La gestion d’un espace de coworking implique de veiller à la satisfaction des clients, à la solidité de l’entreprise et à la sécurité. Le marché est mature, composé de clients habitués à des services complets répondant à un travail agile et à un contexte informel. Une entreprise de coworking est avant tout constituée de ses propres espaces, de la manière dont ils sont accessibles aux utilisateurs et des services qui y sont connectés. Un système de contrôle d’accès de dernière génération fait ici la différence, en transformant un espace de coworking en un véritable espace intelligent. De nouvelles opportunités commerciales peuvent être développées, tandis que la sécurité et la réduction des coûts sont garanties.

Une entreprise prospère doit rapidement gérer plusieurs bâtiments, même éloignés les uns des autres. Il est donc impératif d’opter pour la bonne solution, capable de s’adapter à l’évolution de l’entreprise : de la startup à l’entreprise.

Un lieu de travail, mais aussi un lieu qui favorise la connexion entre différentes réalités professionnelles, un lieu d’apprentissage et de partage : pour être tout cela et plus encore, un espace de coworking doit présenter certaines caractéristiques essentielles.

1. Facilité d’accès : les utilisateurs doivent pouvoir accéder aux espaces et obtenir des services de la manière la plus simple possible ;
2. Gestion agile : répondre rapidement et sans heurts aux besoins des nombreux utilisateurs ;
3. Flexibilité horaire : les utilisateurs doivent se sentir libres et à l’aise afin de constituer une base de clients stable et satisfaite ;
4. Services de pointe: le coworking est l’environnement préféré des professionnels modernes, qui ont l’habitude d’utiliser leur smartphone pour accéder aux services qui les intéressent quand ils le souhaitent.

Un système de contrôle d’accès conçu pour le coworking doit comporter une liste de caractéristiques pratiques

1. Prendre en charge plusieurs méthodes d’accès, des badges traditionnels aux badges virtuels, dans le smartphone ;
2. Fournir une interface de gestion complète, qui inclut un contrôle granulaire des utilisateurs et des autorisations;
3. Un design adapté aux besoins des coworkings, qui inclut la gestion des ressources en plus de celle des espaces, en construisant facilement des abonnements et des modèles de location pour l’accès et les postes de travail ;
4. Fournir une sécurité élevée, en conservant un journal complet des événements d’accès et en permettant aux responsables de modifier les autorisations en temps réel et avec un résultat immédiat ;

Les espaces partagés pour les professionnels et les entreprises ne sont plus une nouveauté, les coworkings vivent aujourd’hui une période de maturité. Ce qui différencie une entreprise d’une autre, c’est la qualité et la quantité des services offerts, et seules celles qui misent sur l’innovation peuvent conserver le leadership.

BADGE, SMARTPHONE ET PIN, UN SEUL SYSTÈME AVEC UNE GESTION FLEXIBLE

La flexibilité des règles fait vraiment la différence dans le choix d’un système de contrôle d’accès. Chaque modèle d’entreprise est basé sur ses propres méthodes de vente, par exemple par abonnement ou à l’utilisation. L’élaboration de règles d’accès correspondant exactement au service acheté par l’utilisateur est la véritable clé d’une entreprise intelligente. Il peut s’avérer plus difficile de savoir comment créer un appartement sur mesure en fonction des besoins de l’utilisateur et du modèle d’entreprise du coworking, en se basant sur quelques exemples :

• Accorder une autorisation pour une durée limitée
• Limiter le groupe de ressources disponibles en fonction de l’abonnement de l’utilisateur
• Définir les zones auxquelles l’utilisateur est autorisé à accéder, celles qui lui sont interdites et celles qu’il peut traverser pour accéder à d’autres zones.

Quelle est la meilleure façon de gérer avec succès une entreprise innovante, peuplée d’une grande variété de personnalités professionnelles ? Des personnes qui ont besoin d’une table basse et d’une tasse à café, mais aussi d’une salle de réunion entière pour un événement réunissant une centaine d’invités ?

ÊTRE TOUJOURS CONNECTÉ GRÂCE AUX SOLUTIONS EN NUAGE

Tous les services auxquels nous accédons à partir de nos appareils sont toujours disponibles, 24 heures sur 24 et où que nous soyons. Les systèmes de contrôle d’accès dans le nuage offrent exactement la même disponibilité aux gestionnaires de l’économie du partage et du coworking. Ils peuvent effectuer des actions de contrôle telles qu’intervenir sur les autorisations des utilisateurs ou contrôler les journaux d’accès à partir de n’importe quel appareil, n’importe où, via l’interface du gestionnaire.
En outre, les solutions en nuage sont conçues pour s’adapter à la croissance de l’entreprise. Nous verrons bientôt comment plusieurs bâtiments différents, très éloignés les uns des autres, peuvent être gérés à partir d’un seul panneau.

DES PLUGINS POUR UN SYSTÈME DE CONTRÔLE D’ACCÈS ENCORE PLUS PERFORMANT

Un logiciel de pointe doit évoluer avec l’entreprise en offrant de nouvelles fonctionnalités qui répondent aux besoins de l’entreprise, afin d’ouvrir de nouveaux secteurs d’activité et de nouvelles sources de revenus. Les plugins peuvent ajouter un nombre potentiellement infini de fonctions, telles que l’analyse de l’utilisation des espaces et des ressources, ou des fonctionnalités de hot desking. L’évaluation des données commerciales en temps réel est l’une des nombreuses fonctionnalités qui peuvent changer la donne en matière d’offre de services, de chaîne d’approvisionnement réactive et de modélisation des prix.

Chaque projet de coworking peut avoir sa propre conception, et les outils de soutien et de gestion doivent être sélectionnés avec soin. Le bon système de contrôle d’accès doit avoir des coûts appropriés, faciliter les processus et être prêt à évoluer.

COÛTS ET INSTALLATION

La mise en place d’un système de contrôle d’accès traditionnel nécessite des dépenses considérables : pour disposer d’un environnement sécurisé, des activités telles que l’installation d’un serveur sur site ou le câblage des serrures et des portes sont obligatoires pour ce type de solutions. Le système de contrôle d’accès dans le nuage surmonte des difficultés similaires. Les solutions en nuage n’impliquent généralement aucune intervention structurelle sur les bâtiments : des solutions intelligentes mais complètes sont mises en place sans aucun câble, ou sans fil. Le seul matériel nécessaire est la serrure intelligente, qui peut être fixée à n’importe quelle porte aussi facilement que n’importe quelle serrure traditionnelle.

OBTENIR LES NORMES DE SÉCURITÉ LES PLUS ÉLEVÉES

Les solutions de dernière génération offrent un degré de sécurité plus élevé que les solutions traditionnelles. Les systèmes Sofia Locks disposent de normes financières intégrées pour la gestion des secrets et des jetons, en plus d’être entièrement conformes aux réglementations GDPR. Nous fournissons des mises à jour automatiques à nos clients, les déchargeant ainsi de la maintenance du système.

DE LA STARTUP À L’ENTREPRISE, LE CONTRÔLE D’ACCÈS EN NUAGE

Le processus d’installation sans faille d’une solution en nuage est beaucoup plus évident lorsque l’entreprise commence à se développer et qu’elle a besoin d’inclure davantage d’espaces sous son contrôle. Le matériel et le logiciel n’ont pas besoin d’être modifiés, le même panneau de commande peut contrôler un, deux ou plusieurs bâtiments équipés de serrures intelligentes. La mise en place de nouveaux espaces se fera avec la même facilité que pour le premier.