Coworking intelligent avec contrôle d’accès

La gestion d’une entreprise de coworking implique un ensemble d’opérations impliquant la satisfaction du client, l’efficacité et la sécurité de l’entreprise. Le marché est désormais mature et a habitué les clients à des services de plus en plus complets, conçus pour répondre aux besoins du travail agile et même des contextes informels. Un espace de coworking naît avant tout de ses espaces, de la manière dont ces espaces sont mis à la disposition des utilisateurs et avec quels services. Un système de contrôle d’accès de pointe peut faire la différence en transformant un espace de coworking en un environnement véritablement intelligent, ouvrant de nouvelles possibilités commerciales, assurant la sécurité et réduisant les coûts.

Une entreprise prospère se retrouvera bientôt à gérer plusieurs espaces, même très éloignés les uns des autres. C’est pourquoi il est important de choisir une solution qui évolue avec l’entreprise, de la start-up à l’entreprise.

Un espace de travail, mais aussi un espace créatif qui facilite la rencontre de différentes réalités professionnelles, un lieu de formation et de rassemblement : pour être tout cela, un espace de coworking doit avoir certaines caractéristiques fondamentales.

1. Facilité d’accès: les utilisateurs doivent pouvoir accéder facilement aux espaces et aux services.
2. Organisation agile: répondre rapidement et simplement aux différents besoins des utilisateurs
3. Flexibilité horaire: les utilisateurs doivent se sentir libres afin d’avoir une clientèle stable et satisfaite ;
4. Des services de pointe: par définition, le coworking est l’environnement naturel des professionnels modernes, qui ont l’habitude de tout avoir à portée de main sur leur smartphone et de pouvoir gérer librement les services qui les intéressent ;

Un système de contrôle d’accès conçu pour le coworking doit donc garantir certaines fonctionnalités

1. Prenez en charge différents modes d’accès, du badge physique au badge virtuel dans le smartphone ;
2. Intégrez un système de gestion complet pour garder le contrôle des utilisateurs et des autorisations;
3. Être conçu pour répondre aux besoins du coworking, en gérant l’accès aux espaces, mais aussi aux ressources (par exemple, les postes de travail), de manière flexible et compatible avec les modèles d’abonnement ou de location de l’établissement ;
4. Garantir la sécurité en enregistrant les accès et en permettant aux responsables de modifier les autorisations en temps réel, avec effet immédiat ;

Les espaces partagés pour les professionnels et les entreprises ne sont plus une nouveauté. Aujourd’hui, le coworking est entré dans une phase de maturité où la différence se fait par la qualité du service et où seuls les plus innovants parviennent à maintenir leur leadership sur le marché.

ACCÉDER AU COWORKING AVEC VOTRE SMARTPHONE

Les systèmes de contrôle d’accès les plus avancés intègrent des badges virtuels directement dans les smartphones des utilisateurs. En pratique, il leur suffit de télécharger une application et de s’inscrire avec les informations d’identification qui leur ont été attribuées pour obtenir une clé personnelle. Il ne sera plus nécessaire de distribuer des badges ou des clés aux utilisateurs ; leur smartphone leur permettra d’accéder à tous les espaces autorisés. En outre, le badge virtuel offre de nombreuses fonctionnalités avancées, telles que la réservation d’espaces et de ressources. Les utilisateurs peuvent donc gérer de manière autonome un grand nombre des services proposés, ce qui allège la charge du personnel et offre une expérience véritablement intelligente.

BADGES, SMARTPHONES ET PINS DANS UN SEUL SYSTÈME AVEC DES RÈGLES D’ACCÈS FLEXIBLES

La flexibilité des règles d’accès fait vraiment la différence lors du choix d’un système de contrôle d’accès. Tout modèle économique repose sur des solutions de vente particulières, sur l’abonnement par exemple, ou sur la consommation. La possibilité d’adapter les règles d’accès de chaque utilisateur au plan particulier qu’il a souscrit est la clé d’un service véritablement intelligent. Cela peut être rendu plus clair en donnant quelques exemples de la manière d’adapter un abonnement en fonction des besoins de l’utilisateur et du modèle économique du coworking :

• Attribution de créneaux horaires précis pour l’accès
• Attribution d’une famille de ressources accessible selon le plan tarifaire
• Définir les zones auxquelles l’utilisateur peut accéder librement, celles qui sont inhibées et celles de transit.

Comment gérer avec succès une réalité en perpétuel mouvement, où se rencontrent des professionnels aux besoins très variés, qui peuvent aussi bien avoir besoin d’une petite table et d’un café que d’une salle entière pour un événement réunissant des centaines de participants ?

DES SOLUTIONS EN NUAGE POUR ÊTRE TOUJOURS CONNECTÉ

Tous les services auxquels nous accédons via nos appareils, qu’ils soient de bureau ou mobiles, sont toujours disponibles 24 heures sur 24 et où que nous soyons. Les systèmes de contrôle d’accès basés sur le cloud offrent la même disponibilité aux gestionnaires de coworking et d’espaces partagés : qu’il s’agisse de modifier les autorisations d’un utilisateur ou de vérifier le journal des accès, il est important de pouvoir le faire en déplacement et immédiatement, depuis un système de gestion de coworking dédié.
En outre, une solution basée sur le cloud est conçue pour s’adapter naturellement à la croissance de l’entreprise. Dans la section consacrée à l’entreprise ci-dessous, nous voyons comment un contrôle d’accès de pointe peut gérer à partir d’un seul panneau d’innombrables sites répartis sur n’importe quelle zone géographique.

DES PLUGINS POUR AMÉLIORER LE CONTRÔLE D’ACCÈS

Une solution logicielle de pointe doit pouvoir évoluer avec l’entreprise, en intégrant de nouvelles fonctionnalités qui répondent aux besoins de l’entreprise et peuvent lui apporter de nouveaux revenus. Les plugins peuvent enrichir un système de contrôle d’accès d’innombrables fonctions, par exemple des analyses montrant des données sur l’utilisation de l’espace ou des ressources, ou une fonctionnalité de hot desking. La possibilité d’analyser les données en temps réel ou l’historique des événements permet aux gestionnaires de modifier leurs offres en fonction du comportement des utilisateurs, de concentrer leurs efforts lorsque cela est nécessaire et de prévoir quand des ressources ou des fournitures supplémentaires seront nécessaires.

Les idées pour un espace de coworking peuvent être nombreuses, tout comme les autres outils de soutien, le contrôle d’accès doit être choisi avec soin pour soutenir l’entreprise, ne pas alourdir les coûts et accompagner la croissance.

INSTALLATION ET COÛTS

Les systèmes traditionnels impliquaient une dépense énorme pour leur mise en place : de l’installation d’un serveur local au câblage des serrures, sécuriser et contrôler ses propres locaux était un choix majeur, en raison du coût et du travail sur l’installation. Les derniers systèmes de contrôle d’accès basés sur le cloud permettent de surmonter toutes ces difficultés grâce à l’introduction de la technologie du cloud. La technologie du cloud ne nécessite pas de travaux particuliers pour l’installation ; les solutions de base sont généralement mises en œuvre sans aucun câblage. En outre, il n’est plus nécessaire d’installer du matériel dédié sur place, à l’exception des serrures intelligentes elles-mêmes, qui s’installent facilement à la place des serrures ordinaires.

ATTEINDRE LES PLUS HAUTS NIVEAUX DE SÉCURITÉ

Une solution en nuage de pointe garantit également un niveau de sécurité nettement plus élevé que celui offert par les solutions traditionnelles. Les systèmes de Sofia Locks sont construits selon les normes de sécurité financière et conformément aux directives du GDPR. En outre, les mises à jour des logiciels sont automatiques, ce qui évite de peser sur votre travail quotidien ou de le ralentir.

DE LA START-UP À L’ENTREPRISE, LE CONTRÔLE D’ACCÈS DANS LE NUAGE

La facilité d’installation de ces systèmes est encore plus évidente lorsque l’entreprise se développe et doit intégrer de nouveaux espaces. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de modifier ou de remplacer le logiciel ou le matériel : le même panneau de contrôle utilisé pour une installation peut en gérer deux ou plus sans aucune limitation. L’agilité avec laquelle le système de contrôle d’accès a été adopté dans le premier espace de coworking sera inchangée pour tous les suivants, où qu’ils soient dans le monde.