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Innovative Technologien zur Weiterentwicklung des Arbeitsplatzes: vom traditionellen Büro zum tätigkeitsbezogenen Arbeitsplatzm

Ein Interview mit Federica Pedroni, Head of Workplace bei CBRE Italia. Herausgegeben von Anna Gnemmi, Digital Marketing Specialist bei Sofia Locks unter Mitarbeit von Alessandro Nacci, CEO von Sofia Locks

Im vergangenen Jahr hat sich der Büromarkt stark verändert, nicht zuletzt durch die Pandemie, die viele Trends beschleunigt und die herkömmlichen Definitionen von Arbeitsplatz und Zuhause revolutioniert hat. Der Begriff des Raums hat eine andere Bedeutung bekommen, er ist modular, flexibel, intelligent und auf neue Bedürfnisse zugeschnitten.

In den letzten zehn Jahren haben sich auch die Büroräume mehrfach weiterentwickelt und sind von einem traditionellen Modell zu einem tätigkeitsbezogenen Arbeitsmodell übergegangen, das sich durch eine Vielzahl von Arbeitsumgebungen auszeichnet, in denen verschiedene Arten von Tätigkeiten ausgeführt werden können. Heutzutage wird dieses Modell von immer mehr Unternehmen übernommen, die sich aufgrund unterschiedlicher Eigenheiten mehr und mehr auf kollaborative Modelle wie teambasierte oder sozialisierende HUBs wie eventbasierte Modelle stürzen. Die Art des Modells wird je nach Unternehmensstrategie gewählt, aber das Ziel ist das gleiche: einen proaktiven Ort zu schaffen, der Produktivität und Sozialisierung fördert, neue Talente anzieht und das Engagement und den Wert der Marke steigert.

Federica Pedroni, Head of Workplace bei CBRE Italien, gab uns in einem Interview für PropTech Perspective von Sofia Locks einen umfassenden Überblick über die ständigen Veränderungen, denen sich Arbeitsplätze stellen müssen, um sich an neue Gegebenheiten anzupassen und die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer zu erfüllen. In diesem Artikel werden wir dieses Thema erörtern und versuchen, nützliche Informationen zu liefern, um die aktuelle Entwicklung besser zu verstehen.

Die Entwicklung des Arbeitsbereichs

Flexible Arbeitsräume werden zum neuen Standard auf dem Immobilienmarkt. Dieser Begriff bezieht sich auf Räume, in denen es keine zugewiesenen Arbeitsplätze gibt, sondern eine Reihe von Arbeitsbereichen, die je nach Bedarf besetzt werden können. Auf diese Weise können die Ressourcen je nach den auszuführenden Aufgaben funktional genutzt werden, z. B. gibt es Besprechungsräume für Kundengespräche oder Videogespräche, kleinere Räume für Einzelgespräche oder Umgebungen, die die Zusammenarbeit und Teamarbeit fördern. Die Räume können mehr oder weniger formell und modular sein, um sich an die Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeiter anzupassen.

Immer mehr Unternehmen erwägen eine Umstellung ihres Layouts auf agilere Modelle

Immer mehr Unternehmen planen eine Umstellung auf agilere Modelle, vor allem nach der Einführung von Smart Working, das während der Pandemie erzwungen wurde, aber auch im so genannten “New Normal” fortbestehen wird. Wenn intelligentes Arbeiten die durchschnittliche Büropräsenz auf 50 Prozent reduziert, wird das traditionelle Modell mit zugewiesenen Arbeitsplätzen nicht mehr funktionieren. Die Zusammenarbeit wird die bevorzugte Tätigkeit im Büro sein, während Aufgaben, die hohe Konzentration erfordern, vor allem von zu Hause aus erfolgen. Aus diesem Grund werden die Räume, die der individuellen Tätigkeit gewidmet sind, zugunsten von Räumen für die Zusammenarbeit reduziert, in denen die Mitarbeiter in Teams arbeiten, an Sitzungen teilnehmen, Kunden empfangen und Anrufe tätigen können. Dies erhöht nicht nur die Flexibilität des Unternehmens, sondern ermöglicht auch eine bessere Organisation des Layouts, wodurch Platzverschwendung und Kosten reduziert werden.

Das Büro ist nach wie vor von grundlegender Bedeutung, da es den Menschen die Möglichkeit bietet, sich persönlich zu treffen und Kontakte zu knüpfen, und es ist ein unverzichtbares Instrument der Unternehmenspolitik.

Trotz der vielen Veränderungen ist das Büro nach wie vor ein wichtiger Ort, an dem Begegnungen stattfinden und soziale Kontakte geknüpft und gepflegt werden, die für die Aufrechterhaltung des psychischen Wohlbefindens und der individuellen Kreativität unabdingbar sind. Darüber hinaus ist es ein unverzichtbares Instrument in der Unternehmenspolitik, um neue Talente anzuziehen, auszubilden und zu fördern, die Produktivität und das Zugehörigkeitsgefühl zu steigern und das Markenbewusstsein zu erhöhen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern komfortable, innovative Räume zur Verfügung stellen, die mit modernsten Technologielösungen ausgestattet sind, die ihre Erwartungen erfüllen und das richtige Mitarbeitererlebnis schaffen.

Büro von CBRE Italien

Technologie als Mehrwert und Befähigungsfaktor

Durch die Verringerung der Quadratmeterzahl und der Mietkosten können mehr Mittel für den Komfort und die Eleganz der Arbeitsplätze aufgewendet werden, die dazu beitragen, das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter zu stärken. Dieser Faktor ist nicht nur für Mieter von größter Bedeutung, sondern auch für Vermieter, die flexible, modulare und komfortable Räume anbieten können, in denen die Technologie nicht mehr nur ein Element der Betriebsoptimierung ist, sondern zu einem Instrument wird, das das Gebäude selbst aufwertet und einen Mehrwert schafft.

Ein intelligentes Gebäude kann sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Gäste erhebliche Zusatzleistungen bieten. Durch innovative Lösungen können Mieter und Gebäudeverwalter Folgendes erreichen:

  • Genaue Angaben über die Anzahl der Personen in einer bestimmten Umgebung in Echtzeit, für mehr Sicherheit am Standort;
  • Bewältigung von Nutzungsspitzen, ständige Kontrolle des Raumstatus;
  • Verwaltung von Räumen und Ressourcen über intelligente Geräte im Unternehmen;
  • Erstellung von Statistiken über die Raumnutzung für künftige Optimierungen.

Zahlreiche Vorteile ergeben sich auch aus der Selbstbedienungslogik, die den Nutzern zur Verfügung steht, die in der Lage sein werden:

  • Die Verfügbarkeit von Arbeitseinstellungen in Echtzeit über Ihr persönliches Smartphone und die App zu prüfen;
  • Die verfügbaren Ressourcen unabhängig zu buchen, dank der digitalen Buchungsengine, die in die Systeme des Unternehmens integriert ist und die es ermöglicht, Reservierungen über die Benutzeroberfläche zu stornieren und/oder zu ändern;
  • Informationen über den Belegungsstatus des Gebäudes zu haben, um ihre Präsenz im Unternehmen besser organisieren zu können;
  • Ein Werkzeug für die Interaktion und Zusammenarbeit mit Kollegen zu haben, das das Physische und das Digitale in einer einzigen Schnittstelle verschmilzt, gemäß dem phygitalen Paradigma (Details).

Cloudnative Technologien fördern die Integration von Drittanbietersystemen, die die spezifischen Bedürfnisse verschiedener Geschäftsbereiche abdecken

Um diese Vorteile zu erreichen, ist es jedoch unabdingbar, über cloudnative Technologien zu verfügen, da sie die Integration von Drittsystemen erleichtern, die die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche abdecken. Genau das ermöglicht die Zutrittskontrolltechnologien von Sofia Locks und Netzwerktechnologien von Cisco Meraki. Damit werden fortschrittlichere Methoden der Arbeitsplatzverwaltung erreicht, wie z.B. die statistische Raumbelegungsverfolgung, die es ermöglicht, die Belegung von Arbeitsplätzen durch die Integration von Zutrittskontrollsystemen mit intelligenten Schlössern und WLAN- und Bluetooth-Infrastrukturen zu verfolgen. In der Fallstudie, die im Geschäftsviertel Segreen Segrate in der Nähe von Mailand durchgeführt wurde, ist es möglich, die genaue Anzahl der Personen in diesem Raum zu ermitteln, wenn sich ein Mitarbeiter mit dem Firmennetzwerk verbindet oder eine Tür mit einem Ausweis oder Smartphone öffnet. Angenommen, ein Nutzer geht durch eine Tür, ohne eine Authentifizierungsmethode zu verwenden, z. B. wenn ein Kollege die Tür für einen anderen öffnet, ist es immer noch möglich, die genaue Anzahl der Personen im Raum zu erfahren, indem man das Signal über das Internet oder WLAN abruft oder die Reservierung von Ressourcen überprüft.

Weitere Informationen finden Sie auf der Projektwebseite: Cloud-Integration von Zutrittskontrolle und Vernetzung für mehr Sicherheit

Erkenntnisse aus Daten

“Die Prüfung, ob die Idee des Arbeitsplatzes der Zukunft realisierbar ist, und ob das Projekt umsetzbar und überwachbar ist, sind die wichtigsten Fragen im Zusammenhang mit dem Veränderungsmanagement. Nach der Durchführung von Analysen, um festzustellen, welche Räume am besten geeignet sind, das Unternehmen und seine Tätigkeiten zu unterstützen, wäre es optimal, das Projekt jederzeit überwachen zu können, um die Effizienz und Effektivität zu messen. Auf diese Weise könnte das Büro richtig analysiert und genutzt werden.” Die Worte von Federica Pedroni für PropTech Perspective passen perfekt zu einem der wichtigsten Werte, die sich aus der digitalen Transformation ergeben: die Gewinnung von Erkenntnissen aus Daten.

Der Wert von Daten und ihre verständliche Darstellung sind entscheidend für die Bewältigung des Wandels

Die Wertschätzung von Daten und ihre verständliche Darstellung sind für die Bewältigung des Wandels von grundlegender Bedeutung. Moderne cloudnative Lösungen ermöglichen umfassende Datenanalysen, volle Kontrolle über die Räume und Informationen über die Datennutzung. Die Technologie ermöglicht das Ablesen von Daten und die Erstellung von Diagrammen zur Beobachtung der Leistung des Gebäudes und einzelner Ressourcen. Dies erleichtert die Vorhersage künftiger Szenarien und das Ergreifen geeigneter Maßnahmen. All dies geschieht in DSGVO-konform, d. h. es wird sichergestellt, dass die Daten nur in aggregierter und anonymisierter Form vorliegen, um die Privatsphäre des Einzelnen nicht zu verletzen.

Die Bedeutung der Flexibilität

Daten sind nicht das einzige wesentliche Element für Innovation, sondern es sind auch Technologien erforderlich, die an den aktuellen Kontext angepasst sind. Plug-and-Play-Technologien, die einfach zu installieren sind, keine großen Installationen erfordern und ein effektives Experimentieren ermöglichen, sind der Schlüssel zu flexiblen Arbeitsplätzen.

Drahtlose Technologien ermöglichen die Einrichtung von Pilotprojekten zur Erprobung neuer Arbeitsweisen, ohne dass große Vorabinvestitionen getätigt, der Gebäudebetrieb eingestellt und alte Technologien ersetzt werden müssen.

Ein Beispiel sind Zutrittskontrolllösungen, die dank drahtloser Technologien die Einrichtung von Pilotprojekten ermöglichen, um neue Arbeitsweisen zu testen, ohne dass große Vorabinvestitionen getätigt, der Gebäudebetrieb eingestellt und alte Technologien ersetzt werden müssen. Dies ermöglicht einen agilen Ansatz bei der Einführung intelligenter Technologien für Gebäude und Unternehmen. Cloudnative Lösungen ermöglichen durch die Virtualisierung der Hardware eine neue Art der Bereitstellung neuer Technologien ohne Eingriff in die Privatsphäre.