppate per combattere il Covid-19).

Flessibilità è la parola chiave

La flessibilità è una caratteristica fondamentale quando si tratta di coworking, in quanto gli spazi sono dinamici e in continuo cambiamento. Le soluzioni cloud-based sono agili e consentono ai manager di gestire e coordinare diversi edifici con un unico pannello, anche se localizzati in città e paesi diversi. Il controllo accessi da remoto permette di avere una visione globale della situazione attuale e di essere sempre pronti a soddisfare le esigenze del singolo.

Perché affidarsi alle soluzioni cloud-based?

Il passaggio ad una soluzione cloud-native è una fase molto importante e i manager devono essere consapevoli dei vantaggi raggiungibili con questi sistemi. Le nostre soluzioni forniscono un’interfaccia di gestione completa, che permette di avere il pieno controllo degli utenti e delle autorizzazioni. Tramite queste interfaccia è possibile creare ruoli personalizzati e assegnare permessi, ogni autorizzazione può essere configurata per avere una o più funzionalità. I nostri sistemi sono progettati per soddisfare le necessità dei coworking, per questo l’accesso agli spazi e alle risorse viene gestito in modo flessibile, in base ai modelli di affitto e ai posti di lavoro. La massima sicurezza viene sempre garantita, grazie al registro completo degli accessi il manager può verificare tutte le attività e modificare le autorizzazioni in tempo reale. Inoltre, l’aggiornamento del software viene fatto automaticamente, i system provider se ne fanno carico. Questo funge da ulteriore protezione contro le minacce di sicurezza. Infine, utilizzando una soluzione cloud-based, si ottiene un ulteriore vantaggio: i costi associati ai sistemi tradizionali vengono annullati, in quanto basati sui server.

I cambiamenti dell’ambiente lavorativo

L’ambiente lavorativo sta mutando velocemente e le soluzioni flessibili hanno assunto un ruolo fondamentale in questo contesto. I coworking si stanno affermando, ma hanno bisogno di sicurezza e flessibilità. Il successo e l’attrattività di queste strutture dipendono da queste caratteristiche e, di conseguenza, devono essere implementate delle soluzioni adatte. I sistemi di controllo accessi cloud-based, come quelli di Sofia Locks, rappresentano lo strumento necessario per garantire agli utenti e ai manager sicurezza e flessibilità.