Smart office, le integrazioni necessarie per gli hybrid workplace

Non esiste più la postazione fissa. Non è solo un gioco di parole, ma la sintesi di un cambiamento rivoluzionario che la tecnologia ha portato in diversi ambiti: non solo nelle abitudini lavorative di tante persone, ma anche nei progetti immobiliari e nei loro cantieri, e nella commercializzazione degli spazi. Si è fatto avanti prepotentemente un nuovo materiale, l’informazione digitale, con lui il dato e il software, che hanno permesso agli spazi lavorativi di assumere forme nuove. I muri si sono dematerializzati come i documenti, le riunioni sono diventate distribuite, lo spazio e il tempo si sono incontrati in una nuova forma, l’on-demand. Facciamo allora una carrellata di tutti i più importanti cambiamenti che il software ha portato negli uffici, per capire come progettare correttamente uno spazio di lavoro nel 2022.

Smart office, cosa significa integrare le tecnologia intelligente in ufficio

Innanzitutto è necessario capire di quale tecnologia stiamo parlando. I personal computer, le stampanti, ma anche gli ERP, …  sono già presenti da molti anni negli ambienti di lavoro e non sono più qualcosa di rivoluzionario. Inoltre non hanno avuto grandissimo impatto sull’organizzazione degli spazi. Per indicare la tecnologia più avanzata si parla oggi di tecnologia intelligente, o smart, in modo generico. Ma per chi deve conoscere e comprendere le opportunità e i nuovi modelli di business, sono due le etichette fondamentali da ricordare: IoT e cloud. Diamo due brevi definizioni:

L’IoT, o Internet of Things è, volendo semplificare, l’integrazione di schede elettroniche, ma soprattutto di software, all’interno degli oggetti di tutti i giorni (nei casi più avanzati si può parlare anche di edge computing, lo vedremo più avanti).

Il cloud, sempre con una semplificazione, è la disponibilità di enormi capacità di calcolo, di innumerevoli servizi software, sicurezza e comunicazione, sulla rete pubblica Internet (o a volte su reti private), e quindi ovunque ci sia rete.

Abbiamo voluto ribadire questi due concetti perché sono necessari, ma anche sufficienti, a comprendere l’intera rivoluzione in atto. Infatti quasi tutte (se non tutte) le integrazioni software per gli uffici smart si basano su IoT e/o cloud. Vediamo cosa vuol dire nel pratico, prima di affrontare i tipi di integrazioni principali per uno spazio di lavoro intelligente.

• Le integrazioni software non vengono più installate localmente nelle macchine presenti in ufficio, ma sono disponibili con interfacce web (web App), o per gli smartphone con App dedicate. Sono quindi accessibili in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo autorizzato;
• Il software è distribuito, ovvero è distribuito negli oggetti (nelle serrature, nei condizionatori, nei pavimenti, …), ed è distribuito nello spazio (uno solo pannello di controllo può gestire spazi ed edifici anche in diverse nazioni);
• Il software è un servizio, è acquistato su sottoscrizione finché è necessario, e chi lo acquista non deve poi occuparsi del suo mantenimento o aggiornamento.

Queste tre caratteristiche se ben comprese anche nella fase progettuale, permettono di integrare innumerevoli funzioni e servizi negli spazi di lavoro, aumentando così il valore di questi spazi e rendendoli più appetibili alle aziende e alla forza lavoro del futuro.

Prenotare le risorse condivise in ufficio

Dover prenotare una sala meeting per poterne usufruire non è certo una novità. Ma lo sviluppo di soluzioni sempre più comode e reattive per le prenotazioni aveva già avuto il suo effetto sulla gestione degli spazi lavorativi negli scorsi anni. Fino a quando hanno fatto la loro comparsa i primi coworking: spazi progettati con l’idea che tutte le risorse potessero essere condivise per una gestione più efficiente dello spazio, e per offrire importanti vantaggi alle aziende e ai lavoratori. I coworking si sono affermati sempre più sia come realtà indipendenti che come paradigma organizzativo degli spazi di lavoro: non solo le sale meeting, ma anche le postazioni, le auto aziendali, l’attrezzatura, … tutto è accessibile on demand. Un’interfaccia sul laptop o sul cellulare permette agli utenti di navigare le risorse disponibili sul calendario, prenotarle, e accedervi quando ne hanno bisogno.

Oggi integrare un sistema di gestione delle prenotazioni è assolutamente necessario per ogni azienda, al di là di come vengono organizzati gli spazi. Ciò che sta cambiando è come e chi si occupa di integrare questi servizi. Se all’inizio si trattava solo di gestire un calendario condiviso, oggi grazie a IoT e cloud, si parla più di interazione con lo spazio, disponibilità delle risorse e sicurezza. Viene quindi chiesto alla proprietà (landlord) o al gestore (tenant) di predisporre gli spazi con tecnologia adeguata.

Chi utilizza gli spazi si aspetta di poter:

• gestire le autorizzazioni di accesso in modo granulare da remoto
• avere controllo del traffico negli spazi in tempo reale
• conoscere la frequenza di utilizzo
• gestire l’impiego dell’energia e dei servizi a seconda della richiesta

e molto altro.

Per gestire tutti questi servizi esistono soluzioni software appropriate, che necessitano di piattaforme tecnologiche che ne permettano l’integrazione. Sta a chi progetta gli spazi decidere quale tecnologia integrare, aumentando il valore degli edifici, cosicché chi li utilizza possa integrare con facilità il software che preferisce.

Gestire l’ufficio in modo più efficiente

Una volta adottata una piattaforma tecnologica adeguata, le integrazioni software possono raccogliere una innumerevole quantità di dati. Le integrazioni che mettono a disposizione e manipolano i dati riguardano tutta la filiera del mercato immobiliare, dai landlord, ai tenant, alle aziende.

È noto come i dati abbiano cambiato da cima a fondo tantissimi business nell’era della rivoluzione digitale. Il real estate è certamente tra questi. Abbiamo già accennato ai coworking, prendendoli ad esempio come pionieri dell’ottimizzazione delle risorse condivise. Adesso va messo in risalto l’aspetto più strettamente economico-finanziario di questo tipo di gestione degli spazi lavorativi. In un’epoca in cui il lavoro da remoto è possibile e sempre più comune, in cui le persone si spostano con estrema facilità per portare la loro professionalità dove è necessaria, e in cui è possibile svolgere moltissime attività in mobilità, il comparto immobiliare ha cominciato a ripensare i modelli di commercializzazione degli spazi. Per molte aziende non è più necessario avere a disposizione degli uffici di proprietà con un numero di postazioni pari agli impiegati presenti in quell’area geografica. Si presentano infatti almeno due soluzioni più convenienti:

• Ridurre la superficie degli uffici e favorire la rotazione tra il lavoro da remoto e quello in sede;
• Affittare postazioni (o intere aree) in spazi di coworking o proworking, così da razionalizzare il costo in un’unica voce e scaricare al fornitore degli spazi l’onere della manutenzione e dei servizi.

Soluzioni possibili grazie a nuovi modelli di organizzazione e di commercializzazione degli spazi, basati sulla gestione reattiva delle informazioni e sull’analisi dei dati.

Una seconda integrazione fondamentale per lo smart office è quindi un pannello di gestione dello spazio efficiente, corredato da prospetti per l’analisi dei dati. Chi gestisce uno spazio moderno ha bisogno di funzionalità adeguate, che permettano di:

• governare molte risorse con agilità e un numero limitato di azioni,
• accedere ai pannelli di controllo da qualsiasi postazione e in mobilità,
• controllare i permessi di accesso a spazi e sistemi in sicurezza (che siano degli utenti o di altri manager),
• disporre di dati in tempo reale e in forma significativa.

e altro ancora.

Per creare nuovi modelli di business è fondamentale dotare le figure responsabili di strumenti adeguati al lavoro che dovranno svolgere. Un aspetto che troppo spesso viene tralasciato e che può invece giocare un ruolo fondamentale nel successo di un’impresa.

Aumentare la produttività dei dipendenti e dei professionisti favorendo l’autonomia

Sono molti gli studi che hanno trovato correlazione tra la produttività aziendale e l’autonomia del lavoro. Le aziende più innovative hanno implementato da tempo modelli di gestione del lavoro basati su autonomia e responsabilità. Gran parte di questi modelli sono possibili, o comunque sostenuti, dalla rivoluzione digitale che offre strumenti adatti alla comunicazione e all’organizzazione agile. Lo smart office è il luogo d’elezione per i metodi più innovativi di gestione del lavoro: la presenza di soluzioni tecnologiche adeguate permette alle persone di sviluppare la massima autonomia nello svolgere le proprie mansioni. Poter decidere dove e come lavorare, spostarsi a seconda delle esigenze, creare gruppi di lavoro dinamici che rispettino le necessità di tutti i componenti, sono alcuni degli aspetti principali di questi ambienti di lavoro. Ma le integrazioni software apparse sul mercato negli ultimi anni hanno portato innumerevoli altre possibilità d’interazione all’interno degli uffici. Oggi aziende e spazi di lavoro innovativi offrono App dedicate che permettono alle persone di comunicare tra loro e con l’azienda stessa, di accedere ai servizi più disparati (armadietti, vending machines, palestre, parcheggi, …), di accedere a market place digitali e non, di conoscere dati sulla loro attività in ufficio, e molto altro.

Le soluzioni sono virtualmente infinite e la loro integrazione è sempre più facile. Una volta implementata una piattaforma tecnologica adeguata, qualsiasi tipo di servizio può essere aggiunto con la semplice connessione del software dedicato, ovvero senza spese o complessi interventi, ed è immediatamente disponibile su tutti i dispositivi autorizzati.

Hybrid workplace, il futuro dello smart office

Interazione con lo spazio, gestione intelligente e autonomia in ufficio, il tutto supportato da servizi adeguati e una nuova cultura sul posto di lavoro: sono questi gli elementi fondamentali che creano lo smart office. Ed è in questo contesto che nasce il nuovo trend, l’hybrid workplace!

Le innovazioni fin qui elencate, spinte dalla voglia di reagire alla pandemia, e da una nuova consapevolezza del lavoro tipica della generazione dei Millennials, ha dato luce a una cultura completamente nuova. Lavorare in modo ibrido vuol dire avere un maggior controllo del proprio tempo, decidere quando è necessario essere presenti in ufficio, o quando invece è più produttivo il lavoro da casa. Vuol dire anche potersi coordinare liberamente con colleghi e responsabili per ottenere il massimo della produttività. E vuol dire anche poter contrattare benefit che una volta non potevano essere nemmeno presi in considerazione, come un posto di lavoro più vicino a casa, o più tempo per potersi dedicare alla propria famiglia. Tutto questo non è solo frutto di una nuova situazione che persone e aziende si sono trovate a dover affrontare, ma anche frutto di un impegno attivo nella ricerca di soluzioni e tecnologie che possano sostenere queste dinamiche.

È la tecnologia che permette alle persone di potersi confrontare da remoto, in videochiamata, con documenti condivisi e esperienze digitali sempre più immersive. Ed è sempre la tecnologia che permette alle persone di accedere a un qualsiasi spazio di coworking come se accedessero alla sede centrale della loro azienda, trovando tutti i confort, le attrezzature e gli spazi necessari per lavorare. E infine è ancora la tecnologia che permette alle aziende di orchestrare una forza lavoro dinamica, così come sono i giovani professionisti, con un’operatività agile e le corrette economie.

Una piattaforma per smart office e hybrid workplace

Abbiamo parlato di piattaforma in più di un’occasione, senza però dare più informazioni a riguardo. È il momento di riprendere questo concetto e dare una breve descrizione che permetta di comprenderne l’importanza. Abbiamo visto come sia possibile integrare diverse soluzioni software, ognuna dedicata alla soluzioni di uno o più aspetti dello smart office. Il software in sé è uno strumento potentissimo, sia perché è in grado di arrivare con semplicità su tutti i dispositivi, e quindi essere disponibile a tutti, sia perché è in grado di evolversi e adattarsi alle nuove esigenze con una rapidità impensabile per le soluzioni hardware. Ciò di cui il software ha bisogno per esprimere il massimo delle sue potenzialità è una piattaforma adeguata, ovvero un mix di tecnologie hardware e software a loro volta che facciano da base, da trait d’union tra il software e la realtà fisica. Nel caso del mercato immobiliare è evidente come la piattaforma sia particolarmente rilevante, in un contesto in cui tutto si svolge nella relazione tra le persone e lo spazio pensato per le loro attività. Una piattaforma per la gestione di un hybrid workplace deve garantire:

• Un corretto dimensionamento dell’infrastruttura in cloud e una particolare attenzione alla sua sicurezza: la tecnologia cloud è rivoluzionaria, e proprio per questo è necessario che sia fornita da aziende specializzate nella gestione e nella messa in sicurezza delle infrastrutture.
• Hardware IoT di qualità, che sia pluripotente e responsivo al carico di lavoro: la solidità dell’hardware e le sue capacità fanno qui la differenza, ne è un esempio l’edge computing, ovvero la capacità di portare intelligenza software direttamente nei dispositivi (per esempio nelle serrature), e cioè il più vicino possibile agli utenti e all’interazione, così da aumentare reattività e sicurezza.
• Professionisti e specialisti capaci di fornire le tecnologie corrette e di recepire le necessità dell’azienda committente: le nuove tecnologie hanno riportato al centro il ruolo delle persone, permettendo a queste ultime di disegnare (con processi di co-design) gli spazi in modo da rispondere esattamente alle loro necessità.

Il concetto di piattaforma è quindi complesso, e coinvolge sia aspetti tecnologici che professionali.

Il controllo accessi per smart office e hybrid workplace

Il controllo accessi è un servizio cardine nella gestione di qualsiasi progetto immobiliare, in particolare per la gestione degli spazi di lavoro moderni. Garantire flessibilità senza sacrificare la sicurezza necessaria nei perimetri aziendali è la grande sfida del real estate in questo ambito.

Sofia Locks ha sviluppato un sistema di controllo accessi che risponde a tutti i requisiti di una piattaforma a supporto dell’hybrid workplace. Grazie all’hardware delle ultimate access control solution di ISEO, alla expertise nello sviluppo di software cloud native del team di sviluppo Sofia Locks, e alla esperienza maturata dai nostri access control advisor, siamo in grado di fornire soluzioni enterprise di massima qualità per i workplace specialist del settore immobiliare internazionale.