Smart office, les intégrations nécessaires pour les lieux de travail hybrides

Il n’y a plus de lieu fixe. Il ne s’agit pas d’un simple jeu de mots, mais de la synthèse d’un changement révolutionnaire que la technologie a apporté dans plusieurs domaines : non seulement dans les habitudes de travail de nombreuses personnes, mais aussi dans les projets immobiliers et leurs chantiers, et dans la commercialisation des espaces. Un nouveau matériau, l’information numérique, et avec elle les données et les logiciels, est passé au premier plan, permettant aux espaces de travail de prendre de nouvelles formes. Les murs se sont dématérialisés comme les documents, les réunions se sont distribuées, l’espace et le temps se sont rencontrés sous une nouvelle forme, à la demande. Jetons donc un coup d’œil à tous les changements les plus importants que les logiciels ont apportés aux bureaux, pour comprendre comment aménager correctement un espace de travail en 2022.

Smart office, ce que signifie l’intégration de la technologie intelligente au bureau

Tout d’abord, il est nécessaire de comprendre de quelle technologie nous parlons. Ordinateurs personnels, imprimantes, mais aussi ERP, … sont déjà présents sur les lieux de travail depuis de nombreuses années et ne sont plus quelque chose de révolutionnaire. Ils n’ont pas non plus eu beaucoup d’impact sur l’organisation de l’espace. La technologie la plus avancée est désormais appelée technologie intelligente, ou smart, de manière générique. Mais pour ceux qui doivent connaître et comprendre les opportunités et les nouveaux modèles commerciaux, il y a deux étiquettes clés à retenir : IoT et cloud. Donnons deux brèves définitions :

L’IoT, ou Internet des objets, est, pour simplifier, l’intégration de cartes électroniques, mais surtout de logiciels, au sein des objets du quotidien (dans des cas plus avancés, on peut aussi parler d’edge computing, nous le verrons plus loin).

Le cloud, toujours en simplifiant, est la mise à disposition d’une énorme capacité de calcul, d’innombrables services logiciels, de sécurité et de communication, sur l’internet public (ou parfois sur des réseaux privés), et donc partout où il y a un réseau.

Nous avons voulu rappeler ces deux concepts car ils sont nécessaires, mais aussi suffisants, pour comprendre l’ensemble de la révolution en cours. En fait, presque toutes (sinon toutes) les intégrations logicielles pour les bureaux intelligents sont basées sur l’IdO et/ou le cloud. Voyons ce que cela signifie en pratique, avant d’aborder les principaux types d’intégrations pour un espace de travail intelligent.

• Les intégrations logicielles ne sont plus installées localement dans les machines de bureau, mais sont disponibles avec des interfaces web (web App), ou pour les smartphones avec des Apps dédiées. Elles sont donc accessibles à tout moment à partir de tout appareil autorisé ;
• Le logiciel est distribué, c’est-à-dire qu’il est distribué dans les objets (dans les serrures, les climatiseurs, les sols, …), et il est distribué dans l’espace(un seul panneau de contrôle peut gérer des espaces et des bâtiments même dans différents pays) ;
• Un logiciel est un service, il est acheté sur la base d’un abonnement aussi longtemps qu’il est nécessaire, et celui qui l’achète ne doit pas ensuite s’occuper de sa maintenance ou de sa mise à jour.

Ces trois caractéristiques, si elles sont bien comprises dès la phase de conception, permettent d’intégrer d’innombrables fonctions et services dans les espaces de travail, ce qui augmente la valeur de ces espaces et les rend plus attrayants pour les entreprises et la main-d’œuvre de demain.

Réserver des ressources partagées au bureau

Le fait de devoir réserver une salle de réunion pour pouvoir l’utiliser n’est pas nouveau. Mais le développement de solutions de réservation de plus en plus pratiques et réactives avait déjà eu son effet sur la gestion de l’espace de travail ces dernières années. Jusqu’à l’apparition des premiers espaces de coworking : des espaces conçus avec l’idée que toutes les ressources pouvaient être partagées pour une gestion plus efficace de l’espace, et pour offrir des avantages importants aux entreprises et aux travailleurs. Le coworking s’est de plus en plus imposé à la fois comme une réalité indépendante et comme un paradigme organisationnel pour les espaces de travail: non seulement les salles de réunion, mais aussi les postes de travail, les voitures de fonction, les équipements, … tout est accessible à la demande. Une interface sur l’ordinateur portable ou le téléphone mobile permet aux utilisateurs de parcourir les ressources disponibles sur le calendrier, de les réserver et d’y accéder quand ils en ont besoin.

Aujourd’hui, l’intégration d’un système de gestion des réservations est absolument nécessaire pour toute entreprise, quelle que soit la manière dont les espaces sont organisés. Ce qui change, c’est comment et qui est chargé d’intégrer ces services. Si au début, il s’agissait simplement de gérer un calendrier partagé, aujourd’hui, grâce à l’IoT et au cloud, il s’agit davantage d’interaction avec l’espace, de disponibilité des ressources et de sécurité. Le propriétaire (bailleur) ou le gestionnaire (locataire) est alors invité à aménager les espaces avec la technologie appropriée.

Les personnes qui utilisent ces espaces s’attendent à pouvoir :

• gérer les autorisations d’accès de manière granulaire à distance
• disposer d’un contrôle du trafic en temps réel dans les espaces
• connaître la fréquence d’utilisation
• gérer l’utilisation de l’énergie et des services en fonction de la demande

et bien plus encore.

Pour gérer tous ces services, il existe des solutions logicielles appropriées, qui nécessitent des plateformes technologiques pour permettre leur intégration. Il appartient aux concepteurs d’espaces de décider de la technologie à intégrer, augmentant ainsi la valeur des bâtiments, afin que les utilisateurs puissent facilement intégrer le logiciel de leur choix.

Gérer le bureau de manière plus efficace

Une fois qu’une plateforme technologique appropriée a été adoptée, les intégrations logicielles peuvent collecter une quantité innombrable de données. Les intégrations qui rendent les données disponibles et les manipulent affectent toute la chaîne du marché immobilier, des propriétaires aux locataires en passant par les entreprises.

Il est bien connu que les données ont changé tant d’entreprises de fond en comble à l’ère de la révolution numérique. L’immobilier en fait certainement partie. Nous avons déjà évoqué les coworkings, en les prenant comme exemple en tant que pionniers de l’optimisation des ressources partagées. Il faut maintenant souligner l’aspect plus strictement économico-financier de ce type de gestion de l’espace de travail. À une époque où le travail à distance est possible et de plus en plus courant, où les gens se déplacent très facilement pour apporter leur professionnalisme là où il est nécessaire, et où de nombreuses tâches peuvent être effectuées en déplacement, le secteur de l’immobilier a commencé à repenser ses modèles de commercialisation des espaces. Pour de nombreuses entreprises, il n’est plus nécessaire de disposer de leurs propres bureaux avec le même nombre de postes de travail que les employés de cette zone. Il existe en fait au moins deux solutions plus pratiques :

• Réduire l’espace de bureau et encourager la rotation entre le travail à distance et le travail sur place ;
• La location de postes de travail (ou de zones entières) dans des espaces de coworking ou de pro-working, afin de rationaliser le coût en un seul poste et de décharger la charge de la maintenance et des services sur le fournisseur de l’espace.

Des solutions rendues possibles par de nouveaux modèles d’organisation et de commercialisation des espaces, fondés sur la gestion réactive de l’information et l’analyse des données.

Une deuxième intégration clé pour le bureau intelligent est donc un panneau de gestion de l’espace efficace, accompagné de rapports pour l’analyse des données. Celui qui gère un espace moderne a besoin d’une fonctionnalité adéquate, qui lui permette de :

• gouverner de nombreuses ressources avec agilité et un nombre limité d’actions,
• accéder aux panneaux de contrôle depuis n’importe quel endroit et en déplacement,
• contrôler les autorisations d’accès aux espaces et systèmes sécurisés (qu’il s’agisse d’utilisateurs ou d’autres responsables),
• disposer de données en temps réel et sous une forme significative.

et plus encore.

Pour créer de nouveaux modèles d’entreprise, il est essentiel de doter les responsables des bons outils pour le travail qu’ils auront à accomplir. Un aspect trop souvent négligé et qui peut pourtant jouer un rôle clé dans le succès d’une entreprise.

Augmenter la productivité des employés et des professionnels en favorisant l’autonomie

De nombreuses études ont établi une corrélation entre la productivité de l’entreprise et l’autonomie au travail. Les entreprises les plus innovantes ont depuis longtemps mis en place des modèles de gestion du travail basés sur l’autonomie et la responsabilité. La plupart de ces modèles sont possibles, ou du moins soutenus, par la révolution numérique qui offre des outils de communication et d’organisation agiles. Le bureau intelligent est le lieu de prédilection des méthodes les plus innovantes de gestion du travail : la présence de solutions technologiques appropriées permet aux personnes de développer une autonomie maximale dans l’exécution de leurs tâches. Pouvoir décider où et comment travailler, se déplacer selon les besoins, créer des groupes de travail dynamiques qui respectent les besoins de tous les membres, voilà quelques-uns des principaux aspects de ces environnements de travail. Mais les intégrations logicielles qui sont apparues sur le marché ces dernières années ont apporté d’innombrables autres possibilités d’interaction au sein des bureaux. Aujourd’hui, les entreprises et les espaces de travail innovants proposent des applications dédiées qui permettent aux personnes de communiquer entre elles et avec l’entreprise elle-même, d’accéder à une multitude de services. (casiersdistributeurs automatiques, salles de sport, parkings, etc. place du marché numériques et non numériques, de connaître les données relatives à leur activité au bureau, et bien plus encore.

Les solutions sont pratiquement infinies et leur intégration est de plus en plus facile. Une fois qu’une plateforme technologique appropriée est mise en œuvre, tout type de service peut être ajouté par la simple connexion du logiciel dédié, c’est-à-dire sans coût ni intervention complexe, et est immédiatement disponible sur tous les appareils autorisés.

Le lieu de travail hybride, l’avenir du bureau intelligent

Interaction avec l’espace, gestion intelligente et autonomie au bureau, le tout soutenu par des services appropriés et une nouvelle culture du lieu de travail: tels sont les éléments clés qui créent le bureau intelligent. Et c’est dans ce contexte que la nouvelle tendance, le lieu de travail hybride, est née !

Les innovations énumérées ci-dessus, motivées par la volonté de réagir à la pandémie, et une nouvelle conscience du travail typique de la génération des Millennials, ont donné naissance à une culture totalement nouvelle. Le travail hybride permet de mieux contrôler son temps, de décider quand il est nécessaire d’être présent au bureau ou quand il est plus productif de travailler à domicile. Cela signifie également être capable de se coordonner librement avec ses collègues et ses responsables pour atteindre une productivité maximale. Cela signifie également être en mesure de négocier des avantages qui, autrefois, ne pouvaient même pas être envisagés, comme un lieu de travail plus proche du domicile, ou plus de temps à consacrer à sa famille. Ce n’est pas seulement le résultat d’une nouvelle situation à laquelle les personnes et les entreprises ont dû faire face, mais aussi le résultat d’un engagement actif pour trouver des solutions et des technologies qui peuvent soutenir cette dynamique.

C’est la technologie qui permet aux gens de s’engager à distance, par appel vidéo, avec des documents partagés et des expériences numériques de plus en plus immersives. Et c’est toujours la technologie qui permet aux gens d’accéder à n’importe quel espace de coworking comme s’ils accédaient au siège de leur entreprise, en trouvant tout le confort, l’équipement et l’espace dont ils ont besoin pour travailler. Et enfin, c’est encore la technologie qui permet aux entreprises d’orchestrer une main-d’œuvre dynamique, comme le sont les jeunes professionnels, avec des opérations agiles et les bonnes économies.

Une plateforme pour le bureau intelligent et le lieu de travail hybride

Nous avons parlé de la plateforme à plus d’une occasion, mais sans donner plus d’informations à son sujet. Le moment est venu de reprendre ce concept et d’en donner une brève description afin que son importance soit comprise. Nous avons vu comment différentes solutions logicielles peuvent être intégrées, chacune se consacrant à la résolution d’un ou plusieurs aspects du bureau intelligent. Le logiciel lui-même est un outil très puissant, à la fois parce qu’il peut arriver facilement sur tous les appareils, et donc être disponible pour tous, et parce qu’il est capable d’évoluer et de s’adapter aux nouvelles exigences avec une rapidité impensable pour les solutions matérielles. Ce dont les logiciels ont besoin pour exprimer tout leur potentiel, c’est d’une plateforme appropriée, c’est-à-dire d’un mélange de technologies matérielles et logicielles qui servent à leur tour de base, de trait d’union entre les logiciels et la réalité physique. Dans le cas du marché immobilier, il est évident que la plateforme est particulièrement pertinente, dans un contexte où tout se joue dans la relation entre les personnes et l’espace conçu pour leurs activités. Une plateforme pour la gestion d’un lieu de travail hybride doit garantir :

• Dimensionnement correct de l’infrastructure du cloud et attention particulière à sa sécurité : la technologie du cloud est révolutionnaire, c’est pourquoi elle doit être fournie par des entreprises spécialisées dans la gestion et la sécurité des infrastructures.
• Matériel IoT de qualitéqui est pluripotent et réagit à la charge de travail : la robustesse du matériel et ses capacités font ici la différenceUn exemple en est l’informatique en périphérie, c’est-à-dire la capacité d’apporter l’intelligence logicielle directement dans les dispositifs (par exemple les serrures), c’est-à-dire au plus près des utilisateurs et de l’interaction, ce qui permet d’accroître la réactivité et la sécurité.
• Des professionnels et des spécialistes capables de fournir les technologies adéquates et de comprendre les besoins de l’entreprise cliente : les nouvelles technologies ont remis le rôle des personnes au centre, leur permettant de concevoir(avec des processus de co-conception) des espaces de manière à répondre exactement à leurs besoins.

Le concept de plateforme est donc complexe, impliquant à la fois des aspects technologiques et professionnels.

Contrôle d’accès pour les bureaux intelligents et les lieux de travail hybrides

Le contrôle d’accès est un service essentiel dans la gestion de tout projet immobilier, notamment pour la gestion des espaces de travail modernes. Assurer la flexibilité sans sacrifier la sécurité nécessaire dans les périmètres de l’entreprise est le grand défi de l’immobilier dans ce domaine.

Sofia Locks a développé un système de contrôle d’accès qui répond à toutes les exigences d’une plateforme supportant le lieu de travail hybride. Grâce au matériel des solutions ultimes de contrôle d’accès d’ISEO, à l’expertise en matière de développement de logiciels « cloud-native » de l’équipe de développement de Sofia Locks et à l’expérience acquise par nos conseillers en contrôle d’accès, nous sommes en mesure de fournir des solutions d’entreprise de qualité supérieure aux spécialistes du lieu de travail dans le secteur immobilier international.