Έξυπνο γραφείο, οι απαραίτητες ενσωματώσεις για hybrid workplace

Δεν υπάρχει πλέον το γραφείο πλήρους απασχόλησης. Δεν είναι απλώς ένα λογοπαίγνιο, αλλά η σύνθεση μιας επαναστατικής αλλαγής που έφερε η τεχνολογία σε διάφορους τομείς: όχι μόνο στις εργασιακές συνήθειες πολλών ανθρώπων, αλλά και σε έργα ακινήτων και τα εργοτάξιά τους, καθώς και στην εμπορία χώρων. Ένα νέο υλικό έχει αναδειχθεί δυναμικά, η ψηφιακή πληροφορία, μαζί με αυτήν τα δεδομένα και το λογισμικό, τα οποία επέτρεψαν στους χώρους εργασίας να λάβουν νέες μορφές. Οι τοίχοι έχουν αποϋλοποιηθεί όπως τα έγγραφα, οι συναντήσεις έχουν γίνει κατανεμημένες, ο χώρος και ο χρόνος συναντήθηκαν σε μια νέα μορφή, κατ’ απαίτηση. Ας κάνουμε λοιπόν μια ανασκόπηση όλων των σημαντικότερων αλλαγών που έφερε το λογισμικό στα γραφεία, για να κατανοήσουμε πώς να σχεδιάσουμε σωστά έναν χώρο εργασίας το 2022.

Έξυπνο γραφείο, τι σημαίνει να έχεις τεχνολογία στο γραφείο

Πρώτα απ’ όλα είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε για ποια τεχνολογία μιλάμε. Οι προσωπικοί υπολογιστές, οι εκτυπωτές, αλλά και τα ERP… είναι ήδη παρόντα στον χώρο εργασίας για πολλά χρόνια και δεν αποτελούν πλέον κάτι επαναστατικό. Επίσης, δεν είχαν τεράστιο αντίκτυπο στην οργάνωση των χώρων. Για να αναφερθούμε στην πιο προηγμένη τεχνολογία σήμερα, γενικά λέμε έξυπνη τεχνολογία, ή έξυπνες συσκευές. Αλλά για όσους χρειάζεται να γνωρίζουν και να κατανοούν ευκαιρίες και νέα επιχειρηματικά μοντέλα, υπάρχουν δύο θεμελιώδεις ετικέτες που πρέπει να θυμόμαστε: IoT και cloud. Δίνουμε τώρα δύο σύντομους ορισμούς:

Το IoT, ή το Διαδίκτυο των Πραγμάτων είναι, για να απλοποιήσουμε, η ενσωμάτωση ηλεκτρονικών πλακετών, αλλά κυρίως λογισμικού, σε καθημερινά αντικείμενα (στις πιο προηγμένες περιπτώσεις μπορούμε να μιλήσουμε και για edge computing, θα δούμε περισσότερα στη συνέχεια).

Το cloud, εν συντομία, είναι η διαθεσιμότητα τεράστιων υπολογιστικών δυνατοτήτων, αμέτρητων υπηρεσιών λογισμικού, ασφάλειας και επικοινωνίας, στο δημόσιο Διαδίκτυο (ή μερικές φορές σε ιδιωτικά δίκτυα), και επομένως οπουδήποτε υπάρχει δίκτυο.

Έπρεπε να ανακαλέσουμε αυτές τις δύο έννοιες επειδή είναι απαραίτητες, αλλά και επαρκείς, για να κατανοήσουμε ολόκληρη την επανάσταση που συντελείται. Στην πραγματικότητα, σχεδόν όλες (αν όχι όλες) οι ενσωματώσεις λογισμικού για έξυπνα γραφεία βασίζονται στο IoT ή/και στο cloud. Ας δούμε τι σημαίνει αυτό στην πράξη, πριν ασχοληθούμε με τους κύριους τύπους ενσωματώσεων για έναν έξυπνο χώρο εργασίας.

• Οι ενσωματώσεις λογισμικού δεν εγκαθίστανται πλέον τοπικά στους διακομιστές του γραφείου, αλλά είναι διαθέσιμες με διαδικτυακές διεπαφές (web App), ή για smartphones με ειδικές εφαρμογές. Είναι επομένως προσβάσιμες ανά πάσα στιγμή από οποιαδήποτε εξουσιοδοτημένη συσκευή.
• Το λογισμικό είναι κατανεμημένο, δηλαδή, κατανέμεται στα αντικείμενα (στις κλειδαριές, στα κλιματιστικά, στα δάπεδα, …), και κατανέμεται στον χώρο (ένας μόνο πίνακας ελέγχου μπορεί να διαχειριστεί χώρους και κτίρια ακόμη και σε διαφορετικές χώρες).
• Το λογισμικό είναι μια υπηρεσία, αγοράζεται με συνδρομή για όσο διάστημα είναι απαραίτητο, και όποιος το αγοράζει δεν χρειάζεται να ασχοληθεί με τη συντήρηση ή την ενημέρωσή του.

Αυτά τα τρία χαρακτηριστικά, αν γίνουν καλά κατανοητά και στη φάση του σχεδιασμού, επιτρέπουν την ενσωμάτωση αμέτρητων λειτουργιών και υπηρεσιών στους χώρους εργασίας, αυξάνοντας έτσι την αξία αυτών των χώρων και καθιστώντας τους πιο ελκυστικούς για τις εταιρείες και το εργατικό δυναμικό του μέλλοντος.

Για να κάνετε κράτηση κοινόχρηστων πόρων στο γραφείο

Το να πρέπει να κάνετε κράτηση μιας αίθουσας συσκέψεων για να μπορέσετε να τη χρησιμοποιήσετε σίγουρα δεν είναι κάτι καινούργιο. Όμως η ανάπτυξη ολοένα και πιο άνετων και ανταποκρινόμενων λύσεων για κρατήσεις είχε ήδη επηρεάσει τη διαχείριση των χώρων εργασίας τα τελευταία χρόνια. Μέχρι που εμφανίστηκε το πρώτο coworking: χώροι σχεδιασμένοι με την ιδέα ότι όλοι οι πόροι θα μπορούσαν να μοιραστούν για πιο αποτελεσματική διαχείριση χώρου, και για να προσφέρουν σημαντικά οφέλη σε εταιρείες και εργαζόμενους. Το coworking έχει καθιερωθεί όλο και περισσότερο τόσο ως ανεξάρτητη πραγματικότητα όσο και ως οργανωτικό παράδειγμα χώρων εργασίας: όχι μόνο αίθουσες συσκέψεων, αλλά και θέσεις εργασίας, εταιρικά αυτοκίνητα, εξοπλισμός, … όλα είναι προσβάσιμα κατ’ απαίτηση. Μια διεπαφή στον φορητό υπολογιστή ή στο κινητό τηλέφωνο επιτρέπει στους χρήστες να περιηγηθούν στους διαθέσιμους πόρους στο ημερολόγιο, να τους κάνουν κράτηση και να έχουν πρόσβαση σε αυτούς όταν τους χρειάζονται.

Σήμερα, η ενσωμάτωση ενός συστήματος διαχείρισης κρατήσεων είναι απολύτως απαραίτητη για κάθε εταιρεία, ανεξάρτητα από το πώς είναι οργανωμένοι οι χώροι. Αυτό που αλλάζει είναι το πώς και ποιος ενσωματώνει αυτές τις υπηρεσίες. Αν στην αρχή ήταν απλώς θέμα διαχείρισης ενός κοινόχρηστου ημερολογίου, σήμερα χάρη στο IoT και το cloud, μιλάμε περισσότερο για αλληλεπίδραση με τον χώρο, διαθεσιμότητα πόρων και ασφάλεια. Ο ιδιοκτήτης (landlord) ή ο διαχειριστής (tenant) καλείται τότε να προετοιμάσει τους χώρους με την κατάλληλη τεχνολογία.

Όσοι χρησιμοποιούν τους χώρους αναμένουν να μπορούν να:

• διαχειρίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης με λεπτομερή τρόπο εξ αποστάσεως
• έχουν έλεγχο της κίνησης σε πραγματικό χρόνο στους χώρους
• γνωρίζουν την εκμετάλλευση χώρου και πόρων
• διαχειρίζονται τη χρήση ενέργειας και υπηρεσιών ανάλογα με τη ζήτηση

και πολλά άλλα.

Για τη διαχείριση όλων αυτών των υπηρεσιών, υπάρχουν κατάλληλες λύσεις λογισμικού, οι οποίες απαιτούν τεχνολογικές πλατφόρμες που επιτρέπουν την ενσωμάτωσή τους. Εναπόκειται σε όσους σχεδιάζουν τους χώρους να αποφασίσουν ποια τεχνολογία θα ενσωματώσουν, αυξάνοντας την αξία των κτιρίων, ώστε όσοι τα χρησιμοποιούν να μπορούν εύκολα να ενσωματώσουν το λογισμικό που προτιμούν.

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος διαχείρισης του γραφείου

Μόλις τεθεί σε εφαρμογή μια κατάλληλη τεχνολογική πλατφόρμα, οι ενσωματώσεις λογισμικού μπορούν να συλλέξουν αμέτρητα δεδομένα. Οι ενσωματώσεις αυτές καθιστούν τα δεδομένα διαθέσιμα και χειρίζονται ολόκληρη την αλυσίδα εφοδιασμού της αγοράς ακινήτων, από τους ιδιοκτήτες, στους ενοικιαστές, στις εταιρείες.

Είναι γνωστό ότι τα δεδομένα έχουν αλλάξει πολλές επιχειρήσεις από πάνω προς τα κάτω στην εποχή της ψηφιακής επανάστασης. Τα ακίνητα είναι σίγουρα μία από αυτές. Έχουμε ήδη αναφέρει το coworking, παίρνοντάς το για παράδειγμα ως πρωτοπόρο στη βελτιστοποίηση των κοινόχρηστων πόρων. Τώρα πρέπει να τονιστεί η πιο αυστηρά οικονομικο-χρηματοοικονομική πτυχή αυτού του τύπου διαχείρισης των χώρων εργασίας. Σε μια εποχή όπου η απομακρυσμένη εργασία είναι δυνατή και όλο και πιο συχνή, όπου οι άνθρωποι μετακινούνται με εξαιρετική ευκολία για να προσφέρουν την επαγγελματική τους κατάρτιση όπου χρειάζεται, και όπου είναι δυνατόν να εκτελεστούν πολλές δραστηριότητες εν κινήσει, σε μια εποχή όπου η απομακρυσμένη εργασία είναι δυνατή και όλο και πιο συχνή, όπου οι άνθρωποι μετακινούνται με εξαιρετική ευκολία για να προσφέρουν την επαγγελματική τους κατάρτιση όπου χρειάζεται, και όπου είναι δυνατόν να εκτελεστούν πολλές δραστηριότητες εν κινήσει,. Για πολλές εταιρείες δεν είναι πλέον απαραίτητο να έχουν ιδιόκτητα γραφεία με αριθμό θέσεων εργασίας ίσο με τους υπαλλήλους που είναι παρόντες σε αυτή τη γεωγραφική περιοχή. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν τουλάχιστον δύο πιο βολικές λύσεις:

• Μείωση του χώρου γραφείων και ενθάρρυνση της εναλλαγής μεταξύ απομακρυσμένης και επιτόπιας εργασίας.
• Ενοικίαση θέσεων εργασίας (ή ολόκληρων περιοχών) σε coworkings ή proworkingspaces, ώστε να εξορθολογιστεί το κόστος σε ένα μόνο στοιχείο και να μεταφερθεί το κόστος συντήρησης και υπηρεσιών στον πάροχο των χώρων.

Λύσεις που είναι δυνατές χάρη σε νέα μοντέλα οργάνωσης και εμπορίας χώρων, βασισμένα στην αντιδραστική διαχείριση πληροφοριών και την ανάλυση δεδομένων.

Μια δεύτερη θεμελιώδης ενσωμάτωση για το έξυπνο γραφείο είναι επομένως ένας αποτελεσματικός πίνακας διαχείρισης χώρου, συνοδευόμενος από αναφορές για ανάλυση δεδομένων. Όσοι διαχειρίζονται έναν σύγχρονο χώρο χρειάζονται επαρκή λειτουργικότητα, η οποία επιτρέπει να:

• διαχειρίζονται πολλούς πόρους με ευελιξία και περιορισμένο αριθμό ενεργειών,
• έχουν πρόσβαση στους πίνακες ελέγχου από οποιαδήποτε τοποθεσία και εν κινήσει,
• διαχειρίζονται τα δικαιώματα πρόσβασης σε χώρους και συστήματα με ασφάλεια (είτε χρηστών είτε άλλων διαχειριστών),
• έχουν δεδομένα σε πραγματικό χρόνο και σε ουσιαστική μορφή.

και άλλα.

Για να δημιουργηθούν νέα επιχειρηματικά μοντέλα, είναι απαραίτητο να εξοπλιστούν τα υπεύθυνα στελέχη με επαρκή εργαλεία για την εργασία που θα πρέπει να εκτελέσουν. Μια πτυχή που συχνά παραβλέπεται και που μπορεί αντίθετα να διαδραματίσει θεμελιώδη ρόλο στην επιτυχία μιας εταιρείας.

Αύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων και των επαγγελματιών μέσω της προώθησης της αυτονομίας

Υπάρχουν πολλές μελέτες που έχουν διαπιστώσει συσχέτιση μεταξύ της εταιρικής παραγωγικότητας και της εργασιακής αυτονομίας. Οι πιο καινοτόμες εταιρείες έχουν εφαρμόσει εδώ και καιρό μοντέλα διαχείρισης εργασίας που βασίζονται στην αυτονομία και την ευθύνη. Τα περισσότερα από αυτά τα μοντέλα είναι δυνατά, ή εν πάση περιπτώσει υποστηρίζονται, από την ψηφιακή επανάσταση που προσφέρει εργαλεία κατάλληλα για επικοινωνία και ευέλικτη οργάνωση. Το έξυπνο γραφείο είναι ο τόπος επιλογής για τις πιο καινοτόμες μεθόδους διαχείρισης εργασίας: η παρουσία επαρκών τεχνολογικών λύσεων επιτρέπει στους ανθρώπους να αναπτύξουν τη μέγιστη αυτονομία στην εκτέλεση των καθηκόντων τους. Το να μπορεί κανείς να αποφασίζει πού και πώς θα εργαστεί, να κινείται ανάλογα με τις ανάγκες, να δημιουργεί δυναμικές ομάδες εργασίας που σέβονται τις ανάγκες όλων των μερών, είναι μερικές από τις κύριες πτυχές αυτών των εργασιακών περιβαλλόντων. Όμως οι ενσωματώσεις λογισμικού που έχουν εμφανιστεί στην αγορά τα τελευταία χρόνια έχουν φέρει αμέτρητες άλλες δυνατότητες αλληλεπίδρασης εντός των γραφείων. Σήμερα, οι καινοτόμες εταιρείες και οι χώροι εργασίας προσφέρουν ειδικές εφαρμογές που επιτρέπουν στους ανθρώπους να επικοινωνούν μεταξύ τους και με την ίδια την εταιρεία, να έχουν πρόσβαση σε μια μεγάλη ποικιλία υπηρεσιών (ντουλάπια, αυτόματους πωλητές, γυμναστήρια, χώρους στάθμευσης, …), να έχουν πρόσβαση σε ψηφιακές αγορές και όχι μόνο, να γνωρίζουν δεδομένα σχετικά με τις δραστηριότητές τους στο γραφείο, και πολλά άλλα.

Οι λύσεις είναι σχεδόν άπειρες και η ενσωμάτωσή τους γίνεται όλο και πιο εύκολη. Μόλις εφαρμοστεί μια επαρκής τεχνολογική πλατφόρμα, οποιοσδήποτε τύπος υπηρεσίας μπορεί να προστεθεί με την απλή σύνδεση του ειδικού λογισμικού, δηλαδή χωρίς έξοδα ή πολύπλοκες παρεμβάσεις, και είναι άμεσα διαθέσιμη σε όλες τις εξουσιοδοτημένες συσκευές.

Hybrid workplace, το μέλλον του έξυπνου γραφείου

Αλληλεπίδραση με τον χώρο, έξυπνη διαχείριση και αυτονομία στο γραφείο, όλα υποστηριζόμενα από επαρκείς υπηρεσίες και μια νέα κουλτούρα στον χώρο εργασίας: αυτά είναι τα θεμελιώδη στοιχεία που δημιουργούν το έξυπνο γραφείο. Και σε αυτό το πλαίσιο γεννιέται η νέα τάση, το hybrid workplace!

Οι καινοτομίες που αναφέρθηκαν μέχρι τώρα, ωθούμενες από την επιθυμία να αντιδράσουμε στην πανδημία, και από μια νέα συνειδητοποίηση της εργασίας τυπική της γενιάς των Millennials, έχουν γεννήσει μια ολοκαίνουργια κουλτούρα. Η υβριδική εργασία σημαίνει μεγαλύτερο έλεγχο του χρόνου σας, απόφαση για το πότε πρέπει να είστε παρόντες στο γραφείο, ή πότε η εργασία από το σπίτι είναι πιο παραγωγική. Σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να συντονίζεστε ελεύθερα με συναδέλφους και διευθυντές για να επιτύχετε τη μέγιστη παραγωγικότητα. Και σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να αποκομίσετε οφέλη που κάποτε δεν μπορούσαν καν να ληφθούν υπόψη, όπως μια εργασία πιο κοντά στο σπίτι, ή περισσότερο χρόνο για να αφιερώσετε στην οικογένειά σας. Όλα αυτά δεν είναι μόνο αποτέλεσμα μιας νέας κατάστασης που βρέθηκαν να αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι και οι εταιρείες, αλλά και αποτέλεσμα μιας ενεργού δέσμευσης στην αναζήτηση λύσεων και τεχνολογιών που μπορούν να υποστηρίξουν αυτές τις δυναμικές.

Είναι η τεχνολογία που επιτρέπει στους ανθρώπους να μπορούν να συγκρίνονται εξ αποστάσεως, μέσω βιντεοκλήσης, με κοινόχρηστα έγγραφα και ολοένα και πιο καθηλωτικές ψηφιακές εμπειρίες. Και είναι πάντα η τεχνολογία που επιτρέπει στους ανθρώπους να έχουν πρόσβαση σε οποιονδήποτε χώρο coworking σαν να είχαν πρόσβαση στην έδρα της εταιρείας τους, βρίσκοντας όλες τις ανέσεις, τον εξοπλισμό και τους χώρους που χρειάζονται για να εργαστούν. Και τέλος, είναι ακόμα η τεχνολογία που επιτρέπει στις εταιρείες να ενορχηστρώνουν ένα δυναμικό εργατικό δυναμικό, όπως είναι οι νέοι επαγγελματίες, με ευέλικτες λειτουργίες και σωστές οικονομίες.

Μια πλατφόρμα για έξυπνο γραφείο και hybrid workplace

Έχουμε μιλήσει για την πλατφόρμα σε περισσότερες από μία περιπτώσεις, αλλά χωρίς να δώσουμε περισσότερες πληροφορίες γι’ αυτήν. Ήρθε η ώρα να αναλάβουμε αυτή την έννοια και να δώσουμε μια σύντομη περιγραφή που θα μας επιτρέψει να κατανοήσουμε τη σημασία της. Έχουμε δει πώς είναι δυνατόν να ενσωματωθούν διαφορετικές λύσεις λογισμικού, καθεμία αφιερωμένη στη λύση μιας ή περισσότερων πτυχών του έξυπνου γραφείου. Το ίδιο το λογισμικό είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο, τόσο επειδή είναι σε θέση να φτάσει εύκολα σε όλες τις συσκευές, και επομένως να είναι διαθέσιμο σε όλους, όσο και επειδή είναι σε θέση να εξελίσσεται και να προσαρμόζεται σε νέες ανάγκες με μια αδιανόητη ταχύτητα για λύσεις υλικού. Αυτό που χρειάζεται το λογισμικό για να εκφράσει το μέγιστο των δυνατοτήτων του είναι μια επαρκής πλατφόρμα, ή ένα μείγμα τεχνολογιών υλικού και λογισμικού που με τη σειρά τους λειτουργούν ως βάση, ένας σύνδεσμος μεταξύ λογισμικού και φυσικής πραγματικότητας. Στην περίπτωση της αγοράς ακινήτων, είναι προφανές ότι η πλατφόρμα είναι ιδιαίτερα σημαντική, σε ένα πλαίσιο όπου όλα λαμβάνουν χώρα στη σχέση μεταξύ των ανθρώπων και του χώρου που έχει σχεδιαστεί για τις δραστηριότητές τους. Μια πλατφόρμα για τη διαχείριση ενός hybrid workplace πρέπει να εγγυάται:

• Σωστή διάσταση της υποδομής cloud και ιδιαίτερη προσοχή στην ασφάλειά της: η τεχνολογία cloud είναι επαναστατική, και γι’ αυτό πρέπει να παρέχεται από εταιρείες εξειδικευμένες στη διαχείριση και την ασφάλεια των υποδομών.
• Ποιοτικό υλικό IoT, το οποίο είναι πολυδύναμο και ανταποκρίνεται στον φόρτο εργασίας: η σταθερότητα του υλικού και οι δυνατότητές του κάνουν τη διαφορά εδώ, ένα παράδειγμα είναι το edge computing, ή η ικανότητα να φέρνεις την ευφυΐα του λογισμικού απευθείας στις συσκευές (για παράδειγμα στις κλειδαριές), δηλαδή όσο το δυνατόν πιο κοντά στους χρήστες και την αλληλεπίδραση, ώστε να αυξάνεται η ανταπόκριση και η ασφάλεια.
• Επαγγελματίες και ειδικοί ικανοί να παρέχουν τις σωστές τεχνολογίες και να κατανοούν τις ανάγκες της εταιρείας-πελάτη: οι νέες τεχνολογίες έχουν επαναφέρει τον ρόλο των ανθρώπων στο επίκεντρο, επιτρέποντάς τους να σχεδιάζουν χώρους (με διαδικασίες συν-σχεδιασμού) προκειμένου να ανταποκρίνονται ακριβώς στις ανάγκες τους.

Η έννοια της πλατφόρμας είναι επομένως σύνθετη, και περιλαμβάνει τόσο τεχνολογικές όσο και επαγγελματικές πτυχές.

Η λύση ελέγχου πρόσβασης για έξυπνο γραφείο και hybrid workplace

Ο έλεγχος πρόσβασης είναι μια βασική υπηρεσία στη διαχείριση οποιουδήποτε έργου ακινήτων, ιδίως για τη διαχείριση σύγχρονων χώρων εργασίας. Η διασφάλιση της ευελιξίας χωρίς να θυσιάζεται η απαραίτητη ασφάλεια εντός των εταιρικών περιμέτρων είναι η μεγάλη πρόκληση των ακινήτων σε αυτόν τον τομέα.

Η Sofia Locks έχει αναπτύξει ένα σύστημα ελέγχου πρόσβασης που πληροί όλες τις απαιτήσεις μιας πλατφόρμας για την υποστήριξη του hybrid workplace. Χάρη στο υλικό των κορυφαίων λύσεων ελέγχου πρόσβασης της ISEO, την τεχνογνωσία στην ανάπτυξη cloud native λογισμικού της ομάδας ανάπτυξης της Sofia Locks, και την εμπειρία που αποκτήθηκε από τους συμβούλους ελέγχου πρόσβασης, είμαστε σε θέση να παρέχουμε εταιρικές λύσεις υψηλής ποιότητας για τον ειδικό στον διεθνή τομέα ακινήτων.