Smart office, as integrações necessárias para hybrid workplaces

Já não existe a secretária a tempo inteiro. Não se trata apenas de um jogo de palavras, mas da síntese de uma mudança revolucionária que a tecnologia trouxe em vários domínios: não só nos hábitos de trabalho de muitas pessoas, mas também nos projetos imobiliários e nas suas obras, e na comercialização de espaços. Um novo material surgiu com força, a informação digital, com ela os dados e o software, que permitiram que os espaços de trabalho assumissem novas formas. As paredes desmaterializaram-se como os documentos, as reuniões tornaram-se distribuídas, o espaço e o tempo encontraram-se numa nova forma, on-demand. Façamos então uma revisão de todas as mudanças mais importantes que o software trouxe aos escritórios, para compreender como projetar adequadamente um espaço de trabalho em 2022.

Smart office, o que significa ter tecnologia no escritório

Antes de mais, é necessário compreender de que tecnologia estamos a falar. Computadores pessoais, impressoras, mas também ERPs… já estão presentes no local de trabalho há muitos anos e já não são algo revolucionário. Também não tiveram um impacto enorme na organização dos espaços. Para nos referirmos à tecnologia mais avançada de hoje, geralmente dizemos tecnologia inteligente, ou dispositivos inteligentes. Mas para quem precisa de conhecer e compreender oportunidades e novos modelos de negócio, há duas designações fundamentais a recordar: IoT e cloud. Apresentamos agora duas breves definições:

IoT, ou a Internet das Coisas é, para simplificar, a integração de placas eletrónicas, mas sobretudo de software, em objetos do quotidiano (nos casos mais avançados podemos também falar de edge computing, veremos mais adiante).

A cloud, resumidamente, é a disponibilidade de enormes capacidades de computação, de inúmeros serviços de software, segurança e comunicação, na Internet pública (ou por vezes em redes privadas), e portanto onde quer que exista uma rede.

Tivemos de recordar estes dois conceitos porque são necessários, mas também suficientes, para compreender toda a revolução em curso. De facto, quase todas (se não todas) as integrações de software para smart offices baseiam-se na IoT e/ou na cloud. Vejamos o que isso significa na prática, antes de abordar os principais tipos de integrações para um espaço de trabalho inteligente.

• As integrações de software já não são instaladas localmente nos servidores do escritório, mas estão disponíveis com interfaces web (web App), ou para smartphones com Apps dedicadas. São, portanto, acessíveis a qualquer momento a partir de qualquer dispositivo autorizado;
• O software é distribuído, ou seja, está distribuído nos objetos (nas fechaduras, nos aparelhos de ar condicionado, nos pisos, …), e está distribuído no espaço (apenas um painel de controlo pode gerir espaços e edifícios mesmo em países diferentes);
• O software é um serviço, é adquirido por subscrição enquanto for necessário, e quem o compra não tem de se preocupar com a sua manutenção ou atualização.

Estas três características, se bem compreendidas também na fase de projeto, permitem a integração de inúmeras funções e serviços nos espaços de trabalho, aumentando assim o valor destes espaços e tornando-os mais atrativos para as empresas e para a força de trabalho do futuro.

Para reservar recursos partilhados no escritório

Ter de reservar uma sala de reuniões para a poder utilizar não é certamente novidade. Mas o desenvolvimento de soluções cada vez mais confortáveis e responsivas para reservas já tinha tido o seu efeito na gestão de espaços de trabalho nos últimos anos. Até surgirem os primeiros coworkings: espaços concebidos com a ideia de que todos os recursos podiam ser partilhados para uma gestão mais eficiente do espaço, e para oferecer benefícios importantes às empresas e aos trabalhadores. O coworking estabeleceu-se cada vez mais tanto como realidade independente como paradigma organizacional de espaços de trabalho: não só salas de reuniões, mas também postos de trabalho, viaturas da empresa, equipamentos, … tudo está acessível on-demand. Uma interface no portátil ou no telemóvel permite aos utilizadores navegar pelos recursos disponíveis no calendário, reservá-los e aceder aos mesmos quando deles necessitam.

Hoje, integrar um sistema de gestão de reservas é absolutamente necessário para todas as empresas, independentemente de como os espaços estão organizados. O que está a mudar é como e quem está a integrar estes serviços. Se no início se tratava apenas de gerir um calendário partilhado, hoje graças à IoT e à cloud, falamos mais de interação com o espaço, disponibilidade de recursos e segurança. Pede-se então ao proprietário (landlord) ou ao gestor (tenant) que prepare os espaços com tecnologia adequada.

Quem utiliza os espaços espera poder:

• gerir permissões de acesso de forma granular remotamente
• ter controlo de tráfego em tempo real nos espaços
• conhecer a exploração de espaços e recursos
• gerir a utilização de energia e serviços de acordo com a procura

e muito mais.

Para gerir todos estes serviços, existem soluções de software apropriadas, que requerem plataformas tecnológicas que permitam a sua integração. Cabe a quem projeta os espaços decidir que tecnologia integrar, aumentando o valor dos edifícios, para que quem os utiliza possa integrar facilmente o software que preferir.

A forma mais eficiente de gerir o escritório

Uma vez implementada uma plataforma tecnológica adequada, as integrações de software podem recolher uma quantidade inumerável de dados. As integrações que disponibilizam dados e manipulam toda a cadeia de abastecimento do mercado imobiliário, desde os proprietários, aos inquilinos, às empresas.

É bem sabido que os dados mudaram muitos negócios de alto a baixo na era da revolução digital. O setor imobiliário é certamente um deles. Já mencionámos o coworking, tomando-os como exemplo como pioneiros na otimização de recursos partilhados. Agora deve ser destacado o aspeto mais estritamente económico-financeiro deste tipo de gestão de espaços de trabalho. Numa era em que o trabalho remoto é possível e cada vez mais comum, em que as pessoas se deslocam com extrema facilidade para levar o seu profissionalismo para onde é necessário, e em que é possível realizar muitas atividades em movimento, já não é necessário ter escritórios próprios com um número de postos de trabalho igual ao número de colaboradores presentes nessa área geográfica. De facto, existem pelo menos duas soluções mais convenientes:

• Reduzir o espaço de escritório e incentivar a rotação entre trabalho remoto e presencial;
• Alugar postos de trabalho (ou áreas inteiras) em coworkings ou espaços de proworking, de modo a racionalizar o custo num único item e transferir o custo de manutenção e serviços para o fornecedor dos espaços.

Soluções que são possíveis graças a novos modelos de organização e comercialização de espaços, baseados na gestão reativa de informação e análise de dados.

Uma segunda integração fundamental para o smart office é, portanto, um painel de gestão de espaços eficiente, acompanhado de relatórios para análise de dados. Quem gere um espaço moderno precisa de funcionalidades adequadas, que permitam:

• gerir muitos recursos com agilidade e um número limitado de ações,
• aceder aos painéis de controlo a partir de qualquer localização e em movimento,
• gerir as permissões de acesso a espaços e sistemas em segurança (seja de utilizadores ou de outros gestores),
• ter dados em tempo real e de forma significativa.

e mais.

Para criar novos modelos de negócio, é essencial equipar as figuras responsáveis com ferramentas adequadas para o trabalho que terão de realizar Um aspeto que é demasiadas vezes negligenciado e que pode, em vez disso, desempenhar um papel fundamental no sucesso de uma empresa.

Aumentar a produtividade dos colaboradores e profissionais promovendo a autonomia

Existem muitos estudos que encontraram uma correlação entre a produtividade empresarial e a autonomia no trabalho. As empresas mais inovadoras implementaram há muito modelos de gestão de trabalho baseados na autonomia e na responsabilidade. A maioria destes modelos é possível, ou em qualquer caso apoiada, pela revolução digital que oferece ferramentas adequadas para comunicação e organização ágil. O smart office é o local de eleição para os métodos mais inovadores de gestão de trabalho: a presença de soluções tecnológicas adequadas permite às pessoas desenvolver a máxima autonomia na realização das suas funções. Poder decidir onde e como trabalhar, deslocar-se de acordo com as necessidades, criar grupos de trabalho dinâmicos que respeitem as necessidades de todos os componentes, são alguns dos principais aspetos destes ambientes de trabalho. Mas as integrações de software que surgiram no mercado nos últimos anos trouxeram inúmeras outras possibilidades de interação dentro dos escritórios. Hoje, empresas e espaços de trabalho inovadores oferecem Apps dedicadas que permitem às pessoas comunicar entre si e com a própria empresa, aceder a uma grande variedade de serviços (cacifos, máquinas de venda automática, ginásios, estacionamentos, …), aceder a market places digitais e não só, conhecer dados sobre as suas atividades no escritório, e muito mais.

As soluções são virtualmente infinitas e a sua integração está a tornar-se cada vez mais fácil. Uma vez implementada uma plataforma tecnológica adequada, qualquer tipo de serviço pode ser adicionado com a simples ligação do software dedicado, ou seja, sem despesas ou intervenções complexas, e fica imediatamente disponível em todos os dispositivos autorizados.

Hybrid workplace, o futuro do smart office

Interação com o espaço, gestão inteligente e autonomia no escritório, tudo apoiado por serviços adequados e uma nova cultura no local de trabalho: estes são os elementos fundamentais que criam o smart office. E é neste contexto que nasce a nova tendência, o hybrid workplace!

As inovações listadas até agora, impulsionadas pelo desejo de reagir à pandemia, e por uma nova consciência do trabalho típica da geração Millennial, deram origem a uma cultura completamente nova. Trabalhar de forma híbrida significa ter maior controlo do seu tempo, decidir quando precisa de estar presente no escritório, ou quando trabalhar a partir de casa é mais produtivo. Também significa poder coordenar-se livremente com colegas e gestores para alcançar a máxima produtividade. E também significa poder usufruir de benefícios que outrora nem sequer podiam ser considerados, como um emprego mais próximo de casa, ou mais tempo para se poder dedicar à família. Tudo isto não é apenas o resultado de uma nova situação que as pessoas e as empresas se viram obrigadas a enfrentar, mas também o resultado de um compromisso ativo na procura de soluções e tecnologias que possam apoiar estas dinâmicas.

É a tecnologia que permite às pessoas poderem comparar-se remotamente, por videochamada, com documentos partilhados e experiências digitais cada vez mais imersivas. E é sempre a tecnologia que permite às pessoas aceder a qualquer espaço de coworking como se estivessem a aceder à sede da sua empresa, encontrando todos os confortos, equipamentos e espaços necessários para trabalhar. E finalmente, é ainda a tecnologia que permite às empresas orquestrar uma força de trabalho dinâmica, como são os jovens profissionais, com operações ágeis e economias corretas.

Uma plataforma para smart office e hybrid workplace

Falámos da plataforma em mais de uma ocasião, mas sem dar mais informações sobre a mesma. É altura de retomar este conceito e dar uma breve descrição que nos permita compreender a sua importância. Vimos como é possível integrar diferentes soluções de software, cada uma dedicada à solução de um ou mais aspetos do smart office. O software em si é uma ferramenta muito poderosa, tanto porque é capaz de chegar facilmente a todos os dispositivos, e portanto estar disponível para todos, como porque é capaz de evoluir e adaptar-se a novas necessidades com uma velocidade impensável para soluções de hardware. O que o software precisa para expressar o seu máximo potencial é uma plataforma adequada, ou uma combinação de tecnologias de hardware e software que por sua vez atuam como base, uma ligação entre o software e a realidade física. No caso do mercado imobiliário, é evidente que a plataforma é particularmente relevante, num contexto em que tudo se passa na relação entre as pessoas e o espaço concebido para as suas atividades. Uma plataforma para a gestão de um hybrid workplace deve garantir:

• Dimensionamento adequado da infraestrutura cloud e atenção particular à sua segurança: a tecnologia cloud é revolucionária, e por esta razão deve ser fornecida por empresas especializadas em gerir e proteger infraestruturas.
• Hardware IoT de qualidade, que seja pluripotente e responsivo à carga de trabalho: a solidez do hardware e as suas capacidades fazem a diferença aqui um exemplo é o edge computing, ou a capacidade de levar a inteligência do software diretamente para os dispositivos (por exemplo, nas fechaduras), ou seja, o mais próximo possível dos utilizadores e da interação, de modo a aumentar a capacidade de resposta e a segurança.
• Profissionais e especialistas capazes de fornecer as tecnologias corretas e compreender as necessidades da empresa cliente: as novas tecnologias trouxeram o papel das pessoas de volta ao centro, permitindo-lhes projetar espaços (com processos de co-design) de modo a responder exatamente às suas necessidades.

O conceito de plataforma é, portanto, complexo, e envolve tanto aspetos tecnológicos como profissionais.

A solução de controlo de acessos para smart office e hybrid workplace

O controlo de acessos é um serviço fundamental na gestão de qualquer projeto imobiliário, em particular para a gestão de espaços de trabalho modernos. Garantir flexibilidade sem sacrificar a segurança necessária dentro dos perímetros da empresa é o grande desafio do setor imobiliário nesta área.

A Sofia Locks desenvolveu um sistema de controlo de acessos que cumpre todos os requisitos de uma plataforma de apoio ao hybrid workplace. Graças ao hardware das soluções de controlo de acessos de última geração da ISEO, à experiência no desenvolvimento de software cloud native da equipa de desenvolvimento da Sofia Locks, e à experiência adquirida pelos nossos consultores de controlo de acessos, somos capazes de fornecer soluções empresariais da mais alta qualidade para o local de trabalho especializado no setor imobiliário internacional.