Una entrevista con Federica Pedroni, directora de Workplace @ CBRE Italia. Editado por Anna Gnemmi, Especialista en Marketing Digital @ Sofia Locks con la colaboración de Alessandro Nacci, CEO @ Sofia Locks

En el último año, el mercado de las oficinas ha experimentado muchos cambios, ayudado por la pandemia que ha acelerado muchas tendencias y revolucionado las definiciones convencionales de lugar de trabajo y hogar. El concepto de espacio ha adquirido una connotación diferente, se ha vuelto modular, flexible, inteligente, diseñado para satisfacer nuevas necesidades.

En la última década, las oficinas también han experimentado múltiples evoluciones, pasando de un modelo tradicional a un modelo de trabajo basado en la actividad, caracterizado por una variedad de entornos de trabajo que dan cabida a diferentes tipos de actividades. Hoy en día, este modelo está siendo adoptado por cada vez más empresas, en base a diferentes peculiaridades, cada vez más empresas están adoptando modelos más colaborativos como los basados en equipos o HUBs de socialización como los basados en eventos. El tipo de modelo se elige en función de la estrategia corporativa, pero el objetivo es común: crear un lugar proactivo para promover la productividad y la socialización, atraer nuevos talentos y aumentar el compromiso y el valor de la marca.

Federica Pedroni, responsable de Workplace en CBRE Italia, nos ofreció una amplia visión de los constantes cambios a los que se han tenido que enfrentar los centros de trabajo para adaptarse a las nuevas circunstancias y satisfacer las necesidades y requisitos de quienes los utilizan durante una entrevista para Proptech Perspective realizada por Sofia Locks. En este artículo trataremos este tema, intentando aportar información útil para interpretar mejor este periodo de fuerte evolución.

La evolución del espacio de trabajo

Los espacios de trabajo flexibles se están convirtiendo en la nueva norma del mercado inmobiliario. Este término se refiere a los espacios que no tienen puestos de trabajo asignados, sino una serie de entornos de trabajo que pueden ocuparse según las distintas necesidades. De este modo, los recursos pueden utilizarse de acuerdo con las tareas a realizar de forma funcional, por ejemplo, hay salas de reuniones diseñadas para reunirse con los clientes o hacer videollamadas, otras más pequeñas para llamadas individuales, o entornos diseñados para estimular la cooperación y el trabajo en equipo. Los espacios pueden ser más o menos formales y modulares, para adaptarse a las necesidades de los distintos empleados.

Cada vez son más las empresas que se plantean cambiar su distribución para adoptar modelos más ágiles

Cada vez son más las empresas que se plantean cambiar sus distribuciones hacia modelos más ágiles, especialmente tras la implantación del trabajo inteligente, forzado durante la pandemia, pero destinado a permanecer en la llamada «nueva normalidad». Si el trabajo inteligente reducirá la presencia media en la oficina al 50%, el modelo tradicional con puestos de trabajo asignados dejará de ser funcional. El trabajo colaborativo será la actividad preferida en la oficina, mientras que la concentración podrá realizarse principalmente desde casa. Por ello, se reducirán los espacios dedicados a la actividad individual para aumentar los colaborativos, donde los empleados podrán trabajar en equipo, participar en reuniones, recibir clientes y realizar llamadas. Esto no sólo aumenta la flexibilidad de la empresa, sino que también permite una mejor organización de la distribución, en la que se reducen el espacio y los costes desperdiciados.

La oficina sigue siendo un lugar fundamentalmente importante, ya que permite a las personas reunirse cara a cara y socializar, y es una herramienta indispensable en las políticas empresariales

A pesar de los numerosos cambios, la oficina sigue siendo un lugar de importancia fundamental, ya que permite las reuniones en vivo y la socialización, aspectos que no se pueden despreciar para el mantenimiento del bienestar mental y la creatividad individual. Además, es una herramienta indispensable en las políticas corporativas para atraer, formar y cultivar nuevos talentos, implementar la productividad y el sentido de pertenencia, y aumentar el conocimiento de la marca. Para alcanzar estos objetivos, las empresas deben proporcionar a sus empleados espacios cómodos e innovadores, equipados con soluciones tecnológicas de última generación que satisfagan sus expectativas y creen la experiencia adecuada para los empleados.

Oficina de CBRE Italia

La tecnología se convierte en un valor añadido y en un factor facilitador

Al reducir los metros cuadrados y los costes de alquiler, se pueden dedicar más recursos a la comodidad y la elegancia de los espacios de trabajo, que contribuyen a aumentar el sentimiento de pertenencia de los empleados. Este factor tiene una importancia fundamental no sólo para los inquilinos, sino también para los propietarios, que pueden ofrecer espacios flexibles, modulares y confortables, en los que la tecnología ya no es sólo un elemento de optimización de las operaciones, sino que se convierte en una herramienta para mejorar el propio edificio y generar valor añadido.

Un edificio inteligente puede ofrecer importantes servicios añadidos, tanto a los empleados como a los huéspedes. A través de soluciones innovadoras, los inquilinos y los gestores de las instalaciones podrán

  • Disponer de indicaciones precisas del número de personas en un entorno determinado en tiempo real, para una mayor seguridad del lugar;
  • Gestione los picos de afluencia comprobando en todo momento el estado de las salas;
  • Gestione los espacios y los recursos a través de los dispositivos inteligentes de la empresa;
  • Obtener estadísticas sobre la utilización del espacio para futuras optimizaciones.

También hay numerosas ventajas derivadas de la lógica del autoservicio a disposición de los usuarios, que podrán:

  • Compruebe la disponibilidad de los ajustes de trabajo entiempo real a través del smartphone personal y la aplicación;
  • Reserve los recursos disponibles de forma independiente, gracias al motor de reservas digital integrado con los sistemas de la empresa que permite cancelar y/o modificar las reservas a través de la interfaz de usuario;
  • Disponer de información sobre el estado de ocupación del edificio para poder organizar mejor su presencia dentro de sus instalaciones;
  • Disponer de una herramienta de interacción y colaboración con los compañeros que fusione lo físico y lo digital en una única interfaz, según el paradigma fitogital(ver más).

Las tecnologías nativas de la nube fomentan las integraciones entre sistemas de terceros que cubren las necesidades específicas de varias unidades de negocio

Sin embargo, para conseguir estos beneficios es imprescindible contar con tecnologías nativas de la nube, ya que facilitan las integraciones entre sistemas de terceros que cubren las necesidades específicas de las distintas unidades de negocio. Este factor de habilitación permite que las tecnologías de control de acceso, como las de Sofia Locks, y las tecnologías de red, como la de Cisco Merakimétodos más avanzados de gestión del espacio de trabajo, como, por ejemplo, el seguimiento estadístico de la ocupación del espacio, que permite el seguimiento de la aglomeración en el lugar de trabajo mediante la integración de sistemas de control de acceso equipados con cerraduras inteligentes e infraestructuras Wi-Fi y Bluetooth. En el estudio de caso realizado en el distrito empresarial de Segreen Segrate, cerca de Milán, cuando un empleado se conecta a la red de la empresa o abre una puerta con una tarjeta de identificación o un smartphone, es posible saber el número exacto de personas que hay en esa sala. Suponiendo que un usuario atraviese una puerta sin utilizar un método de autenticación, por ejemplo, en el caso de que un compañero le abra la puerta a otro, seguirá siendo posible saber el número exacto de personas que hay en la sala recuperando el indicativo a través de Internet o WiFi o comprobando la reserva de recursos.

Para más información, visite la página web del proyecto: Integración en la nube del control de acceso y la red para una mayor seguridad

La visión de los datos

«Comprobar que la idea del lugar de trabajo del futuro es factible y que el proyecto es ejecutable y controlable son las principales cuestiones relacionadas con la gestión del cambio. Después de haber realizado los análisis para ver qué espacios son los mejores para apoyar a la empresa y sus operaciones, sería óptimo poder supervisar el proyecto en cualquier momento para medir la eficiencia y la eficacia. De este modo, la oficina podría ser percibida y utilizada correctamente». Las palabras de Federica Pedroni para PropTech Perspective están en perfecta sintonía con uno de los principales valores derivados de la transformación digital: la extracción de valor de los datos.

Aceptar el valor de los datos y presentarlos de forma inteligible es crucial para afrontar la gestión del cambio

De hecho, aceptar el valor de los datos y presentarlos de forma inteligible es fundamental para afrontar la gestión del cambio. Las modernas soluciones nativas de la nube permitenun análisis exhaustivo de los datos, el control total de los espacios y la información sobre la utilización de los datos. La tecnología permite la lectura de datos y la creación de gráficos para observar el rendimiento del edificio y de los recursos individuales. Esto facilita la predicción de escenarios futuros y la adopción de medidas adecuadas. Todo esto se hace de una manera que cumple con el GDPR, es decir, asegurando que los datos sólo están en formato agregado y anónimo, para no violar la privacidad de la persona.

La importancia de la flexibilidad

Los datos no son el único elemento esencial para la innovación, es necesario dotarse de tecnologías adaptadas al contexto actual. Disponer de tecnologías «plug-and-play» (conectar y usar) que sean fáciles de instalar, que no requieran grandes instalaciones y que permitan una experimentación más efectiva es clave para permitir lugares de trabajo flexibles.

Las tecnologías inalámbricas permiten la creación de pilotos para probar nuevas formas de trabajo sin tener que hacer grandes inversiones iniciales, detener las operaciones del edificio y sustituir cualquier tecnología heredada

Un ejemplo son las soluciones de control de accesos, que, gracias a las tecnologías inalámbricas, permiten crear pilotos para probar nuevas formas de trabajar sin tener que hacer grandes inversiones iniciales, detener las operaciones del edificio y sustituir cualquier tecnología heredada. Esto permite un enfoque ágil de la introducción de tecnologías inteligentes para los edificios y las empresas. Las soluciones nativas de la nube permiten una nueva forma de desplegar nuevas tecnologías, de forma no intrusiva, mediante la virtualización del hardware.