Coworking smart con el control de acceso

Gestionar un espacio de coworking supone un conjunto de operaciones que implican la satisfacción del cliente, la eficiencia de la empresa y la seguridad del negocio. El mercado ya está maduro y ha acostumbrado a los clientes a servicios cada vez más completos, diseñados para satisfacer las necesidades de un trabajo ágil y de contextos también informales. Un coworking nace ante todo a partir de sus espacios, a partir de poner estos espacios a disposición de los usuarios y con qué servicios. Un sistema de control de acceso de vanguardia puede marcar la diferencia al transformar un espacio de coworking en un entorno verdaderamente smart, abriendo nuevas posibilidades de negocio, garantizando la seguridad y reduciendo los costes.

Una empresa de éxito pronto se encontrará gestionando varios espacios, incluso muy distantes entre sí. Por eso es importante elegir una solución que sea capaz de escalar con la empresa: desde la startup hasta el nivel empresarial.

Un espacio de trabajo, pero también un espacio creativo que facilite el encuentro de diferentes realidades profesionales, un lugar de formación y reunión: para ser todo esto, un espacio de coworking debe tener ciertas características clave.

1. Facilidad de acceso: los usuarios deben poder acceder a los espacios y servicios con facilidad
2. Organización ágil: responder a las diferentes necesidades de los usuarios de forma rápida y sencilla
3. Flexibilidad horaria: los usuarios deben sentirse libres para tener una clientela estable y satisfecha;
4. Servicios de vanguardia: por definición, el coworking es el entorno natural de los profesionales modernos, acostumbrados a tener todo al alcance de la mano en sus smartphones y a poder gestionar libremente los servicios que les interesan;

Por lo tanto, un sistema de control de acceso diseñado para los espacios de coworking debe garantizar ciertas funciones

1. Admitir diferentes modos de acceso, desde la credencial física hasta la virtual en el smartphone;
2. Integrar un sistema de gestión completo, que permita mantener bajo control los usuarios y los permisos;
3. Estar diseñado para responder a las necesidades del coworking, gestionando el acceso a los espacios, pero también a los recursos (puestos de trabajo, por ejemplo), de forma flexible y compatible con los modelos de suscripción o alquiler de las instalaciones;
4. Garantizar la seguridad, registrando los accesos y permitiendo a los gestores cambiar los permisos en tiempo real, con efecto inmediato;

Los espacios compartidos para profesionales y empresas ya no son una novedad; hoy en día, los espacios de coworking han entrado en una fase de madurez donde la diferencia la marca la calidad del servicio y sólo los más innovadores consiguen mantener el liderazgo del mercado.

ACCEDER AL COWORKING CON SMARTPHONE

Los sistemas de control de acceso más avanzados integran credenciales virtuales directamente en los smartphones de los usuarios. En la práctica, lo único que hay que hacer es descargar una aplicación y registrarse con las credenciales asignadas para obtener una clave personal. Ya no será necesario distribuir credenciales o claves a los usuarios, sus smartphones les permitirán acceder a todos los espacios autorizados. Además, la credencial virtual ofrece muchas funciones avanzadas, como la reserva de espacios y recursos. Así, los usuarios pueden gestionar de forma independiente muchos de los servicios ofrecidos, aliviando la carga del personal y ofreciendo una experiencia verdaderamente smart.

CREDENCIALES, SMARTPHONES Y PINES EN UN ÚNICO SISTEMA CON REGLAS DE ACCESO FLEXIBLES

La flexibilidad de las reglas de acceso marca realmente la diferencia a la hora de elegir un sistema de control de acceso. Cualquier modelo de negocio se basa en determinadas soluciones de venta, en la suscripción, por ejemplo, o en el consumo. Poder adaptar las reglas de acceso de cada usuario individual al plan concreto que ha adquirido es la clave de un servicio verdaderamente smart. Puede quedar más claro dando algunos ejemplos de cómo crear una suscripción a medida según las necesidades del usuario y el modelo de negocio del coworking:

• Asignar franjas horarias precisas para el acceso
• Asignar una familia de recursos a la que se pueda acceder según el plan de tarifas
• Definir las zonas a las que el usuario puede acceder libremente, las que están inhibidas y las de tránsito

¿Cómo es posible gestionar con éxito una realidad en constante movimiento, en la que se reúnen profesionales con necesidades muy diversas, que pueden necesitar sólo una pequeña mesa y un café, así como una sala entera para un evento con cientos de participantes?

SOLUCIONES BASADAS EN LA NUBE PARA ESTAR SIEMPRE CONECTADOS

Todos los servicios a los que accedemos a través de nuestros dispositivos, de escritorio o móviles, están siempre disponibles las 24 horas del día y estemos donde estemos. Los sistemas de control de acceso basados en la nube garantizan la misma disponibilidad a los gestores de coworking y espacios compartidos: tanto si necesitas cambiar las autorizaciones de un usuario como comprobar el registro de acceso, es importante poder hacerlo sobre la marcha y de forma inmediata, desde un sistema de gestión de coworking dedicado.
Además, una solución basada en la nube está diseñada para escalar de forma natural a medida que el negocio crece; en la sección de la empresa que aparece a continuación vemos que un control de acceso de vanguardia puede gestionar desde un único panel innumerables ubicaciones distribuidas en cualquier zona geográfica.

PLUGINS PARA POTENCIAR EL CONTROL DE ACCESO

Una solución de software de vanguardia debe ser capaz de crecer con la empresa, incorporando nuevas funciones que satisfagan las necesidades del negocio y que puedan aportar nuevos ingresos. Los plugins pueden mejorar un sistema de control de acceso con innumerables funciones, por ejemplo, análisis que muestren los datos de uso de los espacios o de los recursos, o las funciones de hot desking. Poder analizar los datos en tiempo real o el historial de eventos permite a los gestores modificar sus ofertas en función del comportamiento de los usuarios, centrar sus esfuerzos cuando sea necesario y predecir cuándo se necesitarán más recursos o suministros.

Las ideas para un espacio de coworking pueden ser muchas, al igual que otras herramientas de apoyo, el control de acceso debe ser elegido cuidadosamente para apoyar a la empresa, no sobrecargar los costes y acompañar el crecimiento.

INSTALACIÓN Y COSTES

Los sistemas tradicionales suponían un gasto enorme para su puesta en marcha: desde la instalación de un servidor local hasta el cableado de las cerraduras, garantizar la seguridad y el control de los espacios propios era una decisión importante, debido a los costes y las obras en las instalaciones. Los sistemas de control de acceso basados en la nube de última generación superan todas estas dificultades con la introducción de la tecnología basada en la nube. La tecnología basada en la nube no requiere ninguna obra especial para su instalación; las soluciones básicas suelen realizarse sin ningún trabajo de cableado. Además, ya no es necesario instalar hardware específico en el lugar, aparte de las propias cerraduras inteligentes (o smart locks), que se instalan fácilmente en lugar de las cerraduras ordinarias.

OBTENER LOS MÁXIMOS NIVELES DE SEGURIDAD

Una solución basada en la nube de última generación también garantiza un nivel de seguridad mucho mayor que el que ofrecen las soluciones tradicionales. Los sistemas de Sofia Locks están construidos con estándares de seguridad financiera y según las directrices del GDPR. Además, las actualizaciones de software son automáticas, por lo que no suponen una carga ni ralentizan el trabajo diario.

DESDE LAS STARTUPS HASTA LAS GRANDES EMPRESAS, EL CONTROL DE ACCESO BASADO EN LA NUBE

La facilidad de instalación de estos sistemas es aún más evidente cuando la empresa crece y necesita incorporar nuevos espacios. En estos casos, no será necesario modificar o sustituir el software o el hardware: el mismo panel de control utilizado para una estructura puede gestionar dos o más sin ningún límite. La agilidad con la que se adoptó el sistema de control de acceso en el primer espacio de coworking se mantendrá inalterable para todos los siguientes, estén donde estén en el mundo.