Smart Office, die notwendigen Integrationen für hybride Arbeitsumgebungen

Es gibt keinen festen Standort mehr. Es handelt sich nicht nur um ein Wortspiel, sondern um die Synthese eines revolutionären Wandels, den die Technologie in mehreren Bereichen bewirkt hat: nicht nur bei den Arbeitsgewohnheiten vieler Menschen, sondern auch bei Immobilienprojekten und deren Baustellen sowie bei der Vermarktung von Räumen. Etwas Neues, die digitale Information, und mit ihr Daten und Software, ist in den Vordergrund getreten und hat den Arbeitsraum neu geformt. Wände sind wie Dokumente entmaterialisiert worden, Sitzungen finden dezentral statt, Raum und Zeit haben sich in einer neuen Form getroffen: on-Demand. Werfen wir also einen Blick auf die wichtigsten Veränderungen, die Software in Büros mit sich gebracht hat, um zu verstehen, wie man einen Arbeitsplatz im Jahr 2022 richtig gestaltet.

Smart Office, was es bedeutet, intelligente Technologie in das Büro zu integrieren

Zunächst einmal muss man verstehen, über welche Technologie wir sprechen. Personal Computer, Drucker, aber auch ERPs etc. sind bereits seit vielen Jahren an den Arbeitsplätzen präsent und nichts Revolutionäres mehr. Sie hatten auch keinen großen Einfluss auf die Organisation des Raums. Die am weitesten fortgeschrittene Technologie wird heute als intelligente Technologie oder allgemeiner als intelligent bezeichnet. Aber für diejenigen, die die Möglichkeiten und neuen Geschäftsmodelle kennen und verstehen müssen, gibt es zwei Schlüsselbegriffe, die man sich merken sollte: IoT und Cloud. Schauen wir uns zwei kurze Definitionen an:

Das IoT oder Internet der Dinge ist, vereinfacht gesagt, die Integration von elektronischen Baugruppen, vor allem aber von Software, in Alltagsgegenstände (in fortgeschritteneren Fällen kann man auch von Edge Computing sprechen, wie wir später sehen werden).

Die Cloud ist, wiederum vereinfacht, die Verfügbarkeit enormer Rechenkapazitäten, zahlloser Softwaredienste, Sicherheit und Kommunikation über das öffentliche Internet (oder manchmal auch über private Netze), also überall dort, wo es ein Netz gibt.

Wir wollten diese beiden Begriffe rekapitulieren, da sie die Grundlage sind, um die sich vollziehende Revolution zu verstehen. In der Tat sind fast alle (wenn nicht sogar alle) Software-Integrationen für intelligente Büros IoT- und/oder Cloud-basiert. Schauen wir uns an, was dies in der Praxis bedeutet, bevor wir uns den wichtigsten Arten von Integrationen für einen intelligenten Arbeitsbereich zuwenden.

• Software-Integrationen werden nicht mehr lokal auf den Bürocomputern installiert, sondern sind über Webschnittstellen (Web-App) oder für Smartphones mit speziellen Apps verfügbar. Sie sind daher jederzeit von jedem autorisierten Gerät aus zugänglich;
• Software ist dezentral, d. h. sie ist in Objekten (in Schlössern, Klimaanlagen, Fußböden, …) und im Raum verteilt (ein einziges Bedienfeld kann Räume und Gebäude sogar in verschiedenen Ländern verwalten);
• Software ist eine Dienstleistung, sie wird im Abonnement gekauft, solange sie gebraucht wird, und derjenige, der sie kauft, muss sich dann nicht um ihre Wartung oder Aktualisierung kümmern.

Diese drei Merkmale ermöglichen, wenn sie bereits in der Entwurfsphase berücksichtigt werden, die Integration zahlreicher Funktionen und Dienstleistungen in die Arbeitsräume, was den Wert dieser Räume erhöht und sie für Unternehmen und die Arbeitskräfte der Zukunft attraktiver macht.

Reservierung gemeinsamer Ressourcen im Büro

Dass man einen Sitzungsraum buchen muss, um ihn nutzen zu können, ist nichts Neues. Aber die Entwicklung von immer bequemeren und reaktionsschnelleren Buchungslösungen hat sich bereits in den vergangenen Jahren auf die Verwaltung von Arbeitsplätzen ausgewirkt. Und dann tauchten die ersten Coworking-Spaces auf: Räume, die mit der Idee konzipiert wurden, dass alle Ressourcen gemeinsam genutzt werden können, um eine effizientere Raumverwaltung zu ermöglichen und den Unternehmen und Arbeitnehmern wichtige Vorteile zu bieten. Coworking hat sich zunehmend sowohl als eigenständige Realität als auch als Organisationsparadigma für Arbeitsräume etabliert: nicht nur Besprechungsräume, sondern auch Arbeitsplätze, Firmenwagen, Ausrüstung usw. sind auf Anfrage zugänglich. Über eine Schnittstelle auf dem Laptop oder Mobiltelefon können die Nutzer die verfügbaren Ressourcen im Kalender durchsuchen, sie buchen und bei Bedarf abrufen.

Die Integration eines Reservierungsmanagementsystems ist heute für jedes Unternehmen absolut notwendig, unabhängig davon, wie die Räumlichkeiten organisiert sind. Was sich ändert, ist, wie und wer für die Integration dieser Dienste zuständig ist. Ging es anfangs nur um die Verwaltung eines gemeinsamen Kalenders, geht es heute dank IoT und Cloud mehr um die Interaktion mit dem Raum, die Verfügbarkeit von Ressourcen und die Sicherheit. Der Eigentümer (Vermieter) oder Verwalter (Mieter) wird dann gebeten, Räume mit geeigneter Technik einzurichten.

Diejenigen, die die Räume nutzen, erwarten folgende Funktionen:

• Granulare Verwaltung von Zutrittsberechtigungen aus der Ferne
• Echtzeit-Verkehrskontrolle in Räumen
• Darstellung der Nutzungsfrequenz
• Nachfrageorientierte Steuerung der Nutzung von Energie und Dienstleistungen

und anderes mehr.

Für die Verwaltung all dieser Dienste gibt es geeignete Softwarelösungen, die Technologieplattformen benötigen, um ihre Integration zu ermöglichen. Es obliegt den Planern von Räumen, zu entscheiden, welche Technologie integriert werden soll, um den Wert von Gebäuden zu erhöhen, so dass die Nutzer die Software ihrer Wahl problemlos integrieren können.

Effizientere Verwaltung des Büros

Sobald eine geeignete Technologieplattform eingesetzt wird, können durch Softwareintegrationen unzählige Daten gesammelt werden. Die Integrationen, die Daten verfügbar machen und manipulieren, betreffen den gesamten Immobilienmarkt, vom Vermieter über den Mieter bis zum Unternehmen.

Es ist allgemein bekannt, wie sehr Daten im Zeitalter der digitalen Revolution viele Unternehmen von Grund auf verändert haben. Immobilien gehören sicherlich dazu. Wir haben bereits die Coworkings erwähnt, die als Vorreiter bei der Optimierung gemeinsam genutzter Ressourcen gelten. Der eher wirtschaftlich-finanzielle Aspekt dieser Art von Arbeitsplatzverwaltung muss nun hervorgehoben werden. In einer Zeit, in der Fernarbeit möglich ist und immer häufiger vorkommt, in der sich die Menschen sehr leicht bewegen, um ihre Expertise dort einzubringen, wo sie gebraucht wird, und in der viele Aufgaben von unterwegs aus erledigt werden können, hat die Immobilienbranche begonnen, ihre Raumvermarktungsmodelle zu überdenken. Für viele Unternehmen ist es nicht mehr notwendig, ein eigenes Büro mit der gleichen Anzahl von Arbeitsplätzen zu haben wie Mitarbeiter in diesem Bereich. Tatsächlich bieten sich mindestens zwei bequemere Lösungen an:

• Reduzieren der Bürofläche und Fördern vom Wechsel zwischen Fernarbeit und Arbeit vor Ort,
• Anmietung von Arbeitsplätzen (oder ganzen Bereichen) in Coworking- oder Pro-Working-Spaces, um die Kosten in einem einzigen Posten zu rationalisieren und die Last der Wartung und der Dienstleistungen auf den Raumanbieter zu übertragen.

Lösungen, die durch neue Modelle der Organisation und Vermarktung von Räumen auf der Grundlage von reaktivem Informationsmanagement und Datenanalyse ermöglicht werden.

Eine zweite wichtige Integration für das intelligente Büro ist daher ein effizientes Raumverwaltungspanel, das von Berichten zur Datenanalyse begleitet wird. Wer einen modernen Raum verwaltet, braucht eine adäquate Funktionalität, die es ihm ermöglicht:

• viele Ressourcen agil und mit einer begrenzten Anzahl von Aktionen verwalten,
• von jedem Ort aus und von unterwegs auf die Bedienfelder zugreifen,
• Zugriffsrechte auf gesicherte Bereiche und Systeme (für Benutzer oder andere Manager) zu kontrollieren,
• über Daten in Echtzeit und in aussagekräftiger Form zu verfügen

und anderes mehr.

Um neue Geschäftsmodelle zu schaffen, ist es unerlässlich, die Verantwortlichen mit den richtigen Werkzeugen für die anstehenden Aufgaben auszustatten. Ein Aspekt, der allzu oft übersehen wird, aber eine Schlüsselrolle für den Erfolg eines Unternehmens spielen kann.

Steigerung der Produktivität von Arbeitnehmern und Fachkräften durch Förderung der Autonomie

Es gibt zahlreiche Studien, die einen Zusammenhang zwischen der Produktivität des Unternehmens und der Arbeitsautonomie festgestellt haben. Die innovativsten Unternehmen haben längst Modelle der Arbeitsverwaltung eingeführt, die auf Autonomie und Verantwortung basieren. Die meisten dieser Modelle werden durch die digitale Revolution, die Instrumente für eine agile Kommunikation und Organisation bietet, ermöglicht oder zumindest unterstützt. Das intelligente Büro ist der Ort der Wahl für die innovativsten Methoden der Arbeitsverwaltung: Das Vorhandensein geeigneter technologischer Lösungen ermöglicht es den Menschen, ein Höchstmaß an Autonomie bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu entwickeln. Die Möglichkeit zu entscheiden, wo und wie man arbeitet, sich nach Bedarf zu bewegen, dynamische Arbeitsgruppen zu bilden, die die Bedürfnisse aller Mitglieder berücksichtigen, sind einige der wichtigsten Aspekte dieser Arbeitsumgebungen. Aber die Software-Integrationen, die in den letzten Jahren auf den Markt gekommen sind, haben unzählige weitere Möglichkeiten für die Interaktion in den Büros geschaffen. Heute bieten innovative Unternehmen und Arbeitsbereiche spezielle Apps an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, miteinander und mit dem Unternehmen selbst zu kommunizieren und auf eine Vielzahl von Diensten zuzugreifen (Schließfächer, Verkaufsautomaten, Fitnessstudios, Parkhäuser, …), Zugriff auf den digitalen und nicht-digitalen Marktplatz, um Informationen über ihre Aktivitäten im Büro zu erhalten und vieles mehr.

Die Lösungen sind nahezu endlos und ihre Integration wird immer einfacher. Sobald eine geeignete Technologieplattform implementiert ist, kann jede Art von Dienst durch einfache Verbindung mit der entsprechenden Software hinzugefügt werden, d. h. ohne Kosten oder komplexe Eingriffe, und ist sofort auf allen autorisierten Geräten verfügbar.

Hybrider Arbeitsplatz, die Zukunft des intelligenten Büros

Interaktion mit dem Raum, intelligente Verwaltung und Autonomie im Büro, unterstützt durch geeignete Dienstleistungen und eine neue Arbeitsplatzkultur: das sind die Schlüsselelemente, die das intelligente Büro ausmachen. Und in diesem Zusammenhang wurde der neue Trend, der hybride Arbeitsplatz, geboren!

Die oben genannten Innovationen, die von dem Wunsch angetrieben werden, auf die Pandemie zu reagieren, und ein neues Arbeitsbewusstsein, das für die Generation der Millennials typisch ist, haben zu einer völlig neuen Kultur geführt. Hybrides Arbeiten bedeutet, mehr Kontrolle über die eigene Zeit zu haben und zu entscheiden, wann es notwendig ist, im Büro anwesend zu sein, oder wann es produktiver ist, von zu Hause aus zu arbeiten. Es bedeutet auch, dass man sich mit Kollegen und Vorgesetzten frei abstimmen kann, um ein Höchstmaß an Produktivität zu erreichen. Es bedeutet auch, dass man in der Lage ist, Vorteile auszuhandeln, die man früher nicht einmal in Betracht ziehen konnte, z. B. einen Arbeitsplatz, der näher am Wohnort liegt, oder mehr Zeit für die Familie. Dies ist nicht nur das Ergebnis einer neuen Situation, der sich Menschen und Unternehmen stellen mussten, sondern auch das Ergebnis eines aktiven Engagements bei der Suche nach Lösungen und Technologien, die diese Dynamik unterstützen können.

Es ist die Technologie, die es den Menschen ermöglicht, sich aus der Ferne per Videoanruf mit gemeinsamen Dokumenten und immer intensiveren digitalen Erfahrungen zu beschäftigen. Und es ist immer die Technologie, die es den Menschen ermöglicht, einen Coworking-Space so zu betreten, als ob sie ihren Unternehmenssitz betreten würden, und alle Annehmlichkeiten, Geräte und den Raum vorfinden, die sie zum Arbeiten brauchen. Und nicht zuletzt ermöglicht Technologie Unternehmen eine dynamische Belegschaft zu orchestrieren, wie es junge Fachkräfte sind, mit agilen Abläufen und den richtigen Einsparungen.

Eine Plattform für intelligente Büros und hybride Arbeitsplätze

Wir haben bei mehr als einer Gelegenheit über die Plattform gesprochen, ohne jedoch weitere Informationen darüber zu geben. Jetzt ist es an der Zeit, dieses Konzept aufzugreifen und kurz zu beschreiben, damit seine Bedeutung verstanden werden kann. Wir haben gesehen, wie verschiedene Softwarelösungen integriert werden können, von denen jede einen oder mehrere Aspekte des intelligenten Büros bedienen kann. Die Software selbst ist ein sehr leistungsfähiges Instrument, weil sie leicht auf alle Geräte gelangen kann und somit für alle verfügbar ist, und weil sie sich mit einer Geschwindigkeit weiterentwickeln und an neue Anforderungen anpassen kann, die für Hardware-Lösungen undenkbar ist. Damit Software ihr volles Potenzial entfalten kann, braucht sie eine geeignete Plattform, d. h. eine Mischung aus Hardware- und Softwaretechnologien, die wiederum als Basis, als Bindeglied zwischen Software und physischer Realität fungiert. Am Beispiel des Immobilienmarktes wird deutlich, dass die Plattform in einem Kontext, in dem sich alles in der Beziehung zwischen den Menschen und dem für ihre Aktivitäten vorgesehenen Raum abspielt, von besonderer Bedeutung ist. Eine Plattform zur Verwaltung eines hybriden Arbeitsplatzes muss Folgendes gewährleisten:

• Richtige Dimensionierung der Cloud-Infrastruktur und besonderes Augenmerk auf ihre Sicherheit: Die Cloud-Technologie ist revolutionär, weshalb sie von Unternehmen bereitgestellt werden muss, die auf Infrastrukturmanagement und Sicherheit spezialisiert sind.
• Hochwertige IoT-Hardware, die pluripotent ist und auf die Arbeitsbelastung reagiert: die Robustheit der Hardware und ihre Fähigkeiten machen hier den Unterschied. Ein Beispiel hierfür ist das Edge Computing, d. h. die Fähigkeit, Software-Intelligenz direkt in Geräte (z. B. Schlösser) einzubringen, d. h. so nah wie möglich am Nutzer und an der Interaktion, wodurch die Reaktionsfähigkeit und die Sicherheit erhöht werden.
• Fachleute und Spezialisten, die in der Lage sind, die richtigen Technologien zur Verfügung zu stellen und die Bedürfnisse des Kundenunternehmens zu verstehen: Die neuen Technologien haben die Rolle des Menschen wieder in den Mittelpunkt gerückt und ihm die Möglichkeit gegeben, (mit Co-Design-Prozessen) Räume so zu gestalten, dass sie genau seinen Bedürfnissen entsprechen.

Das Konzept der Plattform ist daher komplex und umfasst sowohl technische als auch fachliche Aspekte.

Zutrittskontrolle für Smart Office und hybride Arbeitsplätze

Die Zutrittskontrolle ist ein zentraler Dienst bei der Verwaltung eines jeden Immobilienprojekts, insbesondere bei der Verwaltung moderner Arbeitsräume. Die große Herausforderung für Immobilien in diesem Bereich ist es, Flexibilität zu bieten, ohne die notwendige Sicherheit in den Unternehmensgrenzen zu opfern.

Sofia Locks hat ein Zutrittskontrollsystem entwickelt, das alle Anforderungen an eine Plattform für den hybriden Arbeitsplatz erfüllt. Dank der Hardware von ISEO Ultimate Access Technologies, der cloudnativen Software-Entwicklungskompetenz des Sofia-Locks-Teams und der Erfahrung unserer Zutrittskontrollberater sind wir in der Lage, erstklassige Unternehmenslösungen für spezielle Arbeitsumgebungen in der internationalen Immobilienbranche anzubieten.