Oficina inteligente, las integraciones necesarias para los lugares de trabajo híbridos

Ya no hay un lugar fijo. No es sólo un juego de palabras, sino la síntesis de un cambio revolucionario que la tecnología ha generado en varios ámbitos: no sólo en los hábitos de trabajo de muchas personas, sino también en los proyectos inmobiliarios y sus obras, y en la comercialización de los espacios. Un nuevo material, la información digital, ha pasado a primer plano, y con ella los datos y el software, permitiendo que los espacios de trabajo adopten nuevas formas. Las paredes se han desmaterializado como los documentos, las reuniones se han distribuido, y el espacio y el tiempo se han reunido en una nueva forma: a la carta. Así que vamos a echar un vistazo a todos los cambios más importantes que el software ha traído a las oficinas, para entender cómo diseñar correctamente un espacio de trabajo en 2022.

Oficina inteligente, qué significa incorporar la tecnología inteligente en la oficina

En primer lugar, es necesario entender de qué tecnología estamos hablando. Los ordenadores personales, las impresoras, pero también los ERP, etc.  ya están presentes en los lugares de trabajo desde hace muchos años, y ya no son algo revolucionario. Tampoco tuvieron mucho impacto en la organización de los espacios. La tecnología más avanzada se denomina ahora tecnología inteligente, o smart, de forma genérica. Pero para aquellos que necesitan conocer y comprender las oportunidades y los nuevos modelos de negocio, hay dos etiquetas clave que se deben recordar: el IoT y la nube. Estas son dos breves definiciones:

El IoT, o Internet de las Cosas es, para simplificar, la incorporación de placas electrónicas, pero sobre todo de software, dentro de los objetos cotidianos (en casos más avanzados, también se puede hablar de edge computing, lo veremos más adelante).

La nube, de nuevo con una simplificación, es la disponibilidad de una enorme potencia informática, innumerables servicios de software, seguridad y comunicación, en la red pública Internet (o, a veces, en redes privadas), y, por lo tanto, dondequiera que haya una red.

Hemos querido resaltar estos dos conceptos porque son necesarios, pero también suficientes, para entender toda la revolución que se está produciendo. De hecho, casi todas (si no todas) las integraciones de software para las oficinas inteligentes están basadas en el IoT y/o en la nube. Veamos qué significa esto en la práctica, antes de abordar los principales tipos de integraciones para un espacio de trabajo inteligente.

• Las integraciones de software ya no se instalan localmente en las máquinas de la oficina, sino que están disponibles con interfaces web (web App), o para smartphones con aplicaciones dedicadas. Por lo tanto, se puede acceder a ellas en cualquier momento desde cualquier dispositivo autorizado;
• El software es distribuido, es decir, está distribuido en los objetos (en las cerraduras, los acondicionadores de aire, los pisos, etc.), y está distribuido en el espacio (un solo panel de control puede gestionar espacios y edificios incluso en diferentes países);
• El software es un servicio, se compra por suscripción mientras se necesita, y quien lo compra no tiene que ocuparse luego de su mantenimiento o actualización.

Estas tres características, si se entienden bien incluso en la fase de diseño, permiten incorporar innumerables funciones y servicios en los espacios de trabajo, aumentando así el valor de estos espacios y haciéndolos más atractivos para las empresas y la mano de obra del futuro.

Reservar los recursos compartidos en la oficina

Tener que reservar una sala de reuniones para poder utilizarla no es nada nuevo. Sin embargo, el desarrollo de soluciones de reserva cada vez más prácticas y con mayor capacidad de respuesta ya había tenido su efecto en la gestión de los espacios de trabajo en los últimos años. Hasta que aparecieron los primeros espacios de coworking: áreas diseñadas con la idea de que todos los recursos pudieran ser compartidos para una gestión más eficiente del espacio, y para ofrecer importantes ventajas a las empresas y los trabajadores. El coworking se consolida cada vez más como una realidad independiente y como paradigma organizativo de los espacios de trabajo: no sólo salas de reuniones, sino también puestos de trabajo, coches de empresa, equipos; se puede acceder a todo a pedido. Una interfaz en el ordenador portátil o el teléfono móvil permite a los usuarios navegar por los recursos disponibles en el calendario, reservarlos y acceder a ellos cuando sea necesario.

Hoy en día, la incorporación de un sistema de gestión de reservas es absolutamente necesaria para todas las empresas, independientemente de cómo se organicen los espacios. Lo que está cambiando es cómo y quién se encarga de incorporar estos servicios. Si bien al principio sólo se trataba de gestionar un calendario compartido, hoy en día, gracias al IoT y a la nube, se trata más de la interacción con el espacio, la disponibilidad de los recursos y la seguridad. Por lo tanto, se pide al propietario (landlord) o al gestor (tenant) que habilite espacios con la tecnología adecuada.

Las personas que utilizan los espacios esperan poder:

• gestionar las autorizaciones de acceso de forma granular a distancia
• tener un control del tráfico en los espacios en tiempo real
• conocer la frecuencia de uso
• gestionar el uso de la energía y los servicios en función de la demanda

y mucho más.

Para gestionar todos estos servicios, existen soluciones de software adecuadas, que necesitan plataformas tecnológicas que permitan su incorporación. Corresponde a los diseñadores de espacios decidir qué tecnología integrar, aumentando el valor de los edificios, para que los usuarios puedan integrar fácilmente el software de su elección.

Gestionar la oficina de forma más eficiente

Una vez adoptada una plataforma tecnológica adecuada, las integraciones de software pueden recoger una cantidad innumerable de datos. Las integraciones que permiten disponer de los datos y manipularlos conciernen a toda la cadena del mercado inmobiliario, desde los propietarios hasta los inquilinos y las empresas.

Se sabe que los datos han cambiado muchos rubros de arriba a abajo en la era de la revolución digital. El sector inmobiliario está sin duda entre ellos. Ya hemos mencionado los espacios de coworking, tomándolos como ejemplo de pioneros en la optimización de los recursos compartidos. Ahora hay que destacar el aspecto más estrictamente económico-financiero de este tipo de gestión de los espacios de trabajo. En una época en la que el trabajo a distancia es posible y cada vez más habitual, en la que las personas se desplazan con suma facilidad para llevar su profesionalidad allí donde se necesita, y en la que es posible realizar muchas tareas en movimiento, el sector inmobiliario ha empezado a replantearse sus modelos de comercialización de los espacios. Para muchas empresas, ya no es necesario tener oficinas propias con el mismo número de puestos de trabajo que los empleados presentes en esa zona geográfica. De hecho, se presentan al menos dos soluciones más convenientes:

• Reducir la superficie de las oficinas y fomentar la rotación entre el trabajo a distancia y el presencial;
• Alquilar puestos de trabajo (o zonas enteras) en espacios de co-working o pro-working, para racionalizar el coste en una sola partida y descargar la carga del mantenimiento y de los servicios al proveedor del espacio.

Soluciones posibles gracias a nuevos modelos de organización y comercialización de espacios, basados en la gestión reactiva de la información y el análisis de datos.

Una segunda integración clave para la oficina inteligente es, por lo tanto, un panel de gestión eficiente del espacio, acompañado de informes para el análisis de datos. Quien gestiona un espacio moderno necesita funciones adecuadas, que le permitan:

• gobernar muchos recursos con agilidad y un número limitado de acciones,
• acceder a los paneles de control desde cualquier lugar y en movimiento,
• controlar los permisos de acceso a los espacios y sistemas de manera segura (ya sea de los usuarios o de otros gestores),
• contar con datos en tiempo real y de forma significativa

y mucho más.

Para crear nuevos modelos de negocio, es fundamental dotar a los responsables de las herramientas adecuadas para el trabajo que tendrán que realizar. Un aspecto que se pasa por alto con demasiada frecuencia y que, en cambio, puede desempeñar un papel fundamental en el éxito de una empresa.

Aumentar la productividad de los empleados y profesionales fomentando la autonomía

Hay muchos estudios que han encontrado una correlación entre la productividad de la empresa y la autonomía laboral. Las empresas más innovadoras hace tiempo que implementaron modelos de gestión del trabajo basados en la autonomía y la responsabilidad. La mayoría de estos modelos son posibles, o al menos apoyados, por la revolución digital que ofrece herramientas adecuadas para una comunicación y organización ágiles. La oficina inteligente es el lugar elegido para los métodos más innovadores de gestión del trabajo: la presencia de soluciones tecnológicas adecuadas permite a las personas desarrollar la máxima autonomía en la realización de sus tareas. Poder decidir dónde y cómo trabajar, desplazarse según las necesidades, crear grupos de trabajo dinámicos que respeten las necesidades de todos los miembros, son algunos de los principales aspectos de estos entornos de trabajo. Pero las integraciones de software que han aparecido en el mercado en los últimos años han aportado otras innumerables posibilidades de interacción en las oficinas. Hoy en día, las empresas y los espacios de trabajo innovadores ofrecen aplicaciones dedicadas que permiten a las personas comunicarse entre sí y con la propia empresa, acceder a una gran variedad de servicios (casilleros, máquinas expendedoras, gimnasios, aparcamientos, etc.), acceder a mercados digitales y no digitales, conocer datos sobre su actividad en la oficina, y mucho más.

Las soluciones son prácticamente infinitas, y su integración es cada vez más fácil. Una vez implementada una plataforma tecnológica adecuada, se puede añadir cualquier tipo de servicio con la simple conexión del software dedicado, es decir, sin costes ni intervenciones complejas, y está disponible inmediatamente en todos los dispositivos autorizados.

Lugares de trabajo híbridos, el futuro de la oficina inteligente

Interacción con el espacio, gestión inteligente y autonomía en la oficina, todo ello apoyado por los servicios adecuados y una nueva cultura en el lugar de trabajo: estos son los elementos clave que crean la oficina inteligente. Y es en este contexto donde nace la nueva tendencia: ¡los lugares de trabajo híbridos!

Las innovaciones mencionadas, impulsadas por el deseo de reaccionar ante la pandemia, y por una nueva conciencia del trabajo propia de la generación de los millennials, han dado lugar a una cultura completamente nueva. El trabajo híbrido significa tener más control sobre el propio tiempo, decidir cuándo es necesario estar presente en la oficina o cuándo es más productivo trabajar desde casa. También significa ser capaz de coordinar libremente con los compañeros y los directivos para lograr la máxima productividad. También significa poder negociar beneficios que antes ni siquiera se podían considerar, como un lugar de trabajo más cercano a casa, o más tiempo para dedicar a la familia. Todo esto no es sólo el resultado de una nueva situación a la que han tenido que enfrentarse las personas y las empresas, sino también el resultado de un compromiso activo para encontrar soluciones y tecnologías que puedan apoyar estas dinámicas.

Es la tecnología que permite a las personas reunirse a distancia, mediante videollamada, con documentos compartidos y experiencias digitales cada vez más inmersivas. Y siempre es la tecnología la que permite a las personas acceder a cualquier espacio de co-working como si accedieran a la sede central de su empresa, con todas las comodidades, equipos y espacios que necesitan para trabajar. Y, por último, sigue siendo la tecnología lo que permite a las empresas orquestar una fuerza de trabajo dinámica, como son los jóvenes profesionales, con una operatividad ágil y las economías adecuadas.

Una plataforma para la oficina inteligente y los lugares de trabajo híbridos

Hemos hablado de la plataforma en más de una ocasión, pero sin dar más información sobre ella. Ahora es el momento de retomar este concepto y hacer una breve descripción para que se entienda su importancia. Hemos visto que se pueden integrar diferentes soluciones de software, cada una dedicada a resolver uno o varios aspectos de la oficina inteligente. El software en sí mismo es una herramienta muy poderosa, tanto porque puede llegar fácilmente a todos los dispositivos y, por lo tanto, estar disponible para todos, como porque es capaz de evolucionar y adaptarse a las nuevas necesidades con una rapidez impensable para las soluciones de hardware. Lo que el software necesita para expresar todo su potencial es una plataforma adecuada, es decir, una mezcla de tecnologías de hardware y software que, a su vez, actúe como base, un rasgo de unión entre el software y la realidad física. En el caso del mercado inmobiliario, es evidente que la plataforma es especialmente relevante, en un contexto en el que todo se desarrolla en la relación entre las personas y el espacio diseñado para sus actividades. Una plataforma para gestionar un lugar de trabajo híbrido debe garantizar:

• Un dimensionamiento correcto de la infraestructura de la nube y especial atención a su seguridad: la tecnología basada en la nube es revolucionaria,por lo que debe ser suministrada por empresas especializadas en gestionar y garantizar la seguridad de las infraestructuras.
• Hardware IoT de calidad, que sea pluripotente y responda a la carga de trabajo: la robustez del hardware y sus capacidades marcan aquí la diferencia. Un ejemplo de ello es el edge computing, es decir, la capacidad de llevar la inteligencia del software directamente a los dispositivos (por ejemplo, a las cerraduras), es decir, lo más cerca posible de los usuarios y de la interacción, aumentando así la capacidad de respuesta y la seguridad.
• Profesionales y especialistas capaces de aportar las tecnologías adecuadas y de entender las necesidades de la empresa cliente: las nuevas tecnologías han devuelto el protagonismo a las personas, permitiéndoles diseñar (con procesos de codiseño) espacios que respondan exactamente a sus necesidades.

El concepto de plataforma es, por lo tanto, complejo, ya que implica aspectos tanto tecnológicos como profesionales.

El control de acceso para la oficina inteligente y los lugares de trabajo híbridos

El control de acceso es un servicio fundamental en la gestión de cualquier proyecto inmobiliario, especialmente para la gestión de los espacios de trabajo modernos. Garantizar la flexibilidad sin sacrificar la seguridad necesaria en el perímetro de la empresa es el gran reto del sector inmobiliario en este ámbito.

Sofia Locks ha desarrollado un sistema de control de acceso que cumple con todos los requisitos de una plataforma compatible con los lugares de trabajo híbridos. Gracias al hardware de las soluciones de control de acceso de última generación de ISEO, a los conocimientos de desarrollo de software nativo de la nube del equipo de desarrollo de Sofia Locks y a la experiencia adquirida por nuestros asesores de control de acceso, somos capaces de ofrecer soluciones para empresas de máxima calidad para los especialistas en lugares de trabajo del sector inmobiliario internacional.