Flexible workplace e smart working

“Smart working” e “flexible workplace”sono delle espressioni molto in voga per indicare quella che è stata l’ultima novità nel mondo del lavoro. Questa rivoluzione ha toccato moltissimi aspetti della vita di aziende e professionisti, ed è necessario saperla gestire per assicurarsi un futuro in crescita.

Gli spazi di lavoro moderni devono adattarsi alle esigenze di chi lavora e delle attività che vengono svolte, si assiste dunque ad un cambiamento di prospettiva. Ha così inizio il paradigma della flessibilità.

I modelli di lavoro flessibili aumentano la produttività e migliorano il contesto lavorativo. Questi benefici possono essere ottenuti rispettando tre principi fondamentali: lo spazio, la digitalizzazione, e le buone pratiche.

Le soluzioni digitali moderne di Sofia Locks permettono alle aziende di stare al passo con i continui cambiamenti del mercato. Per creare un flexible workspace completo e pronto all’uso sono necessarie soluzioni tecnologiche adeguate, come:

• Controllo accessi cloud-native con smart locks: il sistema di controllo accessi cloud-native è sempre aggiornato, compatibile sia con gli smartphone che con i badge MIFARE. Permette di gestire spazi e risorse in tempo reale e di aumentare la sicurezza aziendale.
• Gestione intelligente delle risorse e prenotazioni: una soluzione intelligente di gestione dell’accesso alle risorse e di prenotazione delle stesse è fondamentale per la realizzazione in piena sicurezza degli standard di smart working. Risorse come sale meeting o armadietti possono essere assegnate con logiche di condivisione delle risorse, e possono essere prenotate in autonomia dagli utenti solo quando necessario.
• Analisi dell’utilizzo degli spazi e delle risorse in tempo reale: tutti i dati di utilizzo degli spazi e delle risorse sono disponibili ai manager in tempo reale, per l’ottimizzazione dell’operatività e l’analisi dei consumi. Grazie al pannello avanzato di controllo è possibile gestire gli standard di sicurezza e creare nuove opportunità di business; organizzare e controllare l’accesso di singoli utenti e gruppi a stanze, edifici, o risorse è semplicissimo.
• Rilevazioni delle presenze: il concetto di rilevazione delle presenze è stato rivoluzionato in seguito allo sviluppo del primo software progettato per semplificare questo processo. Grazie all’apposito sistema è possibile gestire con un click non solo l’acquisizione delle timbrature di presenza, ma anche l’organizzazione delle ferie, delle trasferte, e di qualsiasi giustificativo nell’ambito human resources. I dati raccolti tramite report e piani statistici permettono, inoltre, di migliorare i flussi di gestione del personale.
• Gestione delle human resources in modo smart: grazie all’automatizzazione è possibile avere a disposizione una suite completa di funzioni che consentono di avere sempre sotto controllo tutti i processi legati alle risorse umane: dalle gestione anagrafica al ciclo di workflow approvativi, dalle schede di valutazione dei dipendenti alla gestione dei corsi di formazione, dalla compilazione dei timesheet alla gestione delle attività aziendali, dall’accredito dei premi di produzione alle multe, e dalla gestione del piano ferie alle statistiche sulle ore di straordinari, giorni di malattia e lo stato generale della forza lavoro.
• Note spese e rendicontazione: la necessità di dover gestire una rendicontazione ed un rimborso spese precisi sorge ogni volta che un dipendente deve recarsi in trasferta o gestire ospiti e collaboratori, anticipando le spese sostenute. Grazie alle soluzioni web, paperless e mobile è possibile gestire autonomamente il processo che va dal workflow approvativo al pagamento, che può essere erogato in modalità diverse, con un accredito sul conto, sul cedolino o nelle note spese, sempre nel rispetto delle policy aziendali.

L’ambiente lavorativo è cambiato velocemente e le ripercussioni sul mercato sono state notevoli. Le aziende necessitano di soluzioni tecnologiche e digitali adeguate per stare al passo con le costanti evoluzioni del mercato. Sofia Locks e Peoplelink permettono alle aziende di abbracciare la rivoluzione digitale, ottenendo uno spazio lavorativo dotato di tutto ciò che è necessario per garantire  agli utenti e ai manager la massima flessibilità e sicurezza.