Cómo elegir el mejor sistema de control de acceso para tu empresa

Los sistemas de control de acceso reúnen dos aspectos fundamentales de la vida de la empresa: seguridad y flexibilidad. Cualquier decisión que implique uno de estos dos temas debe tomarse con mucho cuidado y comprendiendo bien el futuro de la empresa. Cada solución de control de acceso ofrece una combinación diferente de seguridad y flexibilidad, y a menudo se considera que ambas compiten. Sin embargo, cuando se busca la solución adecuada para las necesidades de la empresa, no se trata sólo de elegir entre estos dos principios. La innovación tecnológica proporciona soluciones que se pueden moldear según el caso de uso, en lugar de imponer una estructura rígida en el entorno de trabajo. Para ello, primero hay que identificar las necesidades específicas de una empresa y su negocio.

“La tecnología debe ser tan buena que debe desaparecer”

El error más común, e incluso peligroso, al implementar una solución tecnológica en una empresa es imponer el esquema operativo de la solución en el flujo de trabajo natural de la organización. Varios prejuicios pueden conducir a esta trampa, desde un enfoque de gestión rígido hasta un proceso de toma de decisiones miope. Una buena regla general para elegir la solución adecuada es considerar si es lo suficientemente sencilla y flexible como para acelerar los procesos comunes en lugar de ralentizarlos. Fundamentalmente, la tecnología debe desaparecer entre las actividades operativas apoyándolas plenamente.La clave aquí es entender lo que el equipo de la empresa necesita realmente para operar de manera segura, y luego encontrar una solución tecnológica fiable diseñada para el propósito correcto, no adaptada a posteriori.
Una solución de control de acceso cableada y controlada localmente puede ser la adecuada para edificios de máxima seguridad, pero es una opción pésima para una oficina moderna.Cuando te pongas en contacto con un experto en control de acceso para evaluar una solución, asegúrate de centrarte primero en las siguientes preguntas:

• ¿Cuánta seguridad necesitas? ¿Necesitas gestionar sitios peligrosos?
• ¿Cuánta flexibilidad necesitas? ¿Cuánto daño podría provocar a tu empresa la ralentización de los procesos debido a una tecnología rígida?
• ¿Tienes previsto controlar grandes superficies o crecer en el futuro añadiendo otros edificios (cercanos o lejanos)?
• ¿En qué medida depende tu empresa de la gestión del espacio y cómo puede beneficiar a tu empresa la racionalización de este proceso?
• ¿Tienes pensado montarte en las nuevas tendencias del mercado y/o diferenciar tu negocio?

No olvides comentar estas cuestiones con los expertos en control de acceso con los que te pongas en contacto. Deben ser muy conscientes de ello, y ser capaces de mostrarte de qué manera su tecnología satisface estas necesidades.
Veamos ahora un aspecto clave del mercado moderno de control de acceso.

Las soluciones basadas en la nube han conquistado una parte sustancial del mercado en la última década: hoy en día es habitual que muchos productos tengan una alternativa válida de tecnología basada en la nube. Veamos cuáles son algunas de las diferencias en el caso de las soluciones de control de acceso.
Por ejemplo, el control de acceso in situ (o en las instalaciones) parece estar realmente bajo el control de los directivos de la empresa: los servidores se encuentran dentro de las paredes de la empresa, y suele haber alguien que se encarga de los sistemas. Todo esto es cierto hasta cierto punto, pero también es cierto que el espacio ocupado por los servidores y el trabajo de mantenimiento son básicamente costes. Estos costes pueden evitarse sin afectar a la seguridad. En resumen, podemos decir que un control de acceso basado en la nube proporciona el mismo nivel de seguridad y capacidad de gestión que una instalación, aumentado por la ventaja del control multiplataforma a distancia. Los gestores pueden tener un acceso completamente seguro al panel de control desde cualquier dispositivo conectado (por ejemplo, un smartphone), en cualquier momento y desde cualquier lugar (por ejemplo, desde casa). Responder a la lista de preguntas del párrafo anterior puede ayudarte a comprender si las funciones inteligentes son obligatorias para tu empresa. Hemos destacado un aspecto, pero es sólo uno que hay que tener en cuenta a la hora de elegir entre el control de acceso basado en la nube y el control de acceso in situ. A continuación, una lista de otras cuestiones que deberías tener en cuenta y que marcan una gran diferencia:

• Costes de mantenimiento
• Costes de mejora y actualización
• Funciones e integrabilidad
• Facilidad de uso
• Escalabilidad

Si te interesa un análisis en profundidad de estos temas, tenemos una guía gratuita que puedes descargar. Ahora podemos hablar de algunas de las principales características que debe ofrecer una solución moderna de control de acceso.

A estas alturas, deberías tener una mejor idea de tus necesidades y de lo que puedes esperar de las nuevas soluciones tecnológicas. Las características constituyen lo que realmente puede marcar la diferencia a la hora de elegir la solución adecuada. Los estándares de software modernos permiten que los sistemas de control de acceso ofrezcan diversas funciones que los convierten en una herramienta para mucho más que la gestión de accesos y la seguridad. A continuación, una lista de las funciones más solicitadas para las soluciones modernas:

• Control remoto: la movilidad es el principio básico del trabajo moderno y el smart working se ha convertido en un estándar. Los gestores deben tener el control total de las instalaciones y su seguridad donde sea que se encuentren. Las soluciones modernas admiten acciones como conceder o revocar el acceso, o abrir una puerta a un invitado, que pueden realizarse de forma segura a través de cualquier ordenador o smartphone, y desde cualquier lugar.
• Modelos de smart working y soporte para las reservas: la flexibilidad está en el centro de los nuevos modelos de negocio, todo está disponible on-demand y as-a-service. Estos principios son a menudo necesarios para la realización de un modelo de negocio moderno (por ejemplo, co-working), y son requeridos por las normas modernas de smart working (para ser competitivos a través de marcos de trabajo inteligentes y ágiles). Sin una solución que los soporte de forma nativa, estos modelos de negocio no funcionarán en absoluto.
• Integraciones: como parte de un ecosistema inteligente, la solución de control de acceso debe combinarse con otras herramientas de gestión para permitir operaciones ágiles e inteligentes, o actividades rentables. Elegir una solución basada en la nube puede ser un acierto, porque están diseñadas en un ecosistema en el que los marcos de integración y las API son precisamente nativos.
• Análisis de datos y tiempo real: los datos son clave para el crecimiento de cualquier empresa en el mercado actual, al igual que la capacidad de reaccionar en tiempo real ante cualquier acontecimiento. Una solución moderna de control de acceso debe proporcionar a los gestores herramientas de conocimiento y control siempre actualizadas y de eficacia inmediata. Desde un rápido vistazo a cómo acceden los usuarios al edificio hasta un análisis anual de la utilización del espacio, los datos abren oportunidades de negocio, permiten hacer previsiones y, en última instancia, favorecen el crecimiento.

Sólo un diseño de software sólido (y una actualización constante) puede proporcionar un conjunto de funciones en las que la empresa pueda confiar para apoyar y ampliar su negocio. Por lo tanto, la elección de la solución es muy importante para el futuro de la empresa. Estas son otras funciones avanzadas que podrías considerar.

Un software de alta calidad debe interactuar con un hardware de alta calidad para ofrecer una solución válida. El hardware puede ser caro, y más aún si se tienen en cuenta los costes de instalación en términos de configuración y personal formado. Un hardware bien diseñado es fácil de incorporar en cualquier entorno, porque tiene un diseño atractivo y ergonómico, pero también porque no requiere grandes modificaciones en el propio entorno (por ejemplo, obras de albañilería). Con la revolución digital, al igual que los teléfonos, las cerraduras también se han vuelto inteligentes. Las smart locks incorporan suficiente inteligencia para interactuar con un software basado en la nube y proporcionar un control de acceso seguro, sin estar conectadas a ningún cable. Alimentados por baterías de larga duración (más de 2 años), estos dispositivos son compatibles con todo tipo de puertas sin necesidad de complejas modificaciones.
Con el hardware adecuado, es muy fácil instalar un sistema de control de acceso totalmente funcional en cualquier tipo de espacio. Además, las cerraduras inteligentes se pueden cambiar de lugar fácilmente en caso de reorganización del espacio, lo que favorece la flexibilidad de las empresas modernas.

El PropTech combina propriedades y tecnología en una sola palabra e indica el uso de herramientas y marcos digitales en el sector inmobiliario. La revolución digital nos ha enseñado que todo puede escalar con una gestión inteligente e integraciones web. Esto también se aplica a los espacios de trabajo, almacenes, edificios, aparcamientos, zonas urbanas y demás. El control de acceso es lo que permite el uso comercial de cualquier espacio. Con la solución de control de acceso adecuada, los espacios pueden controlarse según modelos de negocio flexibles, como los servicios on-demand o los contratos pay-per-use. Por ejemplo, se puede alquilar un almacén a uno o varios clientes simplemente controlando en tiempo real los permisos de acceso de varios usuarios en sus smartphones. Los recursos de la oficina, como las salas de reuniones o los casilleros, pueden ser compartidos por diferentes usuarios, maximizando así el valor de estos recursos. El acceso a cualquier espacio o recurso puede vincularse fácilmente a un CRM o a un software de gestión para controlar varios recursos según cualquier tipo de modelo de negocio. La solución de control de acceso adecuada lleva el negocio y el espacio hacia el futuro.