Come scegliere il miglior sistema di controllo accessi per la tua azienda

I sistemi di controllo accessi mettono insieme due aspetti fondamentali della vita dell’azienda: sicurezza e flessibilità. Ogni decisione che coinvolge uno di questi due argomenti deve essere presa con molta attenzione e con una buona comprensione del futuro dell’azienda. Ogni soluzione di controllo accessi fornisce un mix diverso di sicurezza e flessibilità, e le due sono spesso viste come in concorrenza. Tuttavia, quando si cerca la giusta soluzione per le esigenze aziendali non si tratta solo di una scelta tra questi due principi. L’innovazione tecnologica fornisce soluzioni che possono essere plasmate in base al caso d’uso, invece di imporre una struttura rigida all’ambiente di lavoro. Per questo, prima di tutto bisogna individuare le esigenze specifiche di un’azienda e del suo business.

“La tecnologia deve essere così buona da scomparire”

L’errore più comune, e anche pericoloso, quando si implementa una soluzione tecnologica in un’azienda è imporre lo schema operativo della soluzione sul naturale flusso di lavoro dell’organizzazione. Diversi pregiudizi possono portare a questa trappola, da un approccio di gestione rigido a un processo decisionale miope. Una buona regola pratica per scegliere la soluzione giusta è valutare se è abbastanza semplice e flessibile da accelerare i processi comuni invece di rallentarli. Fondamentalmente, la tecnologia dovrebbe scomparire tra le attività operative supportandole pienamente.La chiave qui è capire di cosa ha veramente bisogno il team dell’azienda per operare in modo sicuro, e trovare quindi una soluzione tecnologica affidabile progettata per il giusto scopo, non adattata successivamente.
Una soluzione di controllo accessi cablata e a controllo locale può essere quella giusta per edifici di massima sicurezza, ma è una scelta disastrosa per un ufficio moderno.
Quando ti rivolgi a un esperto di controllo accessi per valutare un soluzione assicurati di esserti prima concentrato sulle seguenti domande:

• Di quanta sicurezza hai bisogno? Hai bisogno di gestire siti pericolosi?
• Di quanta flessibilità hai bisogno? Quanti danni potrebbe arrecare alla tua attività un rallentamento dei processi a causa di una tecnologia rigida?
• Hai intenzione di controllare grandi aree o di crescere in futuro, aggiungendo anche altri edifici (vicini o lontani)?
• Quanto la tua azienda fa affidamento sulla gestione dello spazio e quanto la razionalizzazione di questo processo può avvantaggiare la tua azienda?
• Hai intenzione di cavalcare i nuovi trend di mercato e/o differenziare il tuo business?

Non dimenticare di discutere questi argomenti con gli esperti di controllo accessi che contatterai. Dovrebbero esserne molto consapevoli, e in grado di illustrarti come la loro tecnologia risponde a queste esigenze.
Passiamo ora a un aspetto chiave del moderno mercato del controllo degli accessi.

Le soluzioni in cloud hanno conquistato una parte consistente del mercato nell’ultimo decennio: oggi è comune per molti prodotti avere una valida alternativa basata sulla tecnologia in cloud. Vediamo quali sono alcune delle differenze nel caso delle soluzioni di controllo accessi.
Ad esempio, il controllo accessi in loco (o on-premise) sembra essere veramente sotto il controllo dei manager dell’azienda: i server sono collocati all’interno delle pareti dell’azienda e di solito c’è qualcuno che si prende cura dei sistemi. Tutto ciò è vero in una certa misura, ma è anche vero che lo spazio occupato dai server e il lavoro di manutenzione sono fondamentalmente dei costi. Tali costi possono essere evitati senza perdita di sicurezza. In breve possiamo dire che un controllo degli accessi basato su cloud fornisce lo stesso livello di sicurezza e capacità di gestione di una struttura, aumentato inoltre dal vantaggio del controllo remoto multipiattaforma. I gestori possono avere un accesso completamente sicuro al pannello di controllo da qualsiasi dispositivo connesso (es. Smartphone), in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo (es. da casa). Rispondere all’elenco di domande del paragrafo precedente può aiutarti a capire se le funzionalità intelligenti sono obbligatorie per la tua azienda. Abbiamo evidenziato un aspetto, ma è solo uno da tenere in considerazione nella scelta tra controllo degli accessi basato su cloud e controllo degli accessi in loco. Ecco un elenco di cos’altro dovresti considerare che fa un’enorme differenza:

• Costi di manutenzione
• Costi di upgrade e update
• Funzionalità e integrabilità
• Usabilità
• Scalabilità

Se sei interessato a un’analisi approfondita di questi argomenti, abbiamo una guida gratuita da scaricare. Ora possiamo passare ad alcune delle caratteristiche principali che una moderna soluzione di controllo accessi dovrebbe fornire.

Dovresti ormai avere un’idea migliore delle tue esigenze e di cosa puoi aspettarti dalle nuove soluzioni tecnologiche. Le caratteristiche sono ciò che può davvero fare la differenza per la scelta della giusta soluzione. I moderni standard software consentono ai sistemi di controllo accessi di fornire diverse funzionalità che li rendono uno strumento per qualcosa di più della semplice gestione dell’accesso e della sicurezza. Ecco un elenco delle funzionalità più richieste per soluzioni moderne:

• Controllo remoto: la mobilità è il principio fondamentale del lavoro moderno e lo smart working è diventato uno standard. I manager devono avere il pieno controllo delle strutture e della loro sicurezza ovunque si trovino. Le soluzioni moderne supportano azioni come la concessione o la revoca dell’accesso, o l’apertura di una porta per un ospite, eseguibili in sicurezza tramite qualsiasi PC o smartphone e da qualsiasi luogo.
• Modelli di lavoro smart e supporto per le prenotazioni: la flessibilità è il fulcro dei nuovi modelli di business, tutto è disponibile on-demand e as-a-service. Tali principi sono spesso necessari per la realizzazione di un modello di business moderno (es. co-working), ed è richiesto dai moderni standard di smart working (così da essere competitivi grazie a framework di lavoro intelligenti e agili). Senza una soluzione che li supporti in modo nativo, tali modelli di business non funzioneranno affatto.
• Integrazioni: come parte di un ecosistema intelligente, la soluzione di controllo degli accessi deve essere integrata con altri strumenti di gestione per consentire operazioni snelle e intelligenti, o attività redditizie. Scegliere una soluzione cloud può essere la mossa giusta, perché sono progettate in un ecosistema in cui i framework di integrazione e le API sono appunto nativi.
• Analisi dei dati e tempo reale: i dati sono la chiave per la crescita di ogni azienda nel mercato di oggi, così come lo è la capacità di reagire in tempo reale a ogni evento. Una moderna soluzione di controllo accessi dovrà fornire ai gestori strumenti di conoscenza e controllo sempre aggiornati e immediatamente efficaci. Da una rapida occhiata al modo in cui gli utenti accedono all’edificio a un’analisi annuale dello sfruttamento dello spazio, i dati aprono a opportunità di business, consentono previsioni e, in definitiva, supportano la crescita.

Solo una progettazione solida del software (e un aggiornamento costante) può fornire una serie di funzionalità su cui l’azienda può fare affidamento per supportare e ampliare la propria attività. La scelta della soluzione è quindi molto importante per il futuro del business. Ecco alcune altre funzionalità avanzate che potresti prendere in considerazione.

Il software di alta qualità deve interagire con hardware di alta qualità per fornire una soluzione valida. L’hardware può essere costoso, ancora di più se si considerano i costi di installazione in termini di configurazione e personale addestrato. L’hardware ben progettato è facilmente integrabile in ogni ambiente, perché ha un design gradevole ed ergonomico, ma anche perché non necessita di pesanti modifiche sull’ambiente stesso (es. interventi murari). Con la rivoluzione digitale, proprio come i telefoni, sono diventate intelligenti anche le serrature. Le smart lock integrano abbastanza intelligenza per interagire con software in cloud e fornire un controllo accessi sicuro, senza essere collegate a nessun tipo di cavo. Alimentate da batterie di lunga durata (oltre 2 anni), tali dispositivi sono compatibili con ogni tipo di porta senza complesse modifiche.
Con il corretto hardware è molto facile impostare un sistema di controllo accessi perfettamente funzionante in ogni tipo di spazio. Inoltre, le serrature intelligenti possono essere facilmente riposizionate in caso di riorganizzazione dello spazio, supportando la flessibilità delle aziende moderne.

Il PropTech combina proprietà e tecnologia in una parola e indica l’uso di strumenti e framework digitali nel settore immobiliare. La rivoluzione digitale ci ha insegnato che tutto può scalare con una gestione intelligente e le integrazioni web. Questo è valido anche per spazi di lavoro, magazzini, edifici, parcheggi, aree urbane e così via. Il controllo accessi è ciò che consente l’utilizzo commerciale di qualsiasi spazio. Con la giusta soluzione di controllo accessi è possibile controllare gli spazi secondo modelli di business flessibili, come servizi on-demand o contratti pay-per-use. Ad esempio, un magazzino può essere affittatos a uno o più clienti semplicemente controllando in tempo reale i permessi di accesso di diversi utenti sui loro smartphone. Le risorse dell’ufficio, come sale riunioni o armadietti, possono essere condivise da utenti diversi, massimizzando così il valore delle risorse stesse. L’accesso a qualsiasi spazio o risorsa può essere facilmente collegato a un CRM o software gestionale per pilotare più risorse secondo qualsiasi tipo di modello di business. La giusta soluzione per il controllo degli accessi porta il business e lo spazio nel futuro.