Smartes Coworking mit Zutrittskontrolle

Der Betrieb eines Coworking-Unternehmens erfordert eine Reihe von Maßnahmen, um Kundenzufriedenheit, Unternehmenseffizienz und -sicherheit zu gewährleisten. Der Markt ist inzwischen ausgereift und die Kunden haben sich an immer umfassendere Dienstleistungen gewöhnt, die auf die Bedürfnisse des agilen Arbeitens und in der Freizeit zugeschnitten sind. Ein Coworking-Space entsteht in erster Linie durch seine Räume, durch die Art und Weise, wie diese Räume den Nutzern zur Verfügung gestellt werden, und durch das Angebot an Dienstleistungen. Ein hochmodernes Zutrittskontrollsystem kann den Unterschied machen, indem es einen Coworking-Space in eine wirklich intelligente Umgebung verwandelt, die neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet, Sicherheit gewährleistet und Kosten senkt.

Ein erfolgreiches Unternehmen wird bald mehrere, auch weit voneinander entfernte Räume verwalten müssen. Deshalb ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die mit dem Unternehmen mitwächst: vom Start-up bis zum florierenden Unternehmen.

Ein Raum zum Arbeiten, aber auch ein kreativer Raum, der das Zusammentreffen verschiedener Berufsgruppen erleichtert, ein Ort der Weiterbildung und der Begegnung: Um all dies zu sein, muss ein Coworking-Space bestimmte Merkmale aufweisen.

1. Leichter Zutritt: Die Nutzer müssen die Räume und Dienste leicht erreichen können.
2. Agile Organisation: schnelles und einfaches Reagieren auf unterschiedliche Nutzerbedürfnisse.
3. Zeitliche Flexibilität: Die Nutzer müssen sich frei fühlen, um einen stabilen und zufriedenen Kundenstamm aufzubauen.
4. Modernste Dienstleistungen: Coworking ist per definitionem die natürliche Umgebung für moderne Berufstätige, die daran gewöhnt sind, alles auf ihrem Smartphone zur Hand zu haben und die Dienstleistungen, die sie interessieren, frei wählen zu können.

Ein für Coworkings konzipiertes Zutrittskontrollsystem muss bestimmte Funktionen umfassen:

1. Unterstützung verschiedener Zutrittsmethoden, vom physischen Transponder oder Ausweis bis hin zum virtuellen Identmedium auf dem Smartphone.
2. Integrieren Sie ein umfassendes Verwaltungssystem, um volle Kontrolle über Benutzer und Berechtigungen zu haben.
3. Spezielles Design für die Bedürfnisse von Coworkings, das Zutritt zu den Räumen, aber auch Zugriff auf die Ressourcen (z. B. Arbeitsplätze) flexibel und kompatibel mit den Abonnement- oder Mietmodellen der Einrichtung ermöglicht.
4. Gewährleistung der Sicherheit durch Protokollierung der Zutritte und die Möglichkeit für Manager, Berechtigungen in Echtzeit und mit sofortiger Wirkung zu ändern.

Gemeinsam genutzte Räume für Firmen und Unternehmen haben sich mittlerweile etabliert. Heute machen die Qualität und der Umfang der Dienstleistungen den Unterschied und nur die innovativsten Unternehmen können am Markt bestehen.

ZUTRITT ZUM COWORKING PER SMARTPHONE

Die modernsten Zutrittskontrollsysteme unterstützen virtuelle Ausweise direkt auf den Smartphones der Nutzer. In der Praxis müssen sie lediglich eine App herunterladen und sich mit den ihnen zugewiesenen Anmeldedaten registrieren, um einen persönlichen Schlüssel zu erhalten. Es wird nicht mehr nötig sein, Ausweise oder Schlüssel an die Nutzer auszugeben; ihr Smartphone ermöglicht ihnen den Zutritt zu allen autorisierten Räumen. Darüber hinaus bietet der virtuelle Ausweis viele erweiterte Funktionen, wie die Buchung von Räumen und Ressourcen. Die Nutzer können daher viele der angebotenen Dienste selbständig verwalten, was die Mitarbeiter entlastet und ein wirklich intelligentes Erlebnis bietet.

AUSWEISE, SMARTPHONES UND PINS IN EINEM SYSTEM MIT FLEXIBLEN ZUTRITTSREGELN

Die Flexibilität der Zutrittsregeln ist bei der Wahl eines Zutrittskontrollsystems von entscheidender Bedeutung. Jedes Geschäftsmodell basiert auf bestimmten Verkaufslösungen, z. B. auf Abonnements oder der Nutzung. Der Schlüssel zu einer wirklich intelligenten Dienstleistung ist die Möglichkeit, die Zutrittsregeln für jeden Nutzer auf den von ihm erworbenen Tarif abzustimmen. Anhand einiger Beispiele wird vielleicht deutlicher, wie ein auf die Bedürfnisse des Nutzers und das Coworking-Geschäftsmodell zugeschnittenes Abonnement gestaltet werden kann:

• Zutrittsrechte für bestimmte Zeiträume zuweisen
• Ressourcengruppen für einzelne Tarifen definieren und freigeben
• Bereiche, zu denen Nutzer freien Zutritt haben, gesperrte Bereiche und Durchgänge definieren

Wie verwaltet man ein Unternehmen, das sich ständig verändert und das von unterschiedlichsten Berufsgruppen mit verschiedenen Bedürfnissen genutzt wird? Von Leuten, die nur einen kleinen Tisch und einen Kaffee benötigen, dann aber doch einen ganzen Raum für eine Veranstaltung mit Hunderten von Teilnehmern.

CLOUD-LÖSUNGEN, UM IMMER VERBUNDEN ZU SEIN

Alle Dienste, auf die wir über unsere Geräte zugreifen, ob Desktop oder Handy, sind immer und überall 24 Stunden am Tag verfügbar. Cloudbasierte Zutrittskontrollsysteme bieten Coworking- und Shared-Space-Managern dieselbe Verfügbarkeit: Egal, ob sie die Berechtigungen eines Nutzers ändern oder das Zutrittsprotokoll überprüfen müssen, es ist wichtig, dass Sie dies mobil und sofort von einem speziellen Coworking-Management-System aus tun können.
Darüber hinaus ist eine cloudbasierte Lösung so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens skalieren kann. Im folgenden Abschnitt über Unternehmen sehen wir, wie mit einer hochmoderne Zutrittskontrolle über ein einziges Panel unzählige Standorte in einem beliebigen geografischen Gebiet verwalten werden kann.

PLUGINS ZUR VERBESSERUNG DER ZUTRITTSKONTROLLE

Eine moderne Softwarelösung muss in der Lage sein, mit dem Unternehmen mitzuwachsen und neue Funktionen zu integrieren, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und neue Einnahmen generieren können. Plugins können ein Zutrittskontrollsystem um zahlreiche Funktionen erweitern, z. B. um Analysen, die Daten zur Raum- oder Ressourcennutzung anzeigen, oder um Hot-Desking-Funktionen. Die Analyse von Echtzeitdaten oder Ereignishistorien ermöglicht es den Managern, ihre Angebote an das Nutzerverhalten anzupassen, ihre Maßnahmen zu bündeln und vorherzusagen, wann mehr Ressourcen oder Räume benötigt werden.

Jedes Coworking-Projekt hat seine Besonderheiten, helfende Tools und Verwaltungswerkzeuge sollten mit Bedacht gewählt werden. Das richtige Zutrittskontrollsystem muss einen angemessenen Preis haben, Prozesse vereinfachen und mit dem Unternehmenswachstum Schritt halten können.

INSTALLATION UND KOSTEN

Die Einrichtung herkömmlicher Systeme war mit enormem Aufwand und Kosten verbunden. Für eine sichere Umgebung mussten unter anderem ein lokaler Server installiert und die Schlösser verkabelt werden. Mit den neuesten cloudbasierten Zutrittskontrollsystemen sind diese Probleme durch die Einführung der Cloud-Technologie kein Thema mehr. Die Cloud-Technologie erfordert keine besonderen Installationsarbeiten; Basislösungen werden in der Regel ohne jegliche Verkabelung realisiert. Außerdem ist es nicht mehr notwendig, vor Ort spezielle Hardware zu installieren, außer den intelligenten Schlössern selbst, die einfach anstelle der normalen Schlösser installiert werden können.

FÜR HÖCHSTE SICHERHEIT

Eine moderne Cloud-Lösung garantiert auch ein wesentlich höheres Maß an Sicherheit als herkömmliche Lösungen. Die Systeme von Sofia Locks werden nach Sicherheitsstandards bei Banken und gemäß den Vorgaben der DSGVOR entwickelt. Außerdem erfolgen die Software-Updates automatisch, ohne Ihre tägliche Arbeit zu stören oder zu verzögern.

VOM START-UP BIS ZUM FLORIERENDEN UNTERNEHMEN, ZUTRITTSKONTROLLE IN DER CLOUD

Die einfache Installation dieser Systeme wird noch deutlicher, wenn das Unternehmen wächst und neue Räume einbeziehen muss. In diesen Fällen ist es nicht erforderlich, Software oder Hardware zu ändern oder auszutauschen: Ein und dasselbe Bedienfeld, das für eine Anlage verwendet wird, kann ohne Einschränkungen zwei oder mehr Anlagen verwalten. Die schnelle und unkomplizierte Einrichtung des Zutrittskontrollsystems im ersten Coworking-Space gilt auch für alle nachfolgenden Coworking-Spaces, egal wo auf der Welt sie sich befinden.