Coworking smart con il controllo accessi

Gestire un coworking comporta un insieme di operazioni che coinvolgono la soddisfazione del cliente, l’efficienza dell’impresa e la sicurezza dell’attività. Il mercato è ormai maturo e ha abituato i clienti a servizi sempre più completi, pensati per soddisfare le esigenze di un lavoro agile e di contesti anche informali. Un coworking nasce prima di tutto dai suoi spazi, da come questi spazi sono messi a disposizione degli utenti e con quali servizi. Un sistema di controllo accessi all’avanguardia può fare la differenza trasformando un coworking in un ambiente veramente smart, aprendo a nuove possibilità di business, garantendo la sicurezza e tagliando i costi.

Un’impresa di successo si troverà presto a gestire più spazi, anche molto distanti tra loro. Per questo motivo è importante scegliere una soluzione che sia in grado di scalare con il business: dalla startup al livello enterprise.

Uno spazio per il lavoro, ma anche uno spazio creativo che faciliti l’incontro di diverse realtà professionali, un luogo di formazione e di aggregazione: per essere tutto questo un coworking deve avere alcune caratteristiche fondamentali.

1. Facilità di accesso: gli utenti devono poter accedere a spazi e servizi con semplicità
2. Organizzazione agile: rispondere alle diverse esigenze degli utenti con prontezza e semplicità
3. Flessibilità oraria: gli utenti devono sentirsi liberi in modo da avere una clientela stabile e soddisfatta;
4. Servizi all’avanguardia: per definizione il coworking è l’ambiente naturale dei professionisti moderni, abituati ad avere tutto a portata di mano nello smartphone e poter gestire liberamente i servizi a cui sono interessati;

Un sistema di controllo accessi pensato per i coworking deve di conseguenza garantire alcune funzionalità

1. Supportare diverse modalità di accesso, dal badge fisico al badge virtuale nello smartphone;
2. Integrare un gestionale completo, che permetta di tenere sotto controllo utenti e permessi;
3. Essere progettato per rispondere alle esigenze del coworking, gestendo gli accessi agli spazi, ma anche alle risorse (le postazioni ad esempio), in modo flessibile e compatibile con i modelli di abbonamento o noleggio della struttura;
4. Garantire la sicurezza, registrando gli accessi e permettendo ai gestori di modificare i permessi in tempo reale, con effetto immediato;

Gli spazi condivisi per professionisti e aziende non sono più una novità, oggi i coworking sono entrati in una fase matura dove la differenza la fa la qualità del servizio e solo i più innovativi riescono a mantenere la leadership di mercato.

ACCEDERE AL COWORKING CON LO SMARTPHONE

I sistemi di controllo accessi più avanzati integrano badge virtuali direttamente nello smartphone degli utenti. In pratica basta scaricare una App e registrarsi con le credenziali assegnate per ottenere una chiave personale. Non sarà più necessario distribuire badge o chiavi agli utenti, il loro smartphone gli permetterà di accedere a tutti gli spazi autorizzati. Inoltre il badge virtuale offre numerose funzionalità avanzate, come la prenotazione di spazi e risorse. Gli utenti possono quindi gestire in autonomia molti dei servizi offerti, allegerendo il carico del personale e vivendo un’esperienza veramente smart.

BADGE, SMARTPHONE E PIN IN UN UNICO SISTEMA CON REGOLE DI ACCESSO FLESSIBILI

La flessibilità delle regole di accesso fa davvero la differenza nella scelta di un sistema di controllo accessi. Qualsiasi modello di business si basa su particolari soluzioni di vendita, su abbonamento per esempio, o a consumo. Poter modellare le regole di accesso di ogni singolo utente sul particolare piano che ha acquistato è la chiave per un servizio veramente smart. Può risultare più chiaro facendo alcuni esempi di come creare un abbonamento su misura secondo le esigenze dell’utente e il modello di business del coworking:

• Assegnare precise fasce orari di accesso
• Assegnare una famiglia di risorse a cui è possibile accedere secondo il piano tariffario
• Definire le aree a cui l’utente può liberamente accesso, quelle inibite e quelle di transito

Come è possibile gestire con successo una realtà in continuo movimento, dove si incontrano professionisti con una grande varietà di necessità, che possono avere bisogno solo di un tavolino e un caffé, come di un’intera sala per un evento con centinaia di iscritti?

SOLUZIONI IN CLOUD PER ESSERE SEMPRE CONNESSI

Tutti i servizi a cui accediamo attraverso i nostri device, desktop o mobile, sono sempre disponibili 24 ore su 24 e in qualsiasi luogo ci troviamo. I sistemi di controllo accessi in cloud garantiscono la stessa disponibilità ai gestori di coworking e spazi condivisi: che si debba modificare le autorizzazioni di un utente o controllare il registro degli accessi, è importante poterlo fare in mobilità e immediatamente, da un gestionale per coworking dedicato.
Inoltre una soluzione in cloud è progettata per scalare naturalmente seguendo la crescita del business, nella sezione enterprise più avanti vediamo come un controllo accessi all’avanguardia può gestire da un unico pannello innumervoli sedi distribuite su qualsiasi area geografica.

PLUGINS PER POTENZIARE IL CONTROLLO ACCESSI

Una soluzione software all’avanguardia deve poter crescere con l’azienda, integrando nuove funzionalità che rispondano alle esigenze del business e che possano portare nuovi ricavi. I plugins possono potenziare un sistema di controllo accessi con innumerevoli funzioni, per esempio degli analytics che mostrino i dati di utilizzo degli spazi o delle risorse, o le funzionalità di hot desking. Poter analizzare i dati in tempo reale o lo storico degli eventi permette ai gestori di modificare le loro offerte rispetto al comportamento degli utenti, di concentrare il loro impegno quando è necessario, e di prevedere quando saranno necessarie più risorse o forniture.

Le idee per un coworking possono essere molteplici, come altri strumenti a supporto, il controllo accessi deve essere scelto con cura per supportare l’impresa, non gravare eccessivament sui costi e accompagnare la crescita.

L’INSTALLAZIONE E I COSTI

I sistemi tradizionali comportavano una spesa ingente per la messa in opera: dall’installazione di un server locale fino al cablaggio delle serrature mettere in sicurezza e sotto controllo i propri spazi era una scelta importante, per via dei costi e degli interventi sulla struttura. I sistemi di controllo accessi in cloud di ultima generazione superano tutte queste difficoltà con l’introduzione della tecnologia cloud. La tecnologia cloud non richiede particolari interventi per l’installazione, di solito le soluzioni base sono realizzate senza alcuna opera di cablatura. Inoltre non è più necessario installare hardware dedicato in sede, se non le stesse serrature intelligenti (o smart locks), e queste ultime si montano facilmente al posto delle comuni serrature.

OTTENERE I MASSIMI LIVELLI DI SICUREZZA

Una soluzione in cloud di ultima generazione garantisce anche un livello di sicurezza decisamente superiore a quello fornito dalle soluzioni tradizionali. I sistemi Sofia Locks sono costruiti con standard di sicurezza finanziari e secondo le direttive relative al GDPR. Inoltre gli aggiornamenti del software sono automatici, non pesano quindi sul lavoro di tutti i giorni né lo rallentano.

DA STARTUP A ENTERPRISE, CONTROLLO ACCESSI IN CLOUD

La semplicità di installazione di questi sistemi è ancora più evidente nel momento in cui l’impresa cresce e deve incorporare nuovi spazi. In questi casi non sarà necessario modificare o sostituire software o hardware: lo stesso pannello di controllo utilizzato per una struttura può gestierne due o più senza alun limite. L’agilità con cui è stata adottato il sistema di controllo accessi nel primo spazio di coworking sarà immutata per tutti i successivi, ovunque essi siano nel mondo.