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Tecnologie innovative per abilitare l’evoluzione dello spazio di lavoro: dall’ufficio tradizionale all’event based workplace

Una intervista a Federica Pedroni, Head of Workplace @ CBRE Italia. Redatto da Anna Gnemmi, Digital Marketing Specialist @ Sofia Locks con la collaborazione di Alessandro Nacci, CEO @ Sofia Locks

Nell’ultimo anno il mercato degli uffici ha affrontato numerosi cambiamenti, complice la pandemia che ha accelerato molti trend e rivoluzionato le definizioni convenzionali di luogo di lavoro e casa. Il concetto di spazio ha assunto una connotazione diversa, è diventato modulare, flessibile, smart, progettato per rispondere alle nuove esigenze. 

Negli ultimi dieci anni anche gli uffici hanno subito molteplici evoluzioni, si è passati da un modello tradizionale ad uno activity based working, caratterizzato da una varietà di work setting che permettono di accogliere diverse tipologie di attività. Oggi questo modello viene adottato da sempre più aziende, sulla base delle diverse peculiarità, è infatti sempre maggiore il numero di business che abbracciano modelli più collaborativi come il team based o gli HUB di socializzazione, come l’event based. La tipologia di modello viene scelta in base alla strategia aziendale, ma l’obiettivo è comune: creare un luogo proattivo in cui promuovere la produttività e la socializzazione, attrarre nuovi talenti, e incrementare il commitment e il valore del brand.  

Federica Pedroni, Head of Workplace di CBRE Italia, ci ha fornito una panoramica completa dei continui cambiamenti che i luoghi di lavoro hanno dovuto affrontare per adattarsi alle nuove circostanze e soddisfare i bisogni e le necessità di coloro che ne usufruiscono durante un’intervista per Proptech Perspective by Sofia Locks. In questo articolo tratteremo dell’argomento, cercando di fornire informazioni utili per meglio interpretare questo periodo di forte evoluzione.

L’evoluzione dello spazio di lavoro

Gli spazi di lavoro flessibili stanno diventando il nuovo standard nel mercato real estate, con questo termine si intendono spazi che non dispongono di postazioni assegnate, ma di una serie di work setting che possono essere occupati in base alle diverse esigenze. In questo modo è possibile usufruire delle risorse in base alle attività da svolgere in maniera funzionale, ad esempio, ci sono sale riunioni progettate per incontrare clienti o effettuare videochiamate, altre più piccole per chiamate individuali, oppure ambienti progettati per stimolare la cooperazione e il lavoro in team. Gli spazi possono essere più o meno formali e modulari, per adattarsi alle necessità dei diversi collaboratori. 

Sempre più aziende stanno pensando di modificare il proprio layout per abbracciare modelli più agili

Sempre più aziende stanno pianificando di modificare il proprio layout verso modelli più agili specialmente a seguito dell’implementazione dello smart working, forzato durante la pandemia, ma destinato a permanere nel cosiddetto “new normal”. Se lo smart working ridurrà la presenza media in ufficio al 50% il modello tradizionale con postazioni assegnate non risulterà più funzionale.  L’attività prediletta da chi si recherà in ufficio sarà quella di collaborazione, mentre quella di concentrazione potrà svolgersi principalmente da casa, per questo motivo gli spazi dedicati all’attività individuale verranno ridotti per aumentare quelli collaborativi, dove i dipendenti possono lavorare in team, partecipare a meeting, accogliere clienti ed effettuare chiamate. Questo permette non solo di aumentare la flessibilità del business, ma anche di avere una migliore organizzazione del layout, ove sprechi di spazi e costi vengono ridotti. 

L’ufficio rimane ancora un luogo di fondamentale importanza, in quanto consente l’incontro da vivo e la socializzazione, e rappresenta uno strumento indispensabile nelle politiche aziendali

Nonostante i molteplici cambiamenti, l’ufficio resta ancora un luogo di fondamentale importanza, in quanto consente l’incontro dal vivo e la socializzazione, aspetti dai quali non si può prescindere per il mantenimento del benessere mentale e della creatività individuale. Inoltre, rappresenta uno strumento indispensabile nelle politiche aziendali per attrarre, formare e coltivare nuovi talenti, implementare la produttività e il senso di appartenenza, e aumentare la brand awareness. Per raggiungere questi obiettivi le aziende devono fornire ai loro dipendenti spazi confortevoli, innovativi, dotati di soluzioni tecnologiche all’avanguardia, in grado di soddisfare le loro aspettative e creare la giusta employee experience.

Ufficio di CBRE Italia

La tecnologia diventa un valore aggiunto e un fattore abilitante 

Riducendo i metri quadrati e i costi di affitto è possibile dedicare più risorse al comfort e all’eleganza degli spazi di lavoro, che contribuiscono ad accrescere il senso di appartenenza dei collaboratori. Questo fattore è di fondamentale importanza non solo per i tenant, ma anche per i landlord, che possono offrire spazi flessibili, modulari e confortevoli, in cui la tecnologia non rappresenta più solo un elemento di ottimizzazione delle operation, ma diventa uno strumento per valorizzare l’edificio stesso, e generare valore aggiunto.

Un edificio smart può offrire notevoli servizi aggiunti, sia ai collaboratori che agli ospiti. Tramite soluzioni innovative i tenant e i facility manager potranno:

  • Avere indicazioni precise sul numero delle persone presenti in un determinato ambiente in tempo reale, per una maggiore security e safety del sito;
  • Gestire i picchi di affollamento, verificando lo stato degli ambienti in ogni momento;
  • Gestire gli spazi e le risorse tramite dispositivi smart aziendali; 
  • Ottenere statistiche sull’utilizzo degli spazi per future ottimizzazioni degli stessi.

Numerosi sono anche i vantaggi derivanti dalla logica self-service a disposizione degli utenti, i quali potranno:

  • Verificare la disponibilità dei work setting in tempo reale tramite lo smartphone personale e l’applicazione;
  • Prenotare le risorse disponibili in autonomia, grazie al booking engine digitale integrato con i sistemi aziendali che permette di cancellare e/o modificare le prenotazioni tramite l’interfaccia utente;
  • Avere informazioni sullo stato di occupazione dell’edificio, al fine di poter organizzare meglio la loro presenza all’interno della loro struttura;
  • Avere uno strumento di interazione e collaborazione con i colleghi che fonde in un’unica interfaccia il fisico ed il digitale, secondo il paradigma phygital (vedi approfondimento).

Le tecnologie cloud-native favoriscono le integrazioni tra sistemi di terze parti che coprono le specifiche esigenze delle varie unità aziendali

Per poter ottenere questi vantaggi è però fondamentale dotarsi di tecnologie cloud-native, in quanto favoriscono le integrazioni tra sistemi di terze parti che coprono le specifiche esigenze delle varie unità aziendali. Questo fattore abilitante permette a tecnologie di controllo accessi, come quelle di Sofia Locks, e a tecnologie di rete, come quella di Cisco Meraki, di ottenere metodi più avanzati per la gestione degli spazi di lavoro, come, ad esempio, il rilevamento statistico di occupancy degli spazi, che permette di tracciare l’affollamento dei luoghi di lavoro grazie all’integrazione di sistemi di controllo accessi forniti di smart locks ed infrastrutture Wi-Fi e Bluetooth. Nel caso di studio realizzato presso il business district Segreen Segrate, nei pressi di Milano, quando un dipendente si connette alla rete aziendale o apre un varco con il badge o lo smartphone è possibile sapere il numero esatto di persone presenti in quella stanza. Ipotizzando che un utente attraversi un varco senza utilizzare un metodo di autenticazione, ad esempio nell’eventualità in cui un collega apra la porta ad un altro, sarà comunque possibile sapere il numero esatto delle persone presenti nella stanza recuperando il nominativo tramite la rete internet o WiFi o verificando la prenotazione delle risorse.  

Per avere più informazioni, visita la pagina web dedicata al progetto: Integrazione in cloud tra controllo accessi e networking per una maggiore safety 

Insight a partire dai dati 

“Verificare che l’idea relativa al workplace del futuro sia attuabile, e il progetto sia implementabile e monitorabile sono i principali temi legati al change management. Dopo aver svolto le analisi per verificare quali spazi siano i migliori per supportare il business e la sua operatività sarebbe ottimale poter monitorare il progetto in ogni momento per misurare l’efficienza e l’efficacia. In questo modo l’ufficio potrebbe essere percepito e utilizzato correttamente”. Le parole di Federica Pedroni per PropTech Perspective sono perfettamente in tema con uno dei valori principali derivanti dalla digital transformation: estrarre valore dai dati.

Abbracciare il valore del dato e presentarlo in modo intellegibile è fondamentale per far fronte al change management

Infatti, abbracciare il valore del dato e presentarlo in modo intellegibile è fondamentale per far fronte al change management. Le moderne soluzioni cloud-native abilitano la possibilità di avere un’analisi esaustiva dei dati, il pieno controllo degli spazi e informazioni sull’utilizzo di questi ultimi. La tecnologia abilita la lettura dei dati e la creazione di grafici che permettono di osservare l’andamento dell’edificio e delle singole risorse. In questo modo è più facile predire scenari futuri e intraprendere azioni appropriate. Tutto ciò viene svolto in modo GDPR compliant, ovvero facendo in modo che i dati siano solo in formato aggregato ed anonimizzato, per non ledere la privacy del singolo.

L’importanza della flessibilità

I dati non sono l’unico elemento essenziale per fare innovazione, è necessario dotarsi di tecnologie adatte al contesto attuale. Avere tecnologie plug&play, facili da installare, che non richiedono grandi impianti, e permettono di fare una sperimentazione più efficace è fondamentale per abilitare i flexible workplace.

Le tecnologie wireless abilitano la creazione di piloti per testare le nuove modalità di lavoro senza dover affrontare grandi investimenti iniziali, fermare l’operatività dell’edificio e sostituire le eventuali tecnologie legacy

Un esempio sono le soluzioni di controllo accessi, che, grazie alle tecnologie wireless, abilitano la creazione di piloti per testare le nuove modalità di lavoro senza dover affrontare grandi investimenti iniziali, fermare l’operatività dell’edificio e sostituire le eventuali tecnologie legacy. In questo modo è possibile avere un approccio agile all’introduzione di tecnologie smart per l’edificio e il business. Le soluzioni cloud-native abilitano un nuovo modo di fare deploy di nuove tecnologie, in modo non invasivo, grazie alla virtualizzazione dell’hardware.